La définition des processus RH de l’entreprise est essentielle pour distinguer les activités relevant du département des Ressources Humaines de celles prises en charge par la direction. Elle permet également d’avoir une vue d’ensemble des différentes étapes du parcours des collaborateurs au sein de l’entreprise et de clarifier la culture de l’entreprise en matière de gestion des Ressources Humaines.
Deux tendances principales
Dans la pratique et dans la littérature, on peut observer deux tendances principales :
Le département des Ressources Humaines comme centre de services et de conseils
Cette approche moderne et exigeante place les collaborateurs du département des Ressources Humaines en tant que conseillers et soutiens de la direction dans la gestion du personnel. Les directeurs des ressources humaines deviennent de véritables “partenaires commerciaux” de l’entreprise. Ils accompagnent l’entreprise dans l’élaboration de sa stratégie et de son plan d’affaires.
Le département des Ressources Humaines comme “supermarché” et support logistique de la direction
Dans cette approche, le département des Ressources Humaines prend les commandes de la direction et exécute les tâches qui lui sont assignées. Il n’intervient pas dans l’élaboration des profils de recrutement, n’est pas impliqué dans l’évaluation des collaborateurs et n’est pas consulté en matière de développement. En d’autres termes, il s’agit d’un service de gestion administrative pour la direction.
Dans le premier cas, le département des Ressources Humaines véhicule la culture d’entreprise et peut même avoir un droit de veto concernant les décisions de la direction qui contreviendraient à cette culture.
Quant à la seconde approche, elle est souvent présente dans les grandes structures très centralisées ou organisées par lignes de produits, ainsi que dans les très petites structures où le propriétaire a un pouvoir absolu.
Outils
La définition des processus RH repose principalement sur deux outils :
- Le catalogue des activités liées à la gestion des Ressources Humaines de l’entreprise : Ce catalogue vise à répertorier toutes les activités relevant de la gestion des Ressources Humaines au sein de l’entreprise. Cela permet de déterminer les rôles en matière de RH.
- La grille des compétences en matière de gestion des Ressources Humaines : Cette grille permet d’attribuer les tâches aux différents acteurs des processus RH, indépendamment de l’importance accordée à la fonction Ressources Humaines.
Il est important de noter que cette répartition dépendra de la mission du département des Ressources Humaines, ainsi que du rôle joué par la fonction RH au sein de l’entreprise.
Pratique
1. Inventaire des activités RH
La première étape pour définir l’organisation des processus RH consiste à lister toutes les activités relevant de la gestion des Ressources Humaines dans votre entreprise, sans se soucier de la répartition de ces tâches. Une fois les tâches répertoriées, elles peuvent être ordonnées dans un catalogue des modules du processus RH.
Pour cela, vous pouvez vous baser sur l’exemple précédent, tiré du catalogue des modules RH de la division “Logistique” de l’ancienne Société de Banques Suisse. Cet exemple, adapté à une structure multinationale, peut également être appliqué aux responsabilités du DRH d’une PME.
2. Définition du processus RH
Dans un second temps, il peut être intéressant de dessiner le processus RH complet de votre entreprise. Ce processus peut – et devrait – être aligné sur les différentes étapes suivies par un collaborateur, depuis les premiers contacts avec le recruteur jusqu’à sa sortie de l’entreprise. Ce processus est toujours influencé par la stratégie de l’entreprise. Un exemple-type de processus RH peut être adapté à la réalité de votre organisation.
3. Attribution des responsabilités de gestion RH
Quelle que soit l’importance accordée à la fonction RH, il sera ensuite indispensable de clarifier les domaines de compétence des différents acteurs du processus RH. La création d’une grille des compétences dans le processus RH, telle que présentée en annexe, peut être d’une grande aide lors de l’élaboration du processus RH d’une entreprise.
Il est à noter que cette répartition dépendra de la culture de chaque entreprise. Ainsi, bien que la phase d’acquisition soit généralement similaire en termes de méthodes de marketing RH, les entreprises se distinguent principalement dans l’encadrement et le développement des collaborateurs.
4. Mise en œuvre du processus RH
Une fois les activités liées à la gestion des Ressources Humaines définies et les compétences réparties, il est temps de passer à la mise en œuvre du processus. Les compétences et les flux étant définis, l’organigramme du département RH peut être établi et les descriptions des fonctions correspondantes rédigées. Le nouveau processus RH se concrétise ensuite dans le règlement du personnel.
La lecture des organigrammes permet à un observateur externe de mesurer l’importance accordée aux Ressources Humaines au sein de l’entreprise. Ainsi, un département RH directement subordonné au plus haut niveau de la hiérarchie (PDG) indique l’importance accordée au personnel. À l’opposé, l’absence d’un département des Ressources Humaines indique une vision différente.
La culture d’entreprise
L’examen de la répartition des tâches entre la direction et le département des Ressources Humaines permet de se faire une idée de la culture d’entreprise :
- Une culture d’entreprise marquée par une implication maximale des collaborateurs organisera les RH de manière à ce que le supérieur direct agisse en tant que “coach”. Le département des Ressources Humaines aura alors un rôle de “facilitateur” pour la direction.
- En revanche, une entreprise axée uniquement sur la performance aura tendance à décharger ses cadres de toute fonction de conseil et de soutien au profit d’une orientation client totale. Dans ce cas, le département des Ressources Humaines assurera le rôle de leader en matière d’encadrement et de développement des collaborateurs. Cela peut donner au département RH un certain pouvoir, mais déresponsabilisera entièrement les responsables de la direction, qui ne seront pas partenaires du développement des collaborateurs.
Comme mentionné précédemment, la solution la plus adaptée dépendra des valeurs, de la mission et de la stratégie de l’entreprise.
