Qu’est-ce que la domiciliation ?
Toute entreprise, quelle que soit sa taille, sa structure juridique ou sa nature d’activité, doit déclarer une adresse physique pour son siège social lors de sa création. Sans adresse physique, le Centre de Formation des Entreprises (CFE) ne délivrera pas d’immatriculation. La domiciliation consiste donc à déterminer une adresse administrative pour votre entreprise, qui peut différer de l’adresse d’activité. En effet, l’adresse administrative permet d’identifier l’entreprise, de recevoir son courrier et d’établir le siège social. À cet égard, l’adresse du gérant peut tout à fait servir de domiciliation pour l’entreprise. L’adresse d’activité peut être un “établissement secondaire” ouvert par l’entreprise, un entrepôt, un atelier ou tout autre espace où l’objet social sera réellement exercé (par exemple, un consultant informatique peut domicilier son entreprise à son adresse personnelle et exercer son activité dans les locaux de ses clients).
La domiciliation d’une entreprise
Domiciliation à l’adresse personnelle du gérant
Il est possible de domicilier son entreprise à son domicile personnel, à condition qu’aucune clause ne l’interdise dans les contrats signés par ailleurs (notamment dans le cas de prestations de services réalisées dans les locaux des clients ou si le bail n’exclut pas cette possibilité).
Cette option présente l’avantage d’être peu coûteuse pour l’entreprise et permet au gérant de percevoir un loyer à titre personnel. Notez qu’il n’est pas nécessaire d’être propriétaire de son domicile pour accueillir son entreprise, un locataire peut tout à fait domicilier sa société.
Cependant, les éventuels déménagements du représentant légal chez qui l’entreprise est domiciliée entraîneront un transfert de siège social, une formalité qui engendre des honoraires juridiques et des frais de greffe, ainsi que l’ouverture d’un établissement secondaire si vous utilisez un autre local pour entreposer des stocks par exemple, si votre domicile ne le permet pas.
Attention, la domiciliation à domicile est limitée à 5 ans, à compter de l’immatriculation au registre du commerce et des sociétés. À cette échéance, l’entreprise doit avoir son propre bail commercial ou avoir recours à une société de domiciliation.
Auprès d’une entreprise de domiciliation
Certaines sociétés se spécialisent dans la domiciliation professionnelle et proposent des services complémentaires. En plus d’héberger le siège social de votre entreprise, ces “boîtes postales” offrent un service de gestion du courrier, la mise à disposition de salles de réunion ou encore des espaces de travail.
Les deux entreprises sont liées par un contrat de domiciliation précisant les éléments suivants :
- La durée initiale du contrat est fixée à un minimum de 3 mois.
- L’engagement du domiciliataire d’être immatriculé au RCS pendant toute la durée d’occupation des locaux.
- L’engagement du domicilié à utiliser les locaux exclusivement comme siège de l’entreprise.
Recourir à une société de domiciliation présente plusieurs avantages, tels que la préservation de l’adresse personnelle du gérant vis-à-vis du grand public, la possibilité de bénéficier d’une adresse prestigieuse à moindre coût ou encore d’éviter les tâches administratives chronophages telles que la gestion téléphonique ou l’accueil des visiteurs. Ces services ont un coût, qui peut varier entre 10€ et 100€ HT pour la domiciliation simple, ainsi que le même tarif pour les services complémentaires.
Dans un local professionnel dédié
Si l’activité de l’entreprise nécessite un local dédié (vente au détail, ateliers de fabrication, entrepôt de stockage de marchandises) ou si le gérant souhaite louer ou acheter un bureau pour sa société dans le cadre de prestations de services, la domiciliation peut être faite dans cet espace. L’entreprise peut être propriétaire, locataire ou simple occupante de cet espace.
Cependant, il est important de vérifier qu’aucune réglementation, disposition légale ou clause contractuelle ne s’oppose à cela, que ce soit dans le bail commercial ou dans les règles d’urbanisme.
Attention, si votre activité est commerciale, le bail commercial est conclu pour une durée de 9 ans, tandis que dans le cadre d’une profession libérale, il est d’au moins 6 ans (on parle alors de bail professionnel).
