Choisir une solution de signature électronique
Les applications de signature électronique sont nées du processus de dématérialisation des données, en particulier pour les échanges de documents. Contrairement à la signature manuscrite, la signature numérique est une suite de chiffres qui ne peut pas être visualisée. Elle permet de garantir l’identité du signataire, la non-répudiation du document signé et l’intégrité du contenu. Ces outils sont utilisés pour faciliter les transactions et les processus en permettant à un ou plusieurs destinataires de signer des documents dématérialisés. La signature électronique est largement utilisée dans les domaines de la vente, du marketing, des ressources humaines, du recrutement et du droit.
Comment fonctionne la signature électronique ?
Un système de signature électronique repose sur des mesures de sécurité informatique basées sur la cryptographie. Des certificats numériques sont utilisés et les entreprises ont recours à l’horodatage pour valider l’authenticité des signatures électroniques. La signature numérique a une valeur légale et permet de gagner du temps en signant rapidement des documents. Ce processus de signature est couramment utilisé pour les fichiers PDF manipulés avec Adobe Acrobat Reader, ainsi que pour les fichiers Word, JPG et XML.
Il est donc possible d’envoyer par email des factures, des bons de commande et d’autres contrats à faire signer. Avant d’envoyer un document, le logiciel de l’entreprise émettrice effectue un hachage cryptographique du fichier pour générer une empreinte numérique qui garantit l’authenticité du document. Une signature électronique nécessite un certificat électronique, similaire à une carte d’identité numérique, délivré par une autorité de certification qui agit comme tiers de confiance. Ce certificat numérique permet d’associer un document dématérialisé à deux clés : une clé privée utilisée pour signer électroniquement le document, et une clé publique utilisée pour vérifier et déchiffrer la signature numérique.
Les meilleures solutions de signature électronique
Pour signer des documents numériques, les meilleures solutions de signature électronique sont DocuSign, Adobe Sign, Yousign et Eversign.
Parmi les fonctionnalités couramment proposées par ces solutions de signature électronique :
- Création de signatures électroniques : il est possible d’apposer différents types de signatures sur un document en les dessinant, en les saisissant manuellement ou en les téléchargeant. Ces actions peuvent être effectuées depuis un ordinateur ou un appareil mobile.
- Stockage des documents : ces outils permettent d’archiver électroniquement et de centraliser tous vos documents sur une interface web. Vous pouvez les classer en fonction de leur statut (signé, en attente, non signé, etc.).
- Suivi des transactions : vous pouvez suivre en temps réel l’avancement du processus de signature. Certains outils vous notifient lorsque quelqu’un ouvre un document et le signe. Il est également possible d’envoyer des notifications pour informer les personnes concernées qu’un document est prêt à être signé, ou de programmer des rappels lorsque la signature est en cours.
- Édition des documents : lorsque vous téléchargez un document, vous pouvez y ajouter des champs spécifiques. Vous avez également la possibilité de personnaliser ces champs pour créer des modèles et faciliter la création et l’envoi d’autres documents similaires.
- Envoi sécurisé des documents : des services sécurisés sont disponibles lorsque vous envoyez un document qui nécessite une signature. Il peut s’agir d’une authentification par l’envoi d’un code secret sur le téléphone du signataire, de l’ajout d’un mot de passe pour ouvrir le fichier, ou encore de la vérification de l’identité par pièce d’identité ou prise de photo.
- Intégration avec d’autres outils professionnels : ces solutions de signature électronique s’intègrent facilement à d’autres outils couramment utilisés tels que Salesforce, Google Docs, Microsoft, Dropbox, ainsi qu’aux logiciels CRM ou ERP.
Les solutions de signature électronique gratuites
Eversign, DocuSign, Signaturely et Secured Signing sont des solutions de signature électronique qui proposent un plan gratuit. Ce type de formule vous permet d’envoyer un nombre limité de documents (généralement 3 à 5) par mois ou de signer des documents uniquement, en fonction de la solution choisie. D’autres outils tels que Adobe Sign, Signaturit ou Yousign offrent également des versions d’essai gratuites. Ces différentes solutions proposent également des formules d’abonnement payantes pour répondre aux besoins plus importants et récurrents d’envoi de documents à signer.
