Le management de projet est devenu incontournable dans les entreprises depuis les années soixante. Au fil du temps, la notion de roadmap a émergé grâce à l’expérience des chefs de projet, devenant ainsi un outil indispensable.
Qu’est-ce qu’une roadmap en gestion de projet ?
La roadmap, également appelée feuille de route d’un projet, permet de créer une vision globale du projet de manière graphique. Elle regroupe plusieurs éléments en un seul outil :
- Les différentes étapes du projet, phase par phase.
- Les livrables du projet.
- Les principales tâches et jalons, ainsi que les ressources associées à chaque tâche.
- Les risques liés au projet.
Contrairement au Kanban ou au diagramme de Gantt, la roadmap va au-delà de la gestion de projet en intégrant la gestion des risques et des métiers de l’entreprise.
Les 3 objectifs de la roadmap d’un projet
La roadmap est le fruit de décennies d’expérience en gestion de projet. Comme une carte en cartographie, elle permet de “progresser” sur un projet et de trouver des solutions alternatives si le chemin initial est bloqué.
1. Définir les objectifs du projet
L’un des objectifs de la roadmap est de définir précisément les actions à entreprendre pour assurer la réussite du projet. Elle doit décrire les éléments clés du projet pour chaque phase et lister les différentes tâches nécessaires pour atteindre ces objectifs. De plus, elle doit présenter l’organisation mise en place, y compris les contributeurs.
2. Obtenir l’accord des parties prenantes sur les étapes et les livrables du projet
Le chef de projet doit établir une stratégie de développement pour son projet. Son objectif est de s’assurer que chaque équipe travaille sur les tâches qui lui conviennent le mieux. Il doit donc obtenir l’accord des services participants concernant les jalons, les tâches, les livrables, les équipes et les échéances.
3. Faciliter la communication entre les équipes de travail
La communication entre les équipes de travail est essentielle à chaque étape du projet. La roadmap permet de faciliter cette communication en mettant en valeur le travail de chaque contributeur. Elle contribue ainsi à la motivation des équipes et facilite la gestion du projet. Elle est présentée dès la réunion de lancement du projet pour que tous les contributeurs comprennent les enjeux du projet.
Pourquoi élaborer une roadmap pour la gestion de votre projet ?
Les roadmaps sont des outils puissants, mais elles sont généralement utilisées pour les projets de grande envergure. Cela s’explique par la complexité des logiciels nécessaires à leur création. Dans le cas des projets d’innovation qui nécessitent de nombreuses ressources et livrables sur une longue durée, la gestion via roadmap est particulièrement utile.
1. Optimiser la gestion du temps et du planning
La roadmap simplifie la gestion du projet pour les contributeurs en offrant une vue d’ensemble du projet. Chaque étape étant associée à un jalon, chaque acteur peut établir son propre planning de travail. Les logiciels de gestion de projet proposent différentes vues graphiques pour faciliter l’appropriation de la roadmap.
2. Permettre la gestion des ressources et des équipes projet
La gestion des ressources humaines est essentielle pour assurer la bonne avancée d’un projet. Différentes présentations de la roadmap permettent d’identifier les responsables de chaque tâche. En cas de défaillance d’un membre de l’équipe, le chef de projet peut rapidement trouver un remplaçant.
3. Établir le chemin critique du projet et gérer les risques associés
Le chemin critique d’un projet est caractérisé par la séquence de tâches sans marge de manœuvre. Si une tâche du chemin critique prend du retard, cela se répercute sur les tâches suivantes. Il est donc crucial d’identifier les risques qui peuvent compromettre le chemin critique. La mise en place de mesures pour contrer ces risques garantit la sécurité du projet.
Les 5 étapes pour élaborer la roadmap d’un projet
La création d’une roadmap nécessite une réflexion préalable. Il est recommandé de se référer à des ouvrages de référence sur la gestion de projet. Voici les points à aborder :
1. Dresser un état des lieux initial
Commencez par lister exhaustivement les actions déjà réalisées dans le cadre du projet. Cette liste permet d’éviter de perdre du temps à réfléchir sur des sujets déjà abordés.
2. Définir le planning du projet
Utilisez un diagramme de Gantt pour définir le chemin critique. Ce diagramme représente graphiquement l’avancement du projet et l’enchaînement des tâches dans le temps.
3. Identifier les livrables associés à chaque tâche
Les livrables peuvent prendre différentes formes, qu’il s’agisse de documents structurés ou de simples e-mails. Chaque tâche doit être accompagnée d’un livrable correspondant.
4. Analyser les risques liés au projet et définir les actions à entreprendre
L’analyse des risques est une étape essentielle de l’élaboration de la roadmap. Il est important d’identifier les risques potentiels et de prévoir des solutions pour les contrer.
5. Assurer une communication continue entre toutes les parties prenantes du projet
Il est crucial de tenir toutes les parties prenantes informées en permanence des derniers événements du projet. Des réunions d’avancement régulières et l’envoi d’une newsletter hebdomadaire sont de bons moyens de partager les informations.
Les outils logiciels pour la création et la gestion d’une roadmap
Il existe de nombreux outils de gestion de projet permettant de créer une roadmap. Le choix de l’outil dépend des besoins et des spécificités de chaque projet. Dans les grandes entreprises, les outils sont souvent imposés par la direction. Voici quelques exemples d’outils logiciels :
Monday.com
Cette application mobile et web est spécialement conçue pour la gestion et la planification de projets. Elle est particulièrement adaptée aux projets commerciaux tels que le marketing, la recherche et développement, et les produits.
Asana
Asana est une solution collaborative, efficace et ergonomique proposée en tant que service. Ses fonctionnalités de suivi sont très utiles, mais il est moins performant en termes de gestion budgétaire et de gestion des risques.
Clarizen
Clarizen est une solution polyvalente qui bénéficie de plus de 10 années d’expérience en tant que service. Elle est riche en fonctionnalités avancées pour la gestion de projet et convient aussi bien aux PME qu’aux grandes entreprises.
Wrike
Wrike est une solution collaborative de gestion de projet qui permet de créer des plannings avancés pour organiser les multiples tâches des équipes projet.
En conclusion, la roadmap est un outil essentiel pour piloter efficacement un projet. Elle permet de définir les objectifs, d’obtenir l’accord des parties prenantes, de faciliter la communication entre les équipes et d’optimiser la gestion du temps, des ressources et des risques. En utilisant les bons outils logiciels, la création et la gestion d’une roadmap sont facilitées, contribuant ainsi à la réussite du projet.
