Ah, la dématérialisation des processus métiers… une véritable aubaine pour les entreprises ! Mais saviez-vous que cela va bien au-delà de la simple gestion électronique de documents ? En réalité, il s’agit d’une vraie transformation digitale qui permet de remplacer les tâches manuelles et papier par des opérations numériques plus rapides, tracées et efficaces.
Une Nouvelle Approche Axée sur l’Informatisation des Processus
La Gestion Électronique de Documents (GED) se concentre sur l’informatisation des processus, plutôt que sur la simple digitalisation des documents. En effet, la GED ne vise plus à remplacer la machine à écrire par un document informatique, mais à informatiser le traitement de ces documents.
Ainsi, la dématérialisation des processus devient l’enjeu central et la principale raison de mettre en place une gestion électronique de documents. L’objectif ultime est de proposer des solutions simples et efficaces pour réaliser cette dématérialisation.
Les Éléments Clés d’un Workflow de Dématérialisation
Un workflow de dématérialisation comprend généralement :
- Le document manipulé (demande d’achat, réservation de ressources, dépôt d’une demande de congé…)
- Les différents états du document
- Les droits d’accès liés au document
- Les notifications par e-mail
La dématérialisation d’un processus consiste à modéliser tout le cycle de vie du document électronique en tenant compte de ses changements d’état, des acteurs impliqués et des alertes nécessaires.
GED et Dématérialisation
La dématérialisation des processus métiers est l’un des piliers de la Gestion Électronique de Documents Open Source. Au-delà des aspects classiques de disponibilité, classement, indexation et recherche des documents, l’objectif est de numériser les processus manuels et papier pour gagner en rapidité, traçabilité et efficacité.
Mais vous vous demandez sûrement si la dématérialisation est à votre portée… Ne vous inquiétez pas, on vous dit tout ! Nous allons vous donner une vision opérationnelle, processus métier par processus métier, de sa mise en œuvre et des bénéfices qu’elle apporte.
Cette analyse vous permettra de trouver des arguments clés pour une application concrète :
- Quels sont les processus métiers qui peuvent être dématérialisés ?
- Quelles sont les contraintes réglementaires à prendre en compte ?
- Quels sont les moyens à mettre en œuvre pour une dématérialisation réussie ?
La Dématérialisation en Deux Dimensions
Définition
Si l’on devait donner une définition littérale, la dématérialisation serait la “substitution d’un document papier par un document électronique”. Cependant, il faut savoir qu’elle peut être externe ou interne à l’entreprise.
La dématérialisation externe concerne les échanges avec des tiers tels que les clients, les fournisseurs, les banques, les administrations fiscales ou les organismes sociaux. Ces échanges dématérialisés peuvent porter sur un seul type de document ou sur un ensemble de documents. Dans ce cas, l’entreprise doit mettre en place les moyens nécessaires pour assurer la preuve numérique des informations échangées. On parle alors d’EDI (Échanges de Données Informatisées).
À l’inverse, la dématérialisation interne n’est pas visible par les tiers et concerne uniquement les processus spécifiques à l’entreprise. Par exemple, la numérisation d’une facture fournisseur qui alimente un workflow (flux de décision). Le fournisseur n’est pas au courant que sa facture a été dématérialisée, mais le service comptable de l’entreprise peut consulter l’original en temps réel pour répondre à son fournisseur.
Pour conclure, la dématérialisation des processus métiers est une véritable révolution qui permet aux entreprises de gagner en efficacité et en productivité. Alors, n’attendez plus et lancez-vous dans cette formidable aventure digitale !
Note: Cet article est une adaptation du contenu original, rédigé avec soin pour conserver son essence tout en lui apportant une touche de fraîcheur.
