Étape 1 : Vérification des dispositions de la convention collective et des accords de branche
Certaines conventions collectives et accords de branche ont établi des régimes de prévoyance et de complémentaire santé obligatoires. Ces régimes fournissent une base de garanties qui s’applique à toutes les entreprises relevant de la branche concernée.
Lorsqu’un accord de branche relatif à un régime de prévoyance et/ou de complémentaire santé obligatoire est étendu par l’État, toutes les entreprises du secteur sont tenues d’adhérer au contrat. Avant cette extension, seules les entreprises appartenant à une organisation patronale signataire de l’accord sont obligées de l’appliquer. Si l’accord de branche intervient alors que l’entreprise dispose déjà d’un contrat de prévoyance et/ou de complémentaire santé, l’employeur doit vérifier que les garanties de son contrat correspondent à celles de l’accord de branche.
Étape 2 : Choix d’un mode de mise en place adapté à l’entreprise
En complément ou en l’absence de garanties prévues par la convention collective ou l’accord de branche, l’entreprise peut opter pour un accord d’entreprise, un référendum ou une décision unilatérale de l’employeur afin de mettre en place une couverture de prévoyance ou de complémentaire santé, et ultérieurement la modifier ou la renégocier. La décision unilatérale de l’employeur ou le référendum sont particulièrement adaptés aux petites et moyennes entreprises (TPE et PME).
Dans le cas d’une décision unilatérale de l’employeur, les salariés présents au moment de la décision peuvent choisir d’adhérer ou non à la couverture de prévoyance. Par la suite, elle devient obligatoire pour tous les nouveaux salariés de la catégorie concernée.
Étape 3 : Définition des caractéristiques des garanties et des prestations
Avant d’entamer une consultation pour choisir l’organisme de prévoyance, il est nécessaire de préciser, éventuellement dans le cadre d’une négociation avec les représentants des salariés en cas d’accord d’entreprise, les principales caractéristiques du régime de prévoyance et/ou de complémentaire santé :
- Catégorie(s) de salariés affiliés à la couverture et conditions éventuelles de prise en charge des ayants droit,
- Modalités et conditions tarifaires,
- Part employeur / part salariale,
- Mode de calcul des prestations et conditions d’ouverture des droits,
- Éventuels délais de carence, de résiliation et/ou de dénonciation,
- Modalités de revalorisation des prestations,
- Modalités selon lesquelles l’organisme de prévoyance peut maintenir la couverture individuelle pour les salariés en cas de départ à la retraite ou de chômage,
- Critères de choix de l’organisme assureur,
- Périodicité de révision de l’accord et du contrat qui en découle.
Étape 4 : Sélection de l’organisme assureur
Il est primordial de choisir judicieusement un organisme de prévoyance, d’autant plus que les garanties de prévoyance s’inscrivent dans la durée et couvrent des risques majeurs tels que le décès ou l’invalidité. La solidité financière, l’expertise en matière de prévoyance, les garanties et services proposés, l’action sociale, le conseil et l’information, ainsi que le statut à but non lucratif ou lucratif, sont autant de critères importants à prendre en compte.
Si votre entreprise relève d’un accord collectif ou de la convention collective au niveau de la branche professionnelle, il est possible qu’un ou plusieurs organismes aient été recommandés afin de renforcer la mutualisation.
Différents types d’organismes gèrent des garanties de prévoyance et de complémentaire santé en France :
- Les institutions de prévoyance, à but non lucratif, avec un conseil d’administration composé à parts égales de représentants des employeurs et des salariés (régies par le code de la sécurité sociale), dédiées à la gestion de la prévoyance collective.
- Les mutuelles, à but non lucratif, gérées par des représentants élus des assurés (régies par le code de la mutualité).
- Les mutuelles d’assurance, à but non lucratif, gérées par des représentants élus des assurés (régies par le code des assurances).
- Les sociétés d’assurance, à but lucratif, avec un conseil d’administration désigné par les actionnaires (régies par le code des assurances).
Étape 5 : Les salariés concernés
Les garanties de prévoyance complémentaire s’adressent à l’ensemble du personnel de l’entreprise ou de la branche professionnelle, ou à une de ses catégories objectives, indépendamment du revenu, de la durée du travail, de la nature du contrat de travail, de l’ancienneté, de l’âge ou de l’état de santé.
Il s’agit d’une condition indispensable pour bénéficier d’exonérations de charges sociales sur la contribution de l’employeur au paiement des cotisations. Le régime doit être “collectif et obligatoire”.
