Qu’est-ce que la signature électronique ?
La signature électronique est un mécanisme qui garantit l’intégrité d’un document électronique et l’authentification de l’auteur, de façon similaire à une signature manuscrite sur papier. L’objectif principal de la signature électronique est triple :
- Assurer l’intégrité du document, en évitant toute altération entre la signature et la consultation ;
- Authentifier l’auteur, en garantissant son identité ;
- Fournir la preuve du consentement.
Pour atteindre ces objectifs, la signature électronique doit posséder certaines caractéristiques :
- Elle doit être authentique, permettant de retrouver l’identité du signataire de manière certaine.
- Elle doit être infalsifiable, empêchant toute usurpation d’identité.
- Elle ne peut pas être réutilisée sur un autre document.
- Une fois le document signé, il ne peut plus être modifié.
- La personne qui a signé ne peut pas contester sa signature.
La signature électronique offre la possibilité de signer des documents essentiels à votre entreprise en quelques secondes et sans contact physique. Cela inclut les contrats de travail, les factures, les bons de commande, les mandats, les compromis de vente, les devis, les documents comptables, les documents juridiques, les actes notariés, et bien d’autres encore.
Quels sont les avantages de la signature électronique ?
La signature électronique offre de nombreux avantages qui permettent de gagner du temps et de l’argent, tant pour l’expéditeur que pour le destinataire. Voici quelques-uns de ces avantages :
- Facilité d’envoi et d’échange des documents, de façon simple et rapide via un ordinateur ou un smartphone.
- Accélération de la procédure de signature, permettant de signer des documents en quelques secondes et de les parapher simultanément.
- Suivi en temps réel de l’avancement des dossiers, avec la possibilité de relancer les signataires manquants.
- Sécurisation des données dématérialisées, grâce à un tiers de confiance garantissant l’intégrité de vos données.
- Réduction des coûts liés à l’achat de papier, d’encre, d’impression et d’envoi des documents à signer.
- Automatisation des processus une fois le document signé.
- Amélioration des conditions de vie des salariés et des clients, en leur permettant d’utiliser la signature électronique pour leurs démarches administratives courantes, ce qui libère du temps et contribue à leur satisfaction.
Intégrer la signature électronique dans votre organisation est une première étape importante dans votre transformation numérique. Cela vous permet de repenser certains aspects de votre fonctionnement, d’améliorer votre image auprès des clients et de vous démarquer de vos concurrents.
Quelle est sa valeur juridique ?
La signature électronique a une valeur légale réelle. Selon l’article 1366 du Code civil français, l’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, à condition que la personne qui l’a émis puisse être dûment identifiée et que son intégrité soit garantie.
Cependant, tous les types de signature électronique n’ont pas le même degré de force probante. Selon le niveau de signature électronique, la fiabilité de l’identité du signataire et la sécurité du dispositif de création de signature peuvent varier.
Par exemple, selon le décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017, seul le niveau le plus élevé (la signature électronique qualifiée) bénéficie de la même valeur que la signature manuscrite.
La signature électronique manuscrite (dessinée ou scannée) a une certaine valeur et permet d’identifier clairement son auteur, mais elle n’a pas la même force probante que la signature électronique qualifiée.
Pour les entreprises, il est recommandé d’utiliser des niveaux de signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié, car ils garantissent l’identité des signataires et respectent la réglementation européenne sur la protection des données (RGPD).
Quel type de signature électronique utiliser ?
Le choix du niveau de signature électronique dépend de l’usage et de l’enjeu du document à signer. Plus le niveau de fiabilité de la signature est élevé, plus il sera difficile de contester la validité de l’acte signé et des engagements qu’il contient.
Voici les différents niveaux de sécurité définis par le règlement eIDAS :
- Signature électronique simple : utilisée pour simplifier des processus internes nécessitant une signature, mais avec une valeur juridique limitée.
- Signature électronique avancée : la plus couramment utilisée par les entreprises, elle permet d’identifier le signataire, de lier la signature à son auteur et de garantir l’intégrité de l’acte signé.
- Signature électronique avancée reposant sur un certificat de signature électronique qualifié : ce niveau de signature assure l’identité du signataire par un processus spécifique et utilise un certificat de signature électronique qualifié conforme au règlement eIDAS.
- Signature électronique qualifiée : le niveau le plus robuste du point de vue technique et juridique, équivalent à la signature manuscrite. Elle nécessite l’acquisition d’un certificat de signature électronique et d’un dispositif qualifié de création de signature électronique.
Le choix du niveau de signature dépendra de l’analyse des risques de litige et de l’importance de l’authentification dans chaque cas.
En conclusion, la signature électronique est aujourd’hui un outil essentiel pour les entreprises. Elle offre de nombreux avantages en termes de productivité et de sécurité des documents. La valeur juridique de la signature électronique est réelle, mais elle dépend du niveau de fiabilité de la signature utilisée. Il est recommandé d’opter pour des niveaux de sécurité élevés, tels que la signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié, pour garantir l’authenticité des documents signés.
