L’archivage de vos documents est une obligation légale et joue un rôle crucial dans l’organisation de votre société. Il est donc essentiel de mettre en place une procédure d’archivage efficace. Dans cet article, nous vous expliquerons en détail ce qu’est une procédure d’archivage et les étapes clés à suivre pour la mettre en place. Nous vous donnerons également quelques bonnes pratiques pour vous assurer de son efficacité.
Comprendre la procédure d’archivage
Une procédure d’archivage consiste à déployer une politique efficace pour l’ensemble des opérations d’archivage. Elle permet une classification précise et pertinente des documents, allant au-delà du simple stockage. Les enjeux de cette procédure concernent la bonne conservation des documents et la facilité à les restituer si nécessaire, que ce soit pour l’archivage physique ou électronique.
Étapes de la procédure d’archivage
Connaître les besoins de votre structure en termes d’archivage
Avant de vous lancer, il est important de définir le périmètre de votre future procédure. Pour cela, vous devez connaître le volume de documents à archiver, les types de documents concernés, ainsi que les formats existants. Il est également essentiel de connaître les délais légaux et les normes en matière d’archivage. Cette étape vous permettra également de prévoir le local dédié à votre archivage et d’estimer le coût et le temps nécessaires.
Formaliser la procédure
Une fois les besoins identifiés, vous devez rédiger un document officiel qui détaille la procédure. Celui-ci indiquera le périmètre de la procédure, les responsables de celle-ci, les outils à utiliser, le lieu d’entreposage des documents, les moyens déployés pour assurer leur conservation et leur protection, ainsi qu’un calendrier indiquant les dates de conservation et de destruction des documents.
Procéder à l’archivage effectif des documents
Une fois la procédure validée, vous pouvez passer à l’archivage effectif des documents. Il est important d’identifier et d’authentifier les documents à archiver, de les stocker dans un lieu adapté, de les conserver selon les durées légales et de mettre en place un système de droits et d’autorisation pour sécuriser l’accès aux archives et assurer leur traçabilité. Enfin, à l’issue des délais réglementaires, les archives seront détruites ou feront l’objet d’un classement final.
Comment rédiger une procédure d’archivage efficace ? Les bonnes pratiques
Pour mettre en place une bonne procédure d’archivage, il est important d’adopter certaines bonnes pratiques. Il peut être nécessaire de former votre personnel à la cybersécurité en cas d’archivage électronique, ainsi qu’aux outils de gestion documentaire pour faciliter l’indexation et la recherche de documents. Il est également recommandé de procéder à des audits réguliers de la procédure pour prendre en compte les besoins évolutifs de votre structure.
Si vous préférez déléguer cette activité, vous pouvez faire appel à une entreprise experte en archivage qui se chargera de toutes les opérations. Cela vous déchargera de l’ensemble des tâches liées à l’archivage, vous fera gagner du temps et évitera les risques légaux, financiers et organisationnels.
En conclusion, la mise en place d’une bonne procédure d’archivage est essentielle pour respecter les obligations légales et garantir une bonne organisation de vos documents. En suivant les étapes clés et en adoptant les bonnes pratiques, vous assurerez l’efficacité de votre procédure d’archivage.
