De plus en plus d’entreprises se lancent dans la dématérialisation des processus RH. Cette technique, qui consiste à remplacer les documents papier par des fichiers numériques, offre de nombreux avantages en termes d’efficacité et de rapidité. Dans cet article, nous vous expliquons tout ce qu’il faut savoir sur le sujet.
Qu’est-ce que la dématérialisation RH ?
La dématérialisation RH permet de simplifier les processus administratifs en remplaçant les documents papier par des fichiers numériques. Elle concerne notamment les bulletins de salaire, les demandes d’absence, les contrats de travail, etc. Deux approches sont possibles : la dématérialisation des documents et la dématérialisation des processus, qui permet de faciliter les échanges entre les différentes parties prenantes.
La dématérialisation RH : que dit la loi ?
Selon le Code du travail, les entreprises sont autorisées à remettre aux salariés leur fiche de paie et différents contrats par voie électronique. La loi travail El Khomri de 2016 a rendu possible la remise des bulletins de paie électroniques. Il est également exigé par la loi de respecter l’horodatage électronique des documents et de garantir la disponibilité du bulletin de salaire pendant une durée déterminée.
Quels sont les avantages de la dématérialisation RH ?
La dématérialisation RH permet de gagner du temps et de la productivité, tout en renforçant la protection des données confidentielles de l’entreprise. Elle offre également une meilleure traçabilité des documents en cas de litige, réduit les coûts liés aux fournitures papier, renforce l’expérience collaborateur, met en lumière la performance du service RH et permet d’offrir aux collaborateurs un outil de travail innovant et performant.
Les étapes à suivre pour mener à bien le processus de dématérialisation
Pour que le processus de dématérialisation RH se déroule dans les meilleures conditions, il est important de respecter quelques étapes clés. Il faut tout d’abord anticiper la transition numérique en réalisant une étude prospective pour évaluer les impacts du changement. Ensuite, il est nécessaire de construire une gestion de fonds documentaire pour faciliter la recherche et le classement des documents. Il faut également respecter la durée de conservation des documents, suspendre la combinaison de la version papier et électronique, et gérer méticuleusement la chaîne logistique.
Dématérialiser les recrutements
La dématérialisation et l’automatisation des recrutements sont de plus en plus courantes. Les outils numériques permettent de trier rapidement les candidatures et de créer une base de données solide pour les futures sélections. Les réseaux sociaux professionnels facilitent également ce processus.
Dossier du personnel dématérialisé
Avec un logiciel adapté, il est plus facile de gérer et de classer les documents de chaque salarié de manière sécurisée. Il existe trois étapes pour dématérialiser le dossier du personnel : l’intégration des documents nécessaires dans un format électronique, le classement des dossiers avec leur indexation par métadonnée et leur archivage avec la conformité réglementaire et fiscale.
La dématérialisation de tous les documents RH
Tous les documents relatifs aux ressources humaines peuvent être dématérialisés. Il est conseillé de prioriser les documents qui permettent de gagner du temps, de l’espace et de l’argent. Avec une approche progressive, il est plus facile de gérer les documents par la suite.
En conclusion, la dématérialisation RH permet une transformation digitale bénéfique pour l’entreprise. Elle améliore la productivité et garantit le respect de la réglementation en vigueur.
