La Gestion électronique documentaire (GED) est un processus essentiel pour gérer les documents au sein d’une organisation. Ce système englobe l’acquisition, l’indexation, le classement, le stockage, l’accès et la diffusion des documents.
Avec la digitalisation croissante des documents et l’utilisation répandue des outils informatiques de communication, les entreprises, les collectivités et les professions libérales produisent de plus en plus de documents électroniques et ont besoin d’une gestion efficace de ceux-ci.
La GED ou GEIDE, qui consiste à exploiter l’ensemble de ces documents sous format numérique, simplifie votre travail quotidien. Elle renforce également le contrôle des procédures grâce à la mise en place de flux de travail (workflows) pour la validation documentaire.
Cette solution permet d’harmoniser les processus au sein de votre entreprise, de centraliser les informations, d’améliorer la collaboration entre les services et de faciliter l’accès aux collaborateurs. Elle concerne principalement les archives courantes, c’est-à-dire les documents utilisés quotidiennement ou régulièrement, qui doivent pouvoir circuler, être modifiés ou même supprimés si nécessaire.
Comment ça fonctionne ?
Le processus de GED comprend plusieurs étapes :
Numérisation des documents : lorsque ces derniers ne sont pas nativement numériques. Ce processus consiste à scanner un document papier puis à le convertir au format numérique à l’aide d’un logiciel OCR (reconnaissance optique de caractères) pour en extraire le texte.
Traitement : cette étape est dédiée à la classification, à la référence et à l’indexation des documents. Il s’agit de décrire le document (type de fichier, date de création, responsable de la création) ainsi que son contenu (recherche en texte intégral) afin de faciliter son exploitation.
Stockage des données : il doit être adapté au volume des fichiers et permettre un accès rapide. Des sauvegardes régulières sont nécessaires pour prévenir les accidents tels que les incendies ou les pannes de matériel.
Fonctionnalités de diffusion : elles permettent de valoriser les données et de s’assurer de leur utilité. En effet, l’objectif de la GED est de fournir une ergonomie réelle en termes de rapidité et de facilité d’accès à une information fiable. Certains documents peuvent être modifiables, tandis que d’autres doivent rester intacts. Il est important de définir en amont la structure documentaire, les droits d’accès et les critères de classification pour créer un outil de GED sur mesure et réellement efficace au quotidien. Les spécificités de chaque métier doivent être prises en compte pour mettre en place un cadre adapté.
Archivage : principalement destiné aux documents qui doivent être conservés légalement mais qui ne sont pas utilisés au quotidien.
Ses fonctionnalités
La GED offre de nombreuses fonctionnalités pour faciliter votre gestion documentaire :
- Modifier un document
- Gérer plusieurs versions simultanément
- Supprimer un document
- Mettre en place des règles de conservation
- Définir une structure de classement organisée sous le contrôle des utilisateurs
La Gestion électronique des documents est un véritable atout pour votre organisation. Elle vous permet de gagner du temps, d’améliorer l’efficacité de vos processus et d’accéder rapidement et facilement à l’information dont vous avez besoin. Alors, n’hésitez pas à adopter la GED et oubliez les tracas liés à la gestion de vos documents !
