Par Marian Behaneck
La documentation du déroulement des travaux de construction devient de plus en plus importante. En cas de défauts lors de l’exécution des travaux, les concepteurs ne pourront faire face aux éventuelles demandes de responsabilité que s’ils ont documenté de manière aussi complète que possible les activités sur le chantier. L’utilisation d’une application pour smartphone ou tablette au lieu du crayon et du papier permet de réduire considérablement les efforts.
Documenter sur place plutôt que de rapporter après coup
Avec un smartphone ou une tablette, les informations sur place sont enregistrées numériquement sous forme de photos et de commentaires textuels, localisées sur le plan, attribuées aux partenaires de projet concernés et envoyées en tant que rapport PDF via une distribution. Cela élimine la nécessité de saisir, trier, attribuer et envoyer ultérieurement des notes manuscrites. Les assistants de saisie, les fenêtres de saisie auto-explicatives, les interrogations structurées et les blocs de texte préfabriqués facilitent la saisie et garantissent que rien n’est oublié. En plus des photos de chantier, il est également possible d’intégrer des plans scannés, des devis ou d’autres documents, souvent aussi des notes vocales ou des vidéos. Les photos peuvent être éditées de manière simple (rotation, changement de taille ou de découpage, etc.) et complétées par des flèches, des mesures ou des commentaires. Si l’application analyse les données GPS, on sait immédiatement où la photo a été prise.
Création de rapports quotidiens, de protocoles de défauts et de rappels
Les données recueillies peuvent être utilisées pour générer des rapports quotidiens de chantier, des protocoles de défauts ou des rappels, qui peuvent être envoyés par e-mail. Les modèles de mise en page, qui peuvent être adaptés individuellement, donnent au rapport correspondant l’apparence appropriée. Les délais sont surveillés via un calendrier. Étant donné que des aspects juridiques doivent également être pris en compte, les applications aident également leurs utilisateurs à rédiger des lettres conformes aux règles ou à suivre les délais conformément à l’Ordre de Construction Allemand (VOB).
L’utilisateur peut communiquer les problèmes localisés par e-mail, et parfois aussi via un messager intégré.
La documentation du chantier n’est pas une fin en soi
Afin de pouvoir retracer plus tard les processus de construction ou les travaux d’assemblage individuels, les principales prestations, livraisons et activités ainsi que les conditions respectives doivent être documentées sur place autant que possible. Les données météorologiques, les (sous-)entreprises présentes, les travaux réalisés, les entrées de matériaux, les défauts, les perturbations, les suppléments et les modifications, les résultats de réunions, d’examens et de mesures, les événements exceptionnels, les notes personnelles, etc., sont enregistrés.
La documentation du chantier est importante en cas de litige ou d’enquête sur les causes
Cela donne lieu à des documentations numériques de chantier qui peuvent fournir des indications décisives en cas de perturbations dans les processus de construction, de questions litigieuses, de demandes de suppléments ou d’enquêtes sur les causes de défauts structurels ou de retards. Les documentations servent également de preuve pour la facturation ou de base pour la documentation du projet conformément à la phase 8 des étapes de performance.
Si une documentation est effectuée de manière continue, une base de données d’informations numériques as-built est également créée progressivement, fournissant des informations précieuses sur les matériaux utilisés, les produits de construction ou les modifications par rapport à la planification initiale pour les futurs travaux de rénovation, d’agrandissement ou de gestion des biens.
Évaluation statistique de la documentation du chantier
Les solutions basées sur le cloud offrent également la possibilité de stocker les données collectées sur le chantier directement sur un serveur web accessible de manière indépendante de la plateforme, du temps et du lieu. Les partenaires de projet autorisés peuvent consulter en ligne les rapports qui leur sont pertinents et approuvés, s’informer sur l’état actuel du projet et contribuer à leur propre information. Grâce à une gestion des utilisateurs et des droits, l’administrateur peut contrôler qui a accès à quelles autorisations d’affichage, de modification, de téléchargement et de téléchargement.
Lorsque les données sont analysées statistiquement au-delà du projet, des questions importantes peuvent également être répondues, par exemple sur la durée de l’élimination de défauts, la sensibilité des éléments et prestations de construction aux défauts, ou la fiabilité des entreprises d’exécution.
Les données de chantier collectées via mobile sont transférées de l’application vers le PC du bureau, où elles sont traitées…
Large choix pour la documentation du chantier
Il existe désormais une large gamme d’environ 50 solutions de documentation numérique pour le chantier. Chaque solution a ses priorités, ses forces et ses faiblesses, il est donc important de réfléchir à l’avance aux fonctionnalités dont on a besoin. Certaines applications se concentrent sur la création de journaux de chantier, d’autres sur la capture et la gestion mobile des défauts.
Fonction de messagerie intégrée
La plupart des solutions de documentation peuvent être utilisées de manière générale, à la fois par les concepteurs et les artisans, tandis que d’autres sont spécialisées, par exemple, dans la documentation de la protection contre les incendies. Quelques applications, comme Hero Doku ou MemoMeister, disposent d’une fonction de messagerie intégrée, permettant une communication rapide, facile et documentée avec les partenaires de projet supplémentaires.
Logiciel d’achat ou solution SaaS
Les concepts logiciels varient : les programmes d’achat se composent soit uniquement d’un logiciel PC installé localement (on-premises), soit d’une combinaison avec une application mobile Android ou iOS pour la saisie sur place, ce qui nécessite une synchronisation occasionnelle des données. Les solutions SaaS (Software as a Service) sont indépendantes de la plateforme et n’ont pas besoin d’être mises à jour ou synchronisées, car le programme et les données sont toujours récupérés à jour à partir d’un serveur cloud externe. Cependant, des frais d’utilisation mensuels sont facturés.
