La facture dématérialisée est en train de devenir la nouvelle norme en matière de facturation pour les entreprises privées et publiques. Bien qu’elle soit déjà utilisée pour les marchés publics depuis le 1er janvier 2018 (via Chorus Pro), elle est maintenant en train de se généraliser à toutes les entreprises. Mais qu’est-ce qu’une facture dématérialisée exactement ? Quels sont ses avantages ? Quel impact cela aura-t-il sur les entreprises ? Et surtout, comment cette solution permet-elle de gagner du temps ?
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Avant de comprendre ce qu’est la dématérialisation des factures pour les entreprises, il est important de définir ce qu’est une facture électronique. Selon la loi, “une facture électronique est une facture qui est émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte un socle minimum de données structurées, la différenciant ainsi des factures papier ou des PDF ordinaires.” Cette définition provient d’une source gouvernementale.
La réception des factures électroniques deviendra obligatoire pour toutes les entreprises. L’objectif de la dématérialisation des factures est d’assurer l’authenticité, l’exhaustivité et l’intégrité des données.
3 formats pour les factures dématérialisées
En France, nous reconnaissons 3 formats de factures électroniques :
- La facture numérisée : édition d’une facture papier puis numérisation après traitement.
- La facture dématérialisée simple : création et envoi d’une facture électronique par e-mail.
- La facture dématérialisée fiscale : tout le processus de traitement des factures se fait via un logiciel de facturation (qui prend en compte la signature électronique certifiée de la facture ou l’échange de données informatisé EDI) ou par le biais de la plateforme Chorus Pro (format attendu par la nouvelle législation).
La facture électronique combine le format Factur-X ou EDI (Échange de Données Informatiques) avec un certificat électronique ! Elle est ainsi appelée car elle contient plusieurs formats dans un même document. Tout d’abord, un fichier PDF classique que vous utilisez au quotidien. Et ensuite, un fichier technique appelé XML, qui est un langage informatique permettant une lecture rapide par les ordinateurs.
Dans tous les cas, les mentions obligatoires d’une facture (numéro de la facture, dates, etc.) ne doivent pas être oubliées afin de respecter les différentes normes.
Facture dématérialisée : Nouvelle législation
La facture électronique est en train de se généraliser à toutes les entreprises françaises, qu’elles soient privées ou publiques. En effet, depuis le 1er janvier 2018, les PME et grandes entreprises ont l’obligation d’émettre une facture électronique lorsqu’elles facturent les marchés publics. Pour cela, elles doivent utiliser la plateforme gouvernementale Chorus Pro.
Initialement, la transition vers les factures dématérialisées était prévue pour la période 2023-2025. Cependant, les autorités ont décidé de reporter cette période afin de laisser davantage de temps aux entreprises françaises pour s’adapter et se préparer. Ainsi, la nouvelle période s’étend du 1er janvier 2024 au 1er janvier 2026. À partir de 2026, l’obligation de dématérialisation des factures sera effective pour toutes les sociétés françaises.
Voici un calendrier de déploiement des factures au format électronique :
- 2024 : Obligation pour les grandes entreprises
- 2025 : Obligation pour les PME
- 2026 : Obligation pour toutes les entreprises
Les avantages des factures dématérialisées
Passer à la facture électronique doit être considéré comme une opportunité pour les entreprises. En effet, la dématérialisation présente de nombreux avantages :
- Émission et réception de factures électroniques
- Réduction des coûts de gestion
Tout d’abord, le traitement manuel d’une facture papier est un processus long. Pour la transmettre, il faut soit l’envoyer par la poste, soit se déplacer chez le client. La dématérialisation élimine ces étapes, ce qui permet d’économiser du temps dans la gestion fastidieuse de ces documents comptables.
Recevoir ou envoyer une facture est une tâche coûteuse pour l’entreprise. En effet, le temps passé par les différentes parties impliquées augmente rapidement le coût de gestion de la facture. La transition vers la facture électronique permet de créer des automatismes et de réduire les charges liées à la gestion des factures.
Les impayés et les retards de paiement sont la principale cause de faillite des entreprises françaises. Le gouvernement souligne les avantages de la facturation électronique pour réduire les délais de paiement et ainsi garantir une trésorerie stable pour les TPE et PME, qui sont les plus affectées par ce problème.
Les échanges avec l’expert-comptable en fin d’exercice ne sont généralement pas les plus agréables : “Où est la facture XXX ? Où est le justificatif de la dépense du 15 janvier dernier ?” L’e-facture ou la numérisation des factures est un moyen simple et abordable de fluidifier les relations et de passer cette étape annuelle plus sereinement.
Comme nous l’avons vu, le format de facture électronique présente de nombreux avantages pour les entreprises. Si vous souhaitez en savoir plus sur l’impact de la dématérialisation des factures, consultez notre article dédié.
L’e-invoicing pour faciliter l’e-reporting
La dématérialisation des factures correspond à l’e-invoicing. En effet, l’e-facture est le système de gestion que vous devez utiliser pour gérer vos documents comptables à partir de maintenant.
Quant à l’e-reporting, il s’agit de la transmission des données de transaction à l’administration fiscale. Ainsi, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA devront transmettre leurs factures au format électronique via une plateforme de dématérialisation partenaire ou le portail public de facturation. Il est important de toujours respecter les différentes mentions obligatoires (numéro de facture, etc.) qui restent valables.
Outre les avantages mentionnés ci-dessus, la mise en place de la facturation électronique par l’administration fiscale vise à lutter contre la fraude à la TVA, qui coûte des milliards d’euros chaque année à l’État. Grâce à l’e-facture, l’État souhaite reprendre le contrôle.
Pour approfondir le sujet, consultez notre dossier complet sur l’e-invoicing et l’e-reporting.
Choisir un logiciel de facturation dématérialisée
En tant qu’entrepreneur ou chef d’entreprise, il est essentiel de s’adapter à cette nouvelle législation sans perdre en flexibilité dans la gestion interne ou en temps ! C’est pourquoi il est important de choisir le meilleur logiciel de facturation électronique. Il doit être simple d’utilisation, abordable pour toutes les tailles d’entreprise et répondre à vos besoins tout en assurant la continuité de la gestion de vos documents comptables.
Axonaut est une plateforme de dématérialisation française conforme à la nouvelle norme. Vous pourrez facturer en toute sérénité les marchés publics et les entreprises sans vous soucier des normes et de la transmission fiscale. Tout sera automatisé dans une seule interface simple d’utilisation, avec un support client réactif en cas de questions.
La transition vers la facture dématérialisée est une véritable opportunité pour toutes les entreprises françaises. Comme nous l’avons vu, les avantages sont nombreux et permettent de mieux planifier sa mise en place. Le traitement des factures ne devrait jamais être un fardeau. C’est pourquoi nous vous conseillons d’utiliser un logiciel de facturation électronique français.
N’oubliez pas qu’à partir de 2026, toutes les entreprises seront concernées par la facturation électronique et le format papier ne sera plus accepté !
Pour suivre toutes les actualités sur la facture électronique et la gestion d’entreprise en général, n’hésitez pas à visiter notre blog.
En savoir plus sur cette thématique :
- Dématérialisation des factures clients : mode d’emploi
- Dématérialisation fiscale de vos factures : définition et avantages
- Comment passer à la dématérialisation des factures en entreprises privées ?
