Les logiciels de signature électronique jouent un rôle clé dans le processus de dématérialisation des données, particulièrement dans les échanges de documents. La signature électronique, bien que différente d’une signature manuscrite, garantit l’identité du signataire, la non-répudiation du document signé et l’intégrité de ce dernier. Ces outils facilitent les transactions et simplifient certains processus en permettant à des destinataires de signer et de parapher des documents dématérialisés. Les domaines de la vente, du marketing, des ressources humaines, du recrutement et du domaine juridique sont notamment ceux qui bénéficient de la signature électronique.
Comment fonctionne une signature électronique ?
Un système de signature électronique repose sur des mesures de sécurité informatiques issues de la cryptographie. Les entreprises utilisent des certificats numériques et recourent à l’horodatage pour valider l’authenticité des signatures électroniques. La signature numérique a une valeur légale, ce qui permet un gain de temps considérable lors de la signature de documents. Ce procédé est fréquemment utilisé pour les fichiers au format PDF, manipulables avec Adobe Acrobat Reader, mais également pour les fichiers Word, JPG ou encore XML.
Ainsi, il est possible d’envoyer des factures, des bons de commande et d’autres contrats par e-mail pour les faire signer électroniquement. Avant l’envoi, le logiciel de l’entreprise émettrice génère une empreinte composée de chiffres et de lettres pour authentifier le document. Une signature électronique nécessite un certificat électronique similaire à une carte d’identité numérique. Ce certificat, délivré par une autorité de certification tiers de confiance, contient des informations personnelles. Il s’associe à deux clés : une privée, utilisée pour signer électroniquement le document, et une publique, utilisée pour vérifier et déchiffrer cette signature numérique.
Les meilleurs outils de signature électronique
Pour signer des documents numériques, les meilleurs outils de signature électronique sont DocuSign, Adobe Sign, Yousign et Eversign.
Parmi les fonctionnalités les plus fréquentes proposées par ces solutions, on retrouve :
- Création de signatures électroniques : possibilité d’apposer différents types de signatures sur un document en les dessinant, les saisissant ou en les téléchargeant depuis différents supports tels que l’ordinateur ou le mobile.
- Stockage des documents : archivage électronique et centralisation de tous les documents sur une interface web, avec possibilité de les classer en fonction de leur statut (signé, en attente, non signé).
- Suivi des transactions : possibilité de suivre en temps réel l’avancée du processus de signature, avec des notifications lors de l’ouverture et de la signature d’un document, ainsi que la possibilité de programmer des rappels.
- Édition des documents : possibilité d’ajouter des champs spécifiques aux documents téléchargés, personnalisation des champs pour créer des modèles facilitant la réalisation et l’envoi d’autres documents similaires.
- Envoi sécurisé des documents : accès à des services sécurisés pour l’envoi de documents nécessitant une signature, avec authentification par code secret, ajout d’un mot de passe à l’ouverture du fichier, vérification par pièce d’identité ou prise de photo.
- Intégration à d’autres outils professionnels : facilité d’intégration des outils de signature électronique avec d’autres outils couramment utilisés tels que Salesforce, Google Docs, Microsoft, Dropbox, ainsi que les logiciels CRM et ERP.
Les outils de signature électronique gratuits
Eversign, DocuSign, Signaturely et Secured Signing sont des outils de signature électronique qui proposent des plans gratuits. Ces formules permettent l’envoi de 3 à 5 documents par mois maximum, ou bien uniquement la signature de documents, en fonction de la solution choisie. D’autres outils tels qu’Adobe Sign, Signaturit ou Yousign offrent une version d’essai gratuite. Ces différentes solutions proposent également des formules d’abonnement payantes adaptées aux besoins importants et récurrents en matière d’envoi de documents à signer.
En conclusion, la signature électronique est un moyen efficace de simplifier et d’accélérer les processus de signature de documents. Grâce aux meilleurs outils de signature électronique disponibles sur le marché, il est désormais plus facile que jamais de mener à bien ces transactions de manière sécurisée et professionnelle.