Dans une pépinière d’entreprises
Enfin, la dernière option est la domiciliation au sein d’une pépinière d’entreprises si votre projet est en phase de gestation, si vous recherchez des financements ou si votre société est sur le point d’être immatriculée. Cette situation transitoire (la durée d’engagement au sein de ces structures est souvent réservée aux premiers mois/années d’existence de votre entreprise) permet de réduire les coûts et de s’immerger dans un environnement entrepreneurial dynamique. Les locaux mis à disposition sont généralement adaptés à la taille des jeunes entreprises, ce qui favorise le regroupement de start-ups et de jeunes entreprises innovantes en un même lieu.
La domiciliation d’une association
La domiciliation d’une association répond aux mêmes critères que celle d’une entreprise. Il s’agit de déterminer une adresse administrative et fiscale pour une structure associative. Sans cette domiciliation, l’association ne pourra pas être créée et immatriculée. La domiciliation permet également de déterminer la préfecture et la sous-préfecture compétentes, de recevoir le courrier et d’accueillir les réunions du Conseil d’Administration ou de l’Assemblée Générale.
En résumé, le siège social permet à l’association d’exister, de déterminer les lois et les territoires applicables, ainsi que de disposer d’un lieu spécifique.
Ce lieu, tout comme la domiciliation d’entreprise, peut être choisi à différents endroits :
- Au domicile personnel du président de l’association.
- Dans un local appartenant à la collectivité publique de rattachement (dans le cas d’une association locale par exemple).
- Dans une maison des associations.
- Dans un local loué ou détenu par l’association.
- En faisant appel à une société de domiciliation.
Comment transférer son siège social ?
Il est tout à fait possible de modifier l’adresse du siège social au cours de la vie d’une entreprise, en passant d’une solution précédemment mentionnée à une autre. Pour effectuer un transfert de siège social, trois étapes sont nécessaires :
- Modifier les statuts de l’entreprise afin de mettre à jour son adresse sur les documents officiels. Cela doit être décidé en fonction du statut juridique de la société, que ce soit par le gérant, le conseil d’administration, etc.
- Publier un avis de modification dans un journal d’annonces légales dans un délai d’un mois à compter de l’acte modificatif, en indiquant l’ancienne et la nouvelle adresse.
- Déclarer la modification des statuts auprès du CFE compétent pour le nouveau siège social.
Pour éviter les erreurs et faciliter les démarches, il est recommandé de faire appel à un cabinet d’expertise comptable. Vous pouvez vous renseigner auprès de L-Expert-Comptable.com pour rencontrer un expert-comptable en ligne. Vous bénéficierez ainsi d’un accompagnement efficace pour simplifier cette formalité.
Les avantages de domicilier son entreprise
Faire appel à une entreprise de domiciliation présente plusieurs avantages qui peuvent être importants lors de la création de votre société.
Le premier avantage réside dans le coût du service, car la domiciliation représente une charge d’environ 10 à 70€ HT par mois, alors que la location d’un local dédié peut représenter des frais de plusieurs centaines d’euros.
En plus de la prestation principale de domiciliation et de réception du courrier, des services complémentaires peuvent être proposés, tels que la gestion du courrier, la mise à disposition de salles de réunion pour accueillir les clients et les fournisseurs, un accueil physique et téléphonique pour vous faire gagner du temps, ou encore un secrétariat complet.
Enfin, le dernier avantage est la possibilité de bénéficier d’une adresse prestigieuse dans certains quartiers recherchés pour votre entreprise, sans avoir à dépenser des sommes importantes. Cela contribue à renforcer l’image de votre structure et à préserver la vie privée du gérant, car son adresse personnelle n’est pas divulguée.
Comment faire domicilier son entreprise ?
Pour domicilier votre entreprise, rendez-vous dans la société de votre choix en prenant soin de sélectionner une adresse correspondant à la proximité et à l’image que vous souhaitez donner à votre entreprise.
Ensuite, choisissez l’offre qui convient le mieux à vos besoins parmi les différentes formules proposées.
Transmettez les documents requis par l’entreprise de domiciliation, signez le contrat et votre domiciliation sera validée. Une fois tous les documents transmis, vous recevrez une attestation de domiciliation qui pourra vous être demandée par divers organismes ou pour certaines démarches administratives.
Qu’est-ce qu’une société de domiciliation ?
Une société de domiciliation est une entreprise qui propose une adresse administrative aux entreprises immatriculées au registre du commerce et des sociétés. Pour pouvoir fournir ce service, une autorisation préfectorale est requise, et un dossier doit être déposé en préfecture. En plus du service de domiciliation, ces entreprises proposent souvent des services annexes qui peuvent être utiles à votre entreprise.
