La dématérialisation des documents est devenue une nécessité incontournable dans le monde des affaires. Elle offre de nombreuses applications qui peuvent bénéficier à votre entreprise. De la signature électronique à la gestion RH, en passant par la sécurisation des comptes et la protection de la propriété intellectuelle, la dématérialisation des documents présente de multiples avantages.
Signez à distance vos devis et bons de commande
La signature électronique est un outil précieux pour les équipes commerciales. Grâce à elle, il est possible d’envoyer des devis et des bons de commande directement depuis un CRM. Les ventes sont conclues plus rapidement, et les clients peuvent bénéficier instantanément des services demandés. Plus besoin de se rencontrer en personne, quelques clics suffisent !
Simplifiez la gestion RH de votre entreprise
La signature électronique peut également être utilisée dans les Systèmes de Gestion des Ressources Humaines. Cela permet aux directions des ressources humaines de gagner en efficacité. Les futurs salariés peuvent ainsi signer leurs promesses d’embauche et contrats de travail sans avoir à se déplacer. Le processus de recrutement est ainsi accéléré, ce qui représente un avantage considérable pour votre entreprise.
Sécurisez les comptes de votre entreprise
La sécurité des comptes est une préoccupation majeure pour toute entreprise. La dématérialisation des documents offre une solution fiable pour sceller les documents financiers tels que les rapports financiers ou la publication des comptes.
Digitalisez vos factures
La digitalisation des factures est devenue une pratique courante dans de nombreuses entreprises. Grâce à la dématérialisation des documents, les factures émises ou reçues peuvent être scellées électroniquement. Cela garantit leur intégrité et confirme leur origine depuis une date donnée. Ainsi, vous pouvez être sûr que vos factures sont toujours des documents authentiques.
Fiabilisez les contrats des équipes juridiques
La certification des contrats est un enjeu essentiel pour les juristes d’entreprise. Grâce au cachet électronique, les directions juridiques peuvent certifier que les contrats et leurs contenus proviennent bien de leur entreprise. Cela permet de les faire signer ensuite à une personne précise, que ce soit un candidat, un salarié, un client ou un fournisseur.
Protégez vos brevets
La propriété intellectuelle est une ressource précieuse pour de nombreuses entreprises. La dématérialisation des documents offre une protection fiable des brevets et de la propriété intellectuelle en général. Les cachets électroniques garantissent l’origine et l’intégrité des documents sensibles tels que les brevets, les dépôts de brevets ou les documents de conformité technique.
Luttez contre la diffamation
Le cachet électronique peut également être utilisé pour lutter contre la diffamation. En protégeant efficacement les documents, il empêche toute modification malveillante à des fins diffamatoires.
Copie fiable : dématérialiser un document papier en toute conformité juridique
Les entreprises sont tenues légalement de conserver certains documents pour des raisons juridiques. La dématérialisation des documents permet de créer des copies numériques conformes à la législation en vigueur. Une fois la copie fiable réalisée, les entreprises peuvent se débarrasser des originaux au format papier. La signature électronique, le cachet électronique et l’horodatage sont autant d’outils qui permettent de garantir la conformité juridique des copies numérisées.
La dématérialisation des documents est donc un enjeu fondamental pour votre entreprise. Elle offre de nombreux avantages en termes d’efficacité, de sécurité et de conformité juridique. En adoptant ces nouvelles pratiques, vous pourrez améliorer vos processus internes et gagner en productivité. Alors n’attendez plus, lancez-vous dans la dématérialisation des documents dès maintenant !
