La gestion des notes de frais peut vite devenir un véritable cauchemar pour une entreprise. Cette tâche, répétitive et chronophage, représente environ 30 jours de travail chaque année comptable, sans apporter de valeur ajoutée. Pourtant, elle est indispensable lorsque les collaborateurs doivent avancer des dépenses professionnelles. Découvrez le fonctionnement de la note de frais.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais est un document dans lequel un salarié ou un dirigeant consigne les dépenses qu’il a effectuées pour les besoins de l’entreprise, et dont il a payé le montant avec ses propres deniers. La société utilise cette note pour :
- Enregistrer les charges comptables ;
- Rembourser les sommes avancées.
Les règles à respecter pour les principaux frais professionnels
Toute dépense engagée par un salarié pour les besoins de l’activité, dans l’intérêt de l’entreprise et dont le montant n’est pas excessif, donne droit à un remboursement grâce à une note de frais. Cependant, certaines règles particulières s’appliquent à certains frais professionnels.
Les dépenses de restaurant
Lorsqu’un collaborateur invite des clients ou des partenaires pour un repas professionnel, il doit fournir une facture émise par le restaurateur, indiquant le nom de l’entreprise et la date. En plus de cette facture, il doit mentionner dans sa note de frais :
- Le nom des convives ;
- Leur profession ;
- La société pour laquelle ils travaillent.
Si un salarié effectue plus d’un repas d’affaires par semaine, ses frais de restauration sont considérés comme des avantages en nature et ses tickets restaurant sont diminués pour chaque repas supplémentaire.
Pour les repas consommés par un salarié en déplacement professionnel, le ticket de caisse suffit en tant que justificatif. Toutefois, le montant doit respecter les plafonds fixés par l’URSSAF :
- 19,10 euros par repas si le collaborateur est contraint de manger au restaurant ;
- 9,40 euros par repas dans le cas contraire.
Les frais d’hébergement
Pour bénéficier d’un remboursement, les dépenses liées à l’hébergement doivent concerner un déplacement professionnel répondant aux critères de “grand déplacement” de l’URSSAF, c’est-à-dire :
- Le lieu de la mission se trouve à plus de 50 km du domicile du salarié ;
- Le temps de trajet en transports en commun pour couvrir cette distance dépasse 1 h 30.
Pour s’assurer que le salarié ne fait pas appel à certains services de l’hôtel, tels que le minibar ou la location de films, et qu’il respecte la réglementation, la facture justificative doit indiquer :
- Le nombre de nuitées ;
- Le détail des frais imputés à la chambre ;
- Un solde nul.
Les indemnités kilométriques
Les indemnités kilométriques couvrent les frais liés à l’utilisation d’un véhicule personnel par un salarié pour des trajets professionnels. Elles servent à couvrir :
- Les dépenses de carburant ;
- L’entretien du véhicule ;
- Sa dépréciation ;
- L’assurance.
Pour demander le paiement d’indemnités kilométriques, il faut indiquer dans la note de frais :
- Le motif du déplacement ;
- La localisation de la mission ;
- Le nombre de kilomètres parcourus ;
- La puissance fiscale du véhicule, justifiée par le certificat d’immatriculation.
Si l’itinéraire comporte des péages autoroutiers, la conservation des tickets permet de prouver le déplacement et de demander le remboursement de ces frais.
Comment sont-elles traitées ?
La législation n’impose aucun formalisme pour la note de frais. Cependant, elle régit les justificatifs à conserver ainsi que les délais à respecter pour le salarié et l’employeur. Le respect de ces obligations est crucial pour l’entreprise.
Les justificatifs
Les justificatifs des notes de frais représentent un poids important à différents niveaux dans l’entreprise :
- Les salariés doivent les collecter et les conserver jusqu’à l’établissement de leur note de frais ;
- Les supérieurs hiérarchiques les vérifient pour valider les dépenses ;
- Le cabinet comptable les classe soigneusement pour être en règle en cas de contrôle.
Leur gestion est cruciale, car la loi interdit strictement le paiement d’une note de frais en l’absence de justificatifs. Ne pas respecter cette obligation constitue le premier motif de redressement fiscal par l’URSSAF. Ce redressement entraîne la requalification des dépenses en avantages en nature et le recouvrement de cotisations sociales supplémentaires.
