Les logiciels de signature électronique sont devenus essentiels dans le processus de dématérialisation des données. Contrairement à une signature manuscrite, la signature numérique est une suite de chiffres qui garantit l’identité du signataire, la non-répudiation et l’intégrité du document. Cet outil facilite les transactions et les processus en permettant aux destinataires de signer des documents dématérialisés. La signature électronique est utilisée dans divers domaines tels que la vente, le marketing, les ressources humaines et le domaine juridique.
Comment fonctionne la signature électronique ?
La signature électronique repose sur des sécurités informatiques basées sur la cryptographie. Des certificats numériques sont utilisés pour valider l’authenticité des signatures électroniques. Cette méthode permet de gagner du temps et de signer rapidement des documents. Elle peut être utilisée pour des fichiers au format PDF, Word, JPG, XML, etc.
Avant d’envoyer un document, le logiciel de l’entreprise émettrice génère une empreinte composée de chiffres et de lettres pour authentifier le document. Cette signature nécessite un certificat électronique qui est semblable à une carte d’identité numérique. Il est délivré par une autorité de certification, un tiers de confiance. Le certificat numérique associe un document dématérialisé à deux clés : une clé privée utilisée pour signer le document et une clé publique utilisée pour vérifier et déchiffrer la signature numérique.
Les meilleurs outils de signature électronique
Pour signer des documents numériques, les meilleurs outils de signature électronique sont DocuSign, Adobe Sign, Yousign et Eversign. Ces outils offrent plusieurs fonctionnalités telles que :
- Création de signatures électroniques : possibilité d’apposer différents types de signatures sur un document en les dessinant, en les saisissant ou en les téléchargeant.
- Stockage des documents : archivage électronique et centralisation de tous les documents sur une interface web avec possibilité de les classer en fonction de leur statut.
- Suivi des transactions : possibilité de suivre en temps réel l’avancée du processus de signature et d’envoyer des notifications pour informer les personnes concernées.
- Édition des documents : possibilité d’ajouter des champs spécifiques aux documents et de les personnaliser pour faciliter la réalisation et l’envoi de documents similaires.
- Envoi sécurisé des documents : accès à des services sécurisés tels que l’authentification par code secret, l’ajout d’un mot de passe à l’ouverture du fichier ou la vérification par pièce d’identité.
- Intégration à d’autres outils professionnels : possibilité d’intégration facile avec des outils tels que Salesforce, Google Docs, Microsoft, Dropbox, CRM ou ERP.
Les outils de signature électronique gratuits
Certains outils de signature électronique tels que Eversign, DocuSign, Signaturely et Secured Signing proposent un plan gratuit. Cela permet d’envoyer jusqu’à 3 à 5 documents par mois maximum ou de signer des documents uniquement, selon la solution choisie. D’autres outils comme Adobe Sign, Signaturit ou Yousign offrent une version d’essai gratuite. Ces solutions proposent également des formules d’abonnement payantes pour des besoins plus importants et récurrents d’envoi de documents à signer.
La signature électronique est un moyen simple, rapide et sécurisé de signer vos documents. Elle vous permet de gagner du temps et d’optimiser vos processus de travail. Alors n’hésitez plus, choisissez l’outil de signature électronique qui convient le mieux à vos besoins et simplifiez vos échanges de documents !
