Qu’est-ce que la signature électronique ?
La signature électronique est un mécanisme qui assure l’intégrité d’un document électronique et l’authentification de son auteur, garantissant ainsi sa non répudiation, tout comme une signature manuscrite le fait pour un document papier.
L’objectif principal de la signature électronique est triple :
- Garantir l’intégrité du document, en s’assurant qu’il n’a pas été altéré depuis sa signature.
- Authentifier l’auteur de la signature, en vérifiant son identité.
- Apporter la preuve du consentement.
Pour cela, elle doit présenter les caractéristiques suivantes :
- Authentique : l’identité du signataire doit être certaine.
- Infalsifiable : une personne ne peut pas se faire passer pour une autre.
- Non réutilisable : la signature est liée au document signé et ne peut être déplacée sur un autre document.
- Inaltérable : une fois le document signé, il est impossible de le modifier.
- Irrévocable : le signataire ne peut pas contester sa signature.
La signature électronique permet de signer instantanément et sans contact physique des documents essentiels au bon fonctionnement des entreprises, tels que les contrats de travail, les factures, les bons de commande, les mandats, les compromis de vente, les devis, les documents comptables, les documents juridiques, les actes notariés, etc.
Quels sont les avantages de la signature électronique ?
La signature électronique permet d’économiser du temps et de l’argent, et représente un outil précieux pour augmenter la productivité, aussi bien pour l’expéditeur que pour le destinataire. Elle contribue à :
- Faciliter l’envoi et l’échange de documents, depuis un ordinateur ou un smartphone.
- Accélérer la procédure de signature, en quelques secondes seulement.
- Suivre en temps réel l’avancement des dossiers, avec la possibilité de relancer les personnes qui n’ont pas encore signé.
- Sécuriser les données dématérialisées, grâce à un tiers de confiance qui garantit l’intégrité des informations.
- Faire des économies sur le papier, l’encre, l’impression et les frais d’envoi.
- Automatiser les processus, en lançant des traitements ou des actions une fois le document signé.
- Améliorer les conditions de vie des salariés et des clients, en leur permettant de gérer leurs démarches administratives plus facilement.
Intégrer la signature électronique dans une entreprise est un premier pas vers la transformation numérique. Cela offre l’opportunité de repenser certains aspects du fonctionnement et de se démarquer de la concurrence en améliorant l’image auprès des clients.
Quelle est sa valeur juridique ?
La signature électronique possède une valeur légale réelle et ne peut être refusée par un juge au seul motif qu’elle est électronique. Selon l’article 1366 du Code civil, elle a la même force probante que l’écrit sur support papier, à condition que l’identité de son émetteur puisse être dûment identifiée et que son intégrité soit garantie.
Cependant, tous les types de signatures électroniques n’ont pas le même degré de force probante. Selon l’article 1367 du Code civil, la signature électronique consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification, de manière à garantir son lien avec l’acte auquel elle est apposée. La fiabilité de ce procédé est présumée, sauf preuve contraire, lorsque l’identité du signataire est assurée et l’intégrité de l’acte est garantie, conformément aux conditions fixées par décret.
Ainsi, selon le décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017, seule la signature électronique qualifiée bénéficie de la même valeur que la signature manuscrite.
En revanche, la signature électronique manuscrite (dessinée ou scannée) n’a pas la même force probante, bien qu’elle permette d’identifier clairement son auteur. Pour les commandes publiques, une signature électronique avancée répond aux conditions requises.
Depuis le 1er juillet 2016, le règlement eIDAS a fourni un cadre légal et pratique à l’utilisation de la signature électronique et a harmonisé les règles à travers l’Union européenne, définissant quatre niveaux de sécurité : simple, avancé, avancé reposant sur un certificat de signature électronique qualifié, et qualifié.
Les niveaux “avancé reposant sur un certificat de signature électronique qualifié” et “qualifié”, qui font intervenir un tiers de confiance, sont les plus recommandés pour les entreprises. Ils sont fiables devant les tribunaux, garantissent l’identité des signataires et respectent le RGPD.
Quel type de signature électronique utiliser ?
Le choix du niveau de signature dépend de l’usage et de l’enjeu du document à signer. Il est conseillé de réaliser une analyse des risques de litige pour déterminer le niveau de signature nécessaire.
- La signature électronique simple (niveau 1) est utilisée dans des processus internes où la signature est indispensable, mais sa valeur juridique est limitée.
- La signature électronique avancée (niveau 2) est couramment utilisée par les entreprises. Elle permet d’identifier le signataire, de lier la signature à son auteur et de garantir l’intégrité de l’acte signé.
- La signature électronique avancée reposant sur un certificat de signature électronique qualifié (niveau 3) permet de s’assurer de l’identité du signataire grâce à un processus spécifique de vérification.
- La signature électronique qualifiée (niveau 4) est la plus robuste sur les plans technique et juridique. Elle nécessite l’acquisition d’un certificat de signature électronique et d’un dispositif de création de signature qualifié.
La signature qualifiée est généralement réservée aux documents nécessitant une authentification forte, tels que les actes notariés.
Il est possible de consulter la liste des prestataires de services de confiance qualifiés conformément au règlement eIDAS pour choisir un prestataire délivrant un certificat qualifié en France ou dans un autre État membre.