En cas de perte des justificatifs, le salarié peut essayer d’obtenir des duplicatas auprès des prestataires. Si le problème persiste, le remboursement forfaitaire représente une alternative intéressante.
Les délais à respecter
La réglementation impose :
- Au salarié de fournir les justificatifs de ses frais professionnels dans un délai de 3 ans ;
- À l’employeur de rembourser les frais avancés par le salarié dans un délai maximum de 5 ans.
L’employeur peut fixer un délai plus court que le délai légal pour la production des justificatifs. Au-delà de ce délai, le salarié perd son droit au remboursement de ses frais professionnels.
En pratique, il s’écoule généralement un mois entre la remise de la note de frais et son remboursement. Ce délai est dû au processus interne spécifique à chaque entreprise :
- Vérification des justificatifs par le supérieur hiérarchique ;
- Enregistrement de la note de frais en comptabilité ;
- Paiement par le service comptable ;
- Validation du règlement par le responsable.
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Quelles sont les différentes modalités de remboursement des dépenses professionnelles ?
Sauf exceptions, pour lesquelles la législation impose le remboursement réel, l’entreprise est libre de choisir la méthode la plus adaptée à son fonctionnement pour rembourser les frais engagés par ses collaborateurs.
Le remboursement réel
La méthode des frais réels consiste à rembourser au collaborateur, au centime près, les dépenses qu’il a engagées dans l’intérêt de l’activité de l’entreprise. Ce remboursement réel nécessite la collecte et la conservation des justificatifs, faute de quoi la note de frais ne peut être enregistrée dans le journal comptable.
Le remboursement forfaitaire
L’allocation forfaitaire simplifie la gestion répétitive des dépenses professionnelles au sein de l’entreprise, tant pour les collaborateurs que pour l’expert-comptable. Cependant, en cas de contrôle de l’administration, la société doit prouver le caractère professionnel de ces frais.
Généralement, les entreprises alignent leur politique de dépenses sur les taux et barèmes annuels établis par l’URSSAF afin de limiter les risques de redressement.
Les avances sur frais professionnels
Pour éviter au salarié de supporter des frais élevés, notamment lors de missions de longue durée, l’entreprise peut opter pour le versement d’une avance :
- Permanente, sous forme d’une enveloppe allouée tous les mois ;
- Ponctuelle, lors de déplacements onéreux de courte durée.
Le salarié doit obligatoirement fournir une note de frais pour justifier ses dépenses engagées dans le cadre de sa mission et solder les avances. En cas de montants avancés excessifs, le collaborateur procède au remboursement du trop-perçu.
Quelles sont les conditions pour que les entreprises récupèrent la TVA ?
La première condition pour qu’une entreprise puisse récupérer la TVA concerne la nature des dépenses engagées. Celles-ci doivent entrer dans le champ d’application de la TVA, ce qui exclut notamment les frais de déplacement et les dépenses de logement pour le chef d’entreprise ou les salariés.
De plus, il est nécessaire de respecter certains formalismes pour les justificatifs de la note de frais :
- Annexer les originaux ;
- Faire établir les factures au nom de la société ;
- S’assurer que les factures contiennent les mentions obligatoires pour bénéficier de la déduction de la TVA.
Comment les comptabiliser ?
La saisie comptable de la note de frais nécessite de :
- L’enregistrer dans le journal comptable des achats ;
- Débiter les comptes de charges ;
- Débiter le compte de TVA déductible, le cas échéant ;
- Créditer le compte de dettes envers le chef d’entreprise ou le salarié.
Comment optimiser la gestion des notes de frais ?
La gestion des notes de frais mobilise de nombreuses ressources au sein de l’entreprise. Cette tâche, qui n’apporte aucune valeur ajoutée à l’activité de la société, doit être optimisée. Voici quelques bonnes pratiques :
- Mettre en place une politique de gestion des dépenses ;
- Traiter les relevés de frais au fur et à mesure ;
- Utiliser une solution informatique pour gagner en efficacité ;
- Passer à l’archivage numérique pour se libérer du papier ;
- Calculer automatiquement le montant à reporter sur sa déclaration de TVA.
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- Dernière mise à jour le 03/01/2023
