La gestion documentaire : méthodes et avantages

La gestion documentaire est un défi pour de nombreuses entreprises. Autrefois, les classeurs suffisaient à organiser les documents, mais aujourd’hui, l’avènement du numérique a tout changé. Les canaux de communication se sont multipliés, rendant la gestion documentaire plus complexe. Pour éviter les pertes de temps et maximiser l’efficacité des processus, il est essentiel de mettre en place un système simple et pérenne de gestion des documents. Voici ce que vous devez savoir sur l’organisation des documents au sein d’une entreprise.

Qu’est-ce que la gestion des documents ?

La gestion des documents consiste à structurer et gérer efficacement l’ensemble des documents et informations d’une organisation. Elle repose sur les bases de données de l’entreprise et permet de rendre les documents facilement accessibles. Elle facilite également le travail collaboratif, garantissant ainsi l’authenticité des documents.

Les méthodes traditionnelles de gestion documentaire

Il existe deux méthodes traditionnelles de gestion des documents :

• La gestion papier : consiste à trier et enregistrer les documents dans des classeurs ou des boîtes qui sont ensuite rangés sur des étagères.
• La gestion numérique : les documents sont conservés dans le cloud, les messageries électroniques, les serveurs ou les supports de stockage.

Les fonctions d’un système de gestion documentaire

Les bonnes pratiques de gestion documentaire reposent sur une centralisation de l’information et une numérisation des documents. Voici les fonctions essentielles d’un système de gestion documentaire (SGD) :

• Le scanning et l’identification des documents : enregistrer les documents en fonction de leur nature, en les scannant et en les numérisant.
• Le partage des documents : permettre aux collaborateurs de partager facilement les documents depuis un système centralisé.
• L’amélioration des flux de travail : automatiser l’itinéraire des informations importantes au sein de l’organisation.
• L’enregistrement et l’archivage des documents : sauvegarder et archiver les documents sans compromettre leur intégrité.

Les avantages d’une bonne gestion des documents pour une entreprise

Une bonne gestion des documents offre de nombreux avantages pour une entreprise :

Une optimisation de la collaboration

Un système de gestion documentaire efficace permet un partage rapide et efficace des documents entre les collaborateurs. Il permet également de suivre les modifications apportées à un document.

Un partage efficace des informations

Une bonne gestion des documents facilite la transmission fluide des informations entre les collaborateurs. Elle permet également de limiter l’accès aux documents sensibles grâce à une structure bien définie.

La rationalisation des flux de documents

La mise en place d’un système de gestion documentaire permet d’optimiser la gestion des flux de documents au sein de l’entreprise. Les documents peuvent être partagés rapidement et en toute sécurité entre les différentes sections de l’organisation.

La Gestion Electronique des Documents et ses enjeux

La Gestion Electronique des Documents (GED) est utilisée depuis les années 80. Elle permet d’automatiser les tâches liées à la gestion des documents et de procéder à un archivage manuel uniquement lorsque cela est nécessaire.

Qu’est-ce qu’un logiciel de Gestion Electronique des Documents ?

Un logiciel de GED est un système informatique qui facilite la gestion des différentes étapes du cycle de vie des documents. Il peut être connecté à d’autres logiciels d’entreprise tels que les ERP ou les CRM.

Pour quelles raisons mettre en place une GED ?

La GED offre de nombreux avantages en termes de digitalisation du processus documentaire. Elle permet de rationaliser le cycle de vie des documents, de stocker les documents au format numérique et de gérer les droits d’accès.

La gestion documentaire est essentielle pour optimiser les processus et faciliter le travail collaboratif au sein d’une entreprise. Mettez en place un système adapté à vos besoins et profitez des avantages d’une gestion efficace des documents.