Lors de tout contrôle financier, qu’il soit interne ou externe, les pièces comptables sont les premiers éléments examinés. Elles garantissent la fiabilité et la bonne tenue de la comptabilité d’une entreprise. Pour assurer la gestion efficace de votre entreprise, il est essentiel de respecter les règles qui entourent ces documents.
1- Qu’est-ce qu’une pièce comptable ?
Toute entreprise est tenue de respecter une comptabilité conforme aux normes fiscales. Pour produire des informations financières claires et exploitables sur le patrimoine de votre société, vous devez enregistrer vos flux financiers, économiques, commerciaux courants et exceptionnels. Ces enregistrements se font à travers un ensemble d’écritures comptables qui alimentent les états financiers tels que le bilan, le compte de résultat et l’annexe. Chaque écriture comptable doit être enregistrée dans un journal spécifique qui lui est dédié.
La pièce comptable est un document officiel qui justifie les recettes et les dépenses liées à votre activité.
2- Les différentes pièces comptables
Lorsqu’on parle de documents comptables, on pense généralement aux factures. Cependant, les pièces comptables vont au-delà de ce simple document.
Il existe différentes pièces comptables pour justifier vos recettes et dépenses. Pour les recettes, on peut citer l’avis de crédit, le bordereau de remise de chèque, le bordereau de versement d’espèces, la copie du relevé de banque, le reçu, ou encore la facture acquittée. Quant aux dépenses, elles peuvent être justifiées par la facture fournisseur (bon de commande, bordereau de livraison, facture pro forma), la quittance (impôt, eau, électricité), la fiche de paie, l’ordre de virement, l’état de paiement, l’avis de débit, la copie d’un chèque ou encore l’ordre de mission.
En résumé, les pièces comptables regroupent toutes les pièces justificatives qui légitiment les écritures comptables enregistrées dans votre comptabilité générale. Il peut s’agir de factures d’achat, de vente, de relevés bancaires, de talons de chèque, mais aussi de tickets de carte bancaire. Ces pièces justificatives permettent de justifier la saisie des écritures dans les différents journaux de l’entreprise. Par exemple, une facture d’achat permet de comptabiliser l’achat de marchandises ou de prestations de services, et d’affecter le montant payé à un fournisseur.
3- Les règles à respecter : conservation, composition et traitement des justificatifs
Les pièces justificatives permettent de respecter les normes comptables, notamment le principe de la comptabilité en partie double.
Pour chaque écriture comptable, vous devez indiquer une date de valeur (date de l’opération) et une date de mouvement (date de comptabilisation), la référence du justificatif de l’opération, le libellé de l’opération, les comptes mouvementés, le montant de l’opération et le sens du flux.
La procédure comptable qui en découle est essentielle pour l’entreprise, car elle reflète son activité monétaire. Les enregistrements comptables doivent être tenus de manière chronologique dans les journaux d’achats, de ventes, de banque, de caisse, d’opérations diverses, etc. Cette tenue doit être régulière et permettre de dresser un bilan complet des mouvements financiers de l’entreprise à la fin de l’exercice.
De plus, les documents comptables doivent contenir certaines mentions obligatoires pour être valables en cas de contrôle. Il est nécessaire d’indiquer la date, les noms des parties concernées, l’objet de la transaction et le montant conclu entre les deux parties. Pour les factures ou les pro forma, des mentions supplémentaires peuvent être exigées.
Pour faciliter le rapprochement entre les pièces justificatives et les écritures comptables, il est recommandé d’utiliser une méthode de classement efficace. Cette méthode doit être accessible à tout moment et permettre une recherche rapide d’une pièce justificative comptable spécifique. Il est également important de documenter précisément les procédures et l’organisation comptable du système de traitement.
Les documents comptables doivent être conservés pendant une durée de 10 ans, comme le précise le Code de commerce. Toutefois, la législation fiscale peut nécessiter des délais de conservation plus longs dans certains cas.
Les documents comptables sont essentiels, car ils servent de base à votre comptabilité. Pour faciliter votre gestion et éviter les pertes de factures ou de règlements, iPaidThat est l’outil de collecte et de saisie automatique de factures qu’il vous faut !