Prix pour une licence ou un abonnement
Certains programmes offrent une version de base gratuite (par exemple, les applications Bautagebuch Mobile ou Hero Free). Les prix des programmes d’achat varient de 100 à 1 000 euros ou plus par licence, ou de 25 à 90 euros ou plus par utilisateur et par mois pour les solutions SaaS, en fonction de la portée des services. Des coûts supplémentaires ponctuels ou récurrents peuvent également s’ajouter pour les contrats de maintenance (logiciels d’achat) ou l’installation ou l’utilisation du serveur (logiciels SaaS). Dans le cas des contrats SaaS, il convient de respecter les durées minimales et les délais de résiliation.
…et distribuées sous forme de rapports aux parties concernées et aux partenaires du projet.
Saisie vocale
Il existe également des différences fonctionnelles : par exemple, seules quelques applications disposent d’une saisie vocale, où les notes vocales sont directement converties en texte, par exemple avec Google Docs ou d’autres services (par exemple BauMaster, IdeeGo ou Pro-Report).
Savoir distinguer les erreurs de construction
Toutes les applications ne sont pas capables de distinguer les erreurs de planification, de matériaux et d’exécution, ou de localiser les photos sur le plan. Cependant, ce qui compte, ce sont les fonctions et les automatisations pour le traitement, la gestion et l’évaluation qui suivent la saisie sur place, car c’est là que le logiciel peut faire gagner beaucoup de temps à l’utilisateur.
Interfaces avec les logiciels de bureau ou avec BIM
Si les fonctions de journal de chantier ou de gestion des défauts sont intégrées à un logiciel de bureau existant ou si des interfaces permettent le transfert / l’échange de données d’adresses ou de rendez-vous, par exemple, les processus de bureau peuvent être encore plus rationalisés. Les logiciels d’AVA, de BMSP ou de PKMS avec les fonctions correspondantes de journal de chantier ou de gestion des défauts, tels que AVA.Relax, BauProCheck, BIM 360, BuildUp, PoolarProject, ProjektPro ou ThinkProject, offrent ici des avantages. Les personnes qui planifient déjà selon la méthode BIM devraient tenir compte des interfaces BIM et de l’intégration d’un modèle BIM, que certaines applications, comme DocuTools, PlanRadar ou Pro-Report, offrent dans des mesures différentes.
Protection des données avec des logiciels SaaS
Il est important que les applications mobiles ou les solutions cloud fonctionnent également hors ligne. Avec les fournisseurs SaaS, il est recommandé de conclure un contrat de traitement des données conformément au RGPD. Certains fournisseurs SaaS proposent également une solution de stockage local pour les utilisateurs qui ne souhaitent pas stocker leurs données confidentielles de bureau et de projet sur des serveurs externes.
Notre expert en logiciels de construction a comparé 15 produits dans un tableau selon divers critères. Ils remplissent tous leur fonction. Les programmes suivants se distinguent par certaines caractéristiques :
Capmo (Capmo)
Capmo est une solution SaaS tout-en-un qui propose, en plus de la documentation de chantier, la gestion des modifications, la gestion des garanties, l’évaluation des conditions et des performances, ainsi qu’une fonction de planification des délais de construction, et intègre les partenaires de projet dans la documentation. Concept : SaaS, données sur un serveur externe Fonctions : Journal de chantier, gestion des défauts, protection incendie, sécurité et coordination, documentation de projet, gestion des modifications et des garanties, planification des délais de construction, intégration des partenaires Prix : sur demande
BauDoc (Skill Software)
BauDoc est également basé sur le web, mais peut également être installé localement. En plus des chantiers, il est possible de documenter des bâtiments et des installations techniques avec des listes de contrôle personnalisables. Une localisation dans le modèle BIM est également possible. Concept : SaaS ou On Premises (basé sur PC), données locales ou sur un serveur externe Fonctions : Journal de chantier, gestion des défauts, protection incendie, sécurité et coordination, documentation de projet, Facility Management, maintenance, gestion de la qualité, détection du volume Prix : 2 180 euros ou 90 euros/mois
Bautagebuch (Weise Software)
Bautagebuch est une solution On Premises basée sur PC avec un bon rapport qualité-prix et toutes les principales fonctionnalités de documentation. Le logiciel peut être personnalisé individuellement pour chaque groupe cible à l’aide de profils. Concept : On Premises, données locales ou sur un serveur externe Fonctions : Journal de chantier, gestion des défauts Prix : 249 euros
Planradar (Planradar)
Planradar utilise tous les avantages d’une application web et inclut également toutes les entreprises exécutantes sans coûts supplémentaires. Les fonctions personnalisables permettent des applications flexibles tout au long du cycle de vie du bâtiment. Concept : SaaS, données sur un serveur externe Fonctions : Journal de chantier, gestion des défauts, protection incendie, sécurité et coordination, documentation de projet, intégration des partenaires Prix : à partir de 29 euros/mois
Pro-Report (Gripsware)
Pro-Report est également une solution hybride PC/Application pour le journal de chantier numérique, la gestion des défauts, les expertises et la sécurité et coordination. La gamme de fonctionnalités est résolument orientée vers la pratique et comprend, par exemple, une fonction de saisie vocale mobile pratique. Concept : On Premises, données locales ou sur un serveur externe Fonctions : Journal de chantier, gestion des défauts, protection incendie, sécurité et coordination, documentation de projet, expertises Prix : 1 690 euros
Marian Behaneck est un journaliste spécialisé indépendant à Jockgrim (Pfalz)
