La digitalisation des fiches de paie est en plein essor. Mais est-ce obligatoire ? Quels sont les avantages ? Quelles précautions prendre ? Et comment créer une fiche de paie dématérialisée ? Dans cet article, nous répondrons à toutes ces questions pour vous aider à faire le choix le plus adapté à votre entreprise.
Dématérialisation de la fiche de paie : est-ce obligatoire ?
Depuis le 1er Janvier 2017, l’employeur n’a plus besoin de l’accord du salarié pour mettre en place la fiche de paie dématérialisée. Toutefois, si le salarié s’y oppose, l’employeur doit lui remettre une version papier de la fiche de paie. La dématérialisation de la fiche de paie n’est donc pas obligatoire, mais elle facilite la gestion administrative de l’entreprise.
Si vous optez pour la dématérialisation, vous devez informer vos salariés un mois avant la remise du premier bulletin de paie électronique. Leur accord n’est pas nécessaire, mais ils ont le droit de s’y opposer. Si un salarié refuse la fiche de paie dématérialisée, l’employeur a trois mois pour lui fournir des fiches de paie papier.
La valeur juridique de la fiche de paie dématérialisée est la même que celle de la version papier. Elle contient les mêmes mentions obligatoires et ouvre les mêmes droits sociaux.
Les avantages de la fiche de paie dématérialisée
La dématérialisation de la fiche de paie présente de nombreux avantages :
Un avantage financier
La fiche de paie électronique permet de réaliser des économies financières en éliminant les coûts liés à l’impression, la photocopie, les enveloppes, les timbres, etc. En moyenne, une économie de 32 centimes d’euros par bulletin de paie est réalisée. De plus, les coûts d’archivage sont réduits et l’espace de stockage est optimisé.
Un avantage pratique
Le bulletin de paie dématérialisé est rapidement accessible à tout moment. Les salariés peuvent stocker numériquement leurs données et y accéder facilement pour toutes les démarches administratives. Il élimine également le risque de perte de la fiche de paie et a un impact environnemental positif en réduisant la consommation de papier.
La dématérialisation du bulletin de paie : quelles précautions prendre ?
Durée de conservation des bulletins de paie dématérialisés
Les bulletins de paie dématérialisés doivent être conservés soit pendant 50 ans, soit jusqu’aux 75 ans du salarié. L’employeur doit garantir l’accessibilité des documents numériques, mais il n’est pas nécessaire de les stocker directement sur un site dédié.
Intégrité des données des salariés
Une fois édité, un bulletin de paie dématérialisé ne doit pas pouvoir être modifié. L’employeur doit s’assurer de l’authenticité des données et permettre aux salariés de les consulter facilement, sans manipulation complexe, dans un format couramment utilisé et lisible par machine.
Confidentialité et sécurité des données des salariés
Les données des salariés doivent être sécurisées et ne peuvent être consultées que par des personnes habilitées. L’envoi des fiches de paie par mail est possible, mais il est recommandé d’utiliser une messagerie professionnelle ou des moyens de communication sécurisés.
Fiche de paie dématérialisée et Compte personnel d’activité
Les fiches de paie dématérialisées doivent être hébergées dans un espace numérique sécurisé et accessible uniquement par le salarié. Elles peuvent être déposées dans le Compte personnel d’activité (CPA) du salarié, qui regroupe l’ensemble des documents numériques liés à son activité professionnelle.
Créer une fiche de paie dématérialisée
La création d’une fiche de paie dématérialisée est simple. Il suffit de suivre les instructions suivantes :
- Rendez-vous sur votre compte client et accédez à la section “Mes Commandes”.
- Consultez les détails de chaque commande pour accéder aux fiches de paie associées.
- Envoyez la fiche de paie par mail au salarié en entrant son adresse mail dans le champ prévu à cet effet.
- Le salarié reçoit un mail avec la fiche de paie en pièce jointe, qu’il peut télécharger ou consulter en ligne.
La fiche de paie dématérialisée est économique, écologique et facilite la gestion administrative de votre entreprise.
Retrouvez toutes ces informations et bien plus encore sur notre site. N’hésitez pas à explorer nos autres articles pour tout savoir sur la gestion de la paie et les avantages de la dématérialisation.
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