La signature électronique est devenue un outil essentiel dans notre monde numérique en constante évolution. Mais qu’est-ce que la signature électronique exactement ?
Qu’est-ce que la signature électronique ?
La signature électronique est un mécanisme qui garantit l’intégrité d’un document électronique et l’authentification de son auteur, de manière à éviter toute remise en question (on parle de non-répudiation), similaire à la signature manuscrite d’un document papier.
L’objectif principal de la signature électronique est triple :
- Garantir l’intégrité du document, c’est-à-dire s’assurer qu’il n’a pas été altéré après sa signature.
- Authentifier l’auteur du document, en vérifiant son identité.
- Apporter la preuve du consentement de l’auteur.
Pour atteindre ces objectifs, la signature électronique doit présenter certaines caractéristiques :
- Elle doit être authentique : l’identité du signataire doit être certaine.
- Elle doit être infalsifiable : il est impossible pour une personne de se faire passer pour quelqu’un d’autre.
- Elle doit être non réutilisable : la signature fait partie intégrante du document signé et ne peut être déplacée sur un autre document.
- Elle doit être inaltérable : une fois le document signé, il ne peut plus être modifié.
- Elle doit être irrévocable : la personne qui a signé ne peut plus contester sa signature.
La signature électronique permet de signer en quelques secondes et sans contact physique des documents essentiels au bon fonctionnement des entreprises, tels que les contrats de travail, les factures, les bons de commande, les mandats et compromis de vente, les devis, les documents comptables, les documents juridiques, les actes notariés, etc.
Quels sont les avantages de la signature électronique ?
La signature électronique présente de nombreux avantages qui permettent d’économiser du temps et de l’argent pour toutes les parties impliquées. Elle contribue à la productivité en simplifiant l’envoi et l’échange des documents, en accélérant les procédures de signature, en permettant de suivre en temps réel l’avancement des dossiers et en sécurisant les données dématérialisées.
Elle permet également de faire des économies sur l’achat de papier, d’encre et d’impression des documents à signer, ainsi que sur les frais d’envoi ou de déplacement. De plus, elle offre la possibilité d’automatiser les processus une fois le document signé, améliorant ainsi les conditions de vie des salariés et des clients en leur permettant de gérer leurs démarches administratives courantes plus facilement.
Intégrer la signature électronique dans votre organisation est un premier pas vers votre transformation numérique. C’est une véritable opportunité de repenser certains aspects du fonctionnement de votre entreprise. La plupart des logiciels de signature électronique offrent des possibilités d’intégration à vos outils existants, ce qui améliore votre image auprès de vos clients et vous démarque de vos concurrents.
Quelle est sa valeur juridique ?
La signature électronique a une valeur légale réelle. Selon l’article 1366 du Code civil français, l’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, à condition que l’identité de la personne qui l’émette puisse être dûment identifiée et que son intégrité soit garantie.
Cependant, tous les types de signature électronique ne disposent pas du même degré de force probante. Selon l’article 1367 du Code civil, la signature électronique doit être créée avec un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache, l’identité du signataire doit être assurée et l’intégrité de l’acte doit être garantie.
Ainsi, seul le niveau le plus élevé, la signature électronique qualifiée, bénéficie de la même valeur que la signature manuscrite. En revanche, la signature électronique manuscrite (dessinée par le signataire ou une image scannée) et la signature scannée ont une valeur moindre, même si elles permettent d’identifier clairement leur auteur.
En ce qui concerne la commande publique, une signature électronique avancée répond à toutes les exigences légales.
Depuis le 1er juillet 2016, le règlement eIDAS a fourni un cadre légal et pratique pour l’utilisation de la signature électronique, harmonisant les règles régissant les signatures à l’échelle de l’Union européenne.
Le règlement eIDAS définit quatre niveaux de sécurité : simple, avancé, avancé reposant sur un certificat de signature électronique qualifié et qualifié. Les niveaux “avancé reposant sur un certificat de signature électronique qualifié” et “qualifié”, qui font intervenir un tiers de confiance, sont les plus recommandés pour les entreprises, car ils garantissent l’identité des signataires tout en respectant le règlement général sur la protection des données (RGPD).
Quel type de signature électronique utiliser ?
Le choix du niveau de signature dépend de l’usage et de l’enjeu du document à signer. Plus le niveau de fiabilité est élevé, plus il sera difficile de contester la validité de l’acte signé en cas de litige. Il est donc recommandé de réaliser une analyse des risques pour déterminer le niveau de signature nécessaire.
La signature électronique simple (niveau 1) est utilisée pour des processus internes où la signature est indispensable, mais elle a une valeur juridique limitée. Elle ne garantit pas l’intégrité des données signées ni l’identité du signataire. Elle peut néanmoins servir de commencement de preuve par écrit.
La signature électronique avancée (niveau 2) est la plus couramment utilisée par les entreprises. Elle permet d’identifier le signataire, de lier la signature à son auteur et de garantir l’intégrité de l’acte signé. Dans certains cas, le signataire est invité à télécharger sa pièce d’identité sur la plateforme du prestataire de signature électronique pour effectuer des contrôles et authentifier son identité.
La signature électronique avancée reposant sur un certificat de signature électronique qualifié (niveau 3) permet de vérifier l’identité du signataire par un processus spécifique. Elle repose sur l’utilisation d’un certificat de signature électronique qualifié conforme au règlement eIDAS, délivré par un prestataire de services de confiance. Le prestataire doit vérifier l’identité du signataire, soit lors d’une rencontre physique, soit via un service de vérification d’identité à distance certifié.
La signature électronique qualifiée (niveau 4) est la plus robuste sur les plans technique et juridique. Elle nécessite l’acquisition d’un certificat de signature électronique, afin de valider l’identité du signataire, et l’utilisation d’un dispositif qualifié de création de signature électronique (ou clé de signature). Seule cette signature est l’équivalent de la signature manuscrite. Elle est généralement utilisée pour des documents nécessitant une authentification fondamentale, comme les actes notariés.
Il est important de choisir le niveau de signature adapté en fonction des exigences légales et de l’importance de l’acte à signer. La Commission européenne met à disposition une liste des prestataires de services de confiance qualifiés conformément au règlement eIDAS pour faciliter ce choix.
En conclusion, la signature électronique est devenue un outil incontournable dans notre société numérique. Elle offre de nombreux avantages en termes de productivité, de sécurité et d’économies. Il existe différents niveaux de signature électronique, chaque niveau ayant des exigences légales spécifiques. Il est essentiel de choisir le niveau adapté en fonction de l’usage et de l’enjeu du document à signer. La signature électronique qualifiée est la plus robuste et équivaut à une signature manuscrite. Alors, n’attendez plus et profitez des nombreux bénéfices de la signature électronique pour votre entreprise !
