La gestion de flotte automobile est un élément essentiel pour fournir aux collaborateurs de votre entreprise les véhicules adaptés à leurs besoins de déplacement. Que ce soit d’un point de vue opérationnel, financier ou sécuritaire, cette gestion permet d’optimiser vos déplacements professionnels.
Qu’est-ce qu’une flotte automobile ?
Une flotte de véhicules représente l’ensemble des véhicules utilisés au sein d’une entreprise. Elle peut comprendre des voitures de fonction, des véhicules statutaires, des véhicules de service, des véhicules utilitaires ainsi que tout autre véhicule nécessaire au bon fonctionnement de l’entreprise, comme les poids lourds, les deux-roues ou les vélos.
A quoi sert la gestion de parc automobile ?
La gestion de flotte automobile a pour objectif de fournir à vos collaborateurs les véhicules les plus adaptés à leurs déplacements. Que ce soit sur le plan opérationnel, financier ou sécuritaire, elle permet d’optimiser l’utilisation des véhicules au sein de votre entreprise.
1. Comment opérer une flotte de véhicules ?
Le choix des modèles de véhicules
Le choix des modèles de véhicules dépend des besoins spécifiques de chaque collaborateur. En fonction du kilométrage effectué, de l’utilisation prévue et des trajets empruntés, vous pourrez déterminer quel modèle convient le mieux. De plus, de plus en plus d’entreprises se tournent vers les motorisations alternatives pour répondre aux nouvelles contraintes de déplacement.
Adapter le nombre de véhicules
Le nombre de véhicules dans votre flotte doit être adapté en fonction de l’activité de votre entreprise et des services proposés. Il est important de dimensionner votre flotte en fonction des besoins spécifiques de vos collaborateurs.
Établir une car policy et un règlement automobile
La car policy est un outil indispensable pour définir une politique automobile cohérente au sein de votre entreprise. Elle permet de déterminer quel type de véhicule est attribué à chaque collaborateur en fonction de sa fonction ou de son niveau hiérarchique. De plus, il est nécessaire de définir un règlement automobile pour tous les collaborateurs qui conduisent un véhicule de l’entreprise.
Choisir un mode de gestion de la flotte automobile
Vous pouvez choisir de gérer votre flotte automobile en interne ou de manière externalisée en faisant appel à un fleeteur. Il existe également des logiciels et des applications de gestion de flotte qui facilitent la gestion quotidienne.
2. Comment financer une flotte de véhicules ?
Le choix du mode de financement
Le financement de votre flotte de véhicules doit être adapté à la stratégie financière de votre entreprise. Il est important de prendre en compte les réglementations en vigueur ainsi que l’évolution de la réglementation.
Le référencement des fournisseurs
Le référencement des fournisseurs doit se faire en fonction du rapport qualité/prix du service. Il est important de définir un choix de prestations à souscrire par périmètre et de privilégier la mise en concurrence pour optimiser les coûts.
Élaborer un catalogue de véhicules
L’élaboration d’un catalogue de véhicules permet de limiter les coûts en restreignant les options gourmandes en émissions de CO2. Il est également important de prendre en compte les réglementations en matière d’émissions pour sélectionner les modèles les plus adaptés.
Le pilotage des contrats
Il est essentiel de piloter les contrats de location et de renouvellement des véhicules pour éviter les frais supplémentaires. Il est également important de prendre en compte les délais de fabrication des constructeurs et les délais d’aménagement éventuels.
Calculer les coûts de la flotte automobile
Il est recommandé de calculer les coûts de la flotte automobile en tenant compte de tous les coûts liés aux véhicules. Le format TCO (Total Cost of Ownership) permet d’identifier les dérives et d’anticiper les évolutions budgétaires.
3. Comment sécuriser une flotte de véhicules ?
Entretenir les véhicules
Il est essentiel de fournir aux conducteurs les moyens d’entretenir leurs véhicules en bon état de fonctionnement. Vous pouvez faire appel à des prestataires spécialisés dans la maintenance, les pneumatiques, les contrôles réglementaires, etc.
Assurer la flotte de véhicules
Il est important de souscrire une assurance adaptée à votre flotte de véhicules. Il est recommandé de réaliser des appels d’offres auprès des assureurs et de choisir un intermédiaire d’assurances si nécessaire.
Réduire la sinistralité
La réduction de la sinistralité passe par un accompagnement des conducteurs et la mise en place de procédures claires. Il est possible de proposer des formations à la prévention routière ou à l’éco-conduite pour limiter les risques d’accidents.
Éviter les amendes routières et les FPS
Il est possible de mettre en place un traitement rapide des amendes routières et des forfaits post-stationnement pour responsabiliser les conducteurs. Il est également important de sensibiliser les collaborateurs aux infractions routières.
La formation des conducteurs
La formation des conducteurs est essentielle pour garantir la sécurité de votre flotte de véhicules. Vous pouvez proposer des formations à la prévention routière, à l’éco-conduite ou des stages de récupération de points.
En résumé, la gestion de flotte automobile est un élément essentiel pour optimiser vos déplacements professionnels. En prenant en compte les besoins spécifiques de chaque collaborateur, en choisissant les modèles de véhicules les plus adaptés et en assurant leur entretien et leur sécurité, vous pourrez améliorer la performance de votre entreprise tout en réduisant les coûts.
