Qu’est-ce que la dématérialisation ?
La dématérialisation consiste à substituer les documents papier d’une organisation par des fichiers numériques, ou à les créer directement au format numérique à l’aide d’un système informatique. En outre, elle implique la conservation et le stockage des documents électroniques sur des ordinateurs ou des serveurs informatiques. (Lire également : Un glossaire de la dématérialisation en 10 termes clés)
Les avantages de la dématérialisation
La dématérialisation présente de nombreux avantages, au cœur de la transformation numérique des entreprises. Même si le concept de “bureau sans papier” reste pour la plupart des organisations une utopie, elle permet néanmoins de révolutionner les processus de gestion des flux documentaires et de les optimiser. En plus de réduire les coûts de stockage des fichiers papier, la dématérialisation des documents offre une réelle amélioration de la productivité en automatisant le traitement des données et en favorisant une meilleure gouvernance de l’information. Les documents peuvent être mis à disposition de tous les collaborateurs de l’entreprise via un point d’accès unique sur internet ou un intranet.
Les outils de la dématérialisation
La dématérialisation en entreprise est rarement un projet isolé. Elle implique une révision globale de la chaîne de gestion et de conservation des documents. La dématérialisation peut être appliquée à différents processus au sein des organisations et nécessite une automatisation grâce à la mise en place d’un logiciel de gestion électronique des documents (GED). De plus, la conservation efficace des documents numériques requiert la mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE). Celui-ci garantit l’intégrité des documents et empêche toute modification des données. Enfin, de nombreuses organisations utilisent désormais des solutions d’édition de factures électroniques et de signatures électroniques. D’ailleurs, la facturation électronique deviendra bientôt obligatoire pour les entreprises assujetties à la TVA.
Une grande variété de projets
La dématérialisation ne se limite pas à cela ! Les projets peuvent concerner tous les flux de documents initialement au format papier : la numérisation des documents et l’extraction d’informations grâce à la reconnaissance automatique de documents ou de caractères. Ils peuvent également inclure la gestion électronique du courrier (GEC), les factures fournisseurs, les notes de frais, la mise en place de signatures électroniques, ou encore les ressources humaines via l’adoption d’un coffre-fort numérique pour les salariés. La dématérialisation englobe également les projets de gouvernance de l’information, de gestion des enregistrements et de gestion de contenu d’entreprise (ECM).
La dématérialisation écologique
Jusqu’à présent, l’empreinte carbone des projets numériques a été insuffisamment prise en compte dans les projets de dématérialisation. Pourtant, le numérique représente 4 % des émissions de gaz à effet de serre (GES) et cette proportion doublera d’ici 2025. Il est donc urgent de prendre en compte les équipements informatiques, les usages et le recyclage des déchets, dans une logique de gouvernance responsable de l’information numérique. Quelques cabinets de conseil, comme Serda Conseil, ont déjà entamé des travaux sur cette question en développant une approche de dématérialisation écologique. Ces démarches permettent de réduire jusqu’à trois fois l’empreinte numérique de la dématérialisation.
Oser se lancer et réussir son projet
La mise en place d’un système d’information revu est essentielle pour réussir la dématérialisation. Cependant, cela ne s’improvise pas. Comment mettre en place un système d’archivage électronique ? Quel coffre-fort numérique choisir ? Comment sélectionner un logiciel de GED ? Quelles sont les obligations liées à la facturation électronique ? Chaque projet possède ses propres spécificités, réglementations, normes, référentiels et prestataires.
Les articles d’Archimag ci-dessous regorgent d’informations pour tous ceux qui souhaitent dématérialiser les processus de leur organisation : découvrez nos comparatifs de logiciels de dématérialisation et de solutions spécialisées, nos méthodes et conseils, ainsi que nos tutoriels vidéo pour mettre en œuvre vos projets.
Pour aller encore plus loin, consultez notre dernier guide pratique, intitulé “Cloud et zéro papier : la démat nouvelle dimension”, qui présente en 96 pages tous les outils, matériels, logiciels, concepts et normes nécessaires à la réussite de votre projet de dématérialisation et d’automatisation des processus.
Et si vous souhaitez acquérir ou développer des compétences dans le domaine de la transformation numérique, découvrez les formations en dématérialisation (certaines éligibles au CPF) proposées par Serda Compétences.
