La mise en place de processus RH au sein d’une entreprise permet de distinguer les responsabilités du département des Ressources Humaines de celles prises en charge par la direction. Elle offre également une vision globale des différentes étapes du parcours des collaborateurs, tout en clarifiant la culture de l’entreprise en matière de gestion des ressources humaines.
Deux tendances majeures à prendre en compte
Dans la pratique et dans la littérature spécialisée, on peut identifier deux grandes tendances :
Le département des Ressources Humaines en tant que centre de services et de conseils
Cette approche moderne et exigeante positionne les collaborateurs de ce département en tant que véritables partenaires commerciaux de l’entreprise. Ils conseillent et soutiennent la direction dans la gestion du personnel, en accompagnant l’élaboration de la stratégie et du plan d’action de l’entreprise.
Le département des Ressources Humaines en tant que “supermarché” et support logistique
Dans cette optique, le département RH se charge uniquement de l’exécution des commandes de la direction. Il n’intervient ni dans le recrutement, ni dans l’évaluation des collaborateurs, ni dans le développement. En d’autres termes, il agit en tant que soutien administratif du management.
Dans le premier cas, le département RH joue un rôle central dans la diffusion de la culture d’entreprise. Il peut même disposer d’un droit de veto face à des décisions allant à l’encontre de cette culture. La seconde version est généralement observée dans les grandes structures très centralisées ou dans les petites structures où le patron détient le pouvoir absolu.
Outils essentiels à la définition des processus RH
La définition des processus RH s’appuie principalement sur deux outils :
Le catalogue des activités RH
Ce catalogue regroupe l’ensemble des activités relevant de la gestion des ressources humaines au sein de l’entreprise. C’est une étape préliminaire pour attribuer les rôles en matière de RH.
La grille des compétences RH
Cette grille permet d’attribuer les tâches aux différents acteurs des processus RH, indépendamment de l’importance accordée à la fonction RH dans l’entreprise.
Il est important de souligner que cette répartition des responsabilités dépend de la mission du département RH et donc du rôle joué par la fonction RH au sein de l’entreprise.
Mise en pratique des processus RH
- Inventaire des activités RH
La première étape consiste à lister toutes les activités relevant du domaine des ressources humaines dans votre entreprise, sans vous préoccuper de la répartition des tâches. Une fois les tâches identifiées, ordonnez-les dans un catalogue des modules ou des familles d’activités du processus RH. Vous pouvez vous inspirer du catalogue des modules RH de la division “Logistique” d’une ancienne société bancaire suisse, adapté ici à une structure de PME.
- Définition du processus RH
Dans un second temps, dessinez le processus RH complet de votre entreprise. Ce processus doit être calqué sur les étapes suivies par un collaborateur dans l’entreprise, depuis les premiers contacts avec le recruteur jusqu’à sa sortie en passant par son engagement, son développement, sa formation ou sa promotion. Le processus RH est toujours influencé par la stratégie de l’entreprise.
- Attribution des responsabilités de gestion RH
Quelle que soit l’importance accordée à la fonction RH, il est essentiel de clarifier les domaines de compétence des différents acteurs du processus RH. Une grille des compétences peut être d’une grande aide dans ce processus.
Il est à noter que cette répartition dépendra de la culture de chaque entreprise. Ainsi, la phase d’acquisition, bien que similaire dans ses méthodes de marketing RH, peut présenter des différences significatives en matière d’encadrement et de développement des collaborateurs.
- Implémentation du processus RH
Une fois les activités relatives à la gestion des ressources humaines identifiées et les compétences réparties, il est temps d’implémenter le processus RH. Les compétences et les flux étant définis, l’organigramme du département RH peut être établi et les descriptions de fonctions correspondantes rédigées. Cette mise en pratique finale du nouveau processus RH se concrétise par la création du règlement du personnel.
La lecture des organigrammes permet aux observateurs externes de comprendre l’importance accordée aux ressources humaines au sein de l’entreprise. Un département RH directement rattaché à la plus haute hiérarchie, telle que le CEO, indique une priorité accordée au personnel. À l’inverse, l’absence d’un département des Ressources Humaines est révélatrice d’une approche différente.
La culture d’entreprise en filigrane
L’analyse de la répartition des tâches entre le management et le département des Ressources Humaines offre un aperçu de la culture d’entreprise :
Une culture d’entreprise prônant l’implication maximale des collaborateurs organisera les RH de manière à ce que le supérieur direct endosse le rôle de “coach”. Le département des Ressources Humaines agira alors en tant que facilitateur pour la ligne.
En revanche, une entreprise focalisée uniquement sur la rentabilité aura tendance à décharger ses cadres de toute fonction de conseil et de soutien au profit d’une orientation client totale. Dans ce cas, le département des Ressources Humaines prendra le rôle de leader en matière d’encadrement et de développement des collaborateurs. Cette situation peut être flatteuse pour le département RH en termes de pouvoir, mais elle déresponsabilise complètement les responsables de la ligne qui ne seront pas des partenaires impliqués dans le développement des collaborateurs.
Il est donc primordial d’adapter la solution la plus adaptée aux valeurs, à la mission et à la stratégie de chaque entreprise.
