L’utilisation de la signature manuscrite, de la signature électronique et de la signature numérique fait partie de notre quotidien. Bien que ces concepts soient liés, ils ne sont pas synonymes les uns des autres. Dans cet article, nous allons définir et distinguer ces termes afin de mieux comprendre leurs différences. Nous explorerons également les avantages et les inconvénients de la signature manuscrite traditionnelle, ainsi que les raisons de donner la priorité aux solutions de signatures électroniques.
Qu’est-ce qu’une signature manuscrite ?
La signature manuscrite traditionnelle est une signature appliquée avec un stylo ou un crayon sur un document physique, comme une feuille de papier. Depuis des décennies, les signatures manuscrites sont utilisées tant par les particuliers que par les entreprises pour les contrats et autres documents officiels. En général, lorsque l’on parle de signature, c’est la signature manuscrite qui nous vient à l’esprit en premier.
La signature électronique
La signature électronique reproduit le but et la signification d’une signature manuscrite, mais de manière numérique. Grâce à une plateforme de signature électronique, un logiciel peut créer et appliquer une signature électronique à un document numérique. Dans ce domaine, il existe trois types de signatures électroniques généralement reconnus, chacun ayant ses propres normes :
La signature électronique simple : il s’agit de la forme la plus basique de signature électronique. Elle ne nécessite pas de normes de sécurité spécifiques. Par exemple, coller une image de votre signature manuscrite au format .jpg dans un document Word est un exemple de signature électronique simple. Cependant, elle est moins fiable en termes de validité légale et d’applicabilité.
La signature électronique avancée (AES) : ce type de signature électronique comprend des normes d’authentification et de sécurité qui permettent de vérifier l’identité du signataire et l’authenticité de la signature. Il s’agit du type de signature électronique le plus couramment utilisé.
La signature électronique qualifiée (QES) : ce type de signature comprend les normes de sécurité de l’AES, mais avec une étape supplémentaire. La signature doit inclure un certificat numérique provenant d’un fournisseur de services de confiance qualifié pour vérifier la signature.
Enfin, la signature numérique est une technologie de cryptage/décryptage qui prend en charge la sécurité de l’AES et du QES. Elle ne doit pas être confondue avec les termes précédemment mentionnés, car elle ne s’agit pas d’une signature à proprement parler.
Les inconvénients des signatures manuscrites
Ces dernières années, l’adoption de la signature électronique a augmenté, car de plus en plus d’organisations sont confrontées aux défis et aux inconvénients liés à l’utilisation de signatures physiques. Voici quelques-uns des inconvénients des signatures manuscrites traditionnelles :
Délai d’exécution : les processus physiques sont plus lents que les processus numériques. L’envoi de documents physiques, l’organisation de réunions en personne pour examiner les contrats et la conservation des archives papier augmentent le temps nécessaire pour finaliser les documents.
Coût : en plus du temps, les processus physiques impliquent des coûts supplémentaires tels que l’achat de papier, l’impression et le stockage.
Destinataires : avec la signature électronique, une organisation peut envoyer le même document à plusieurs destinataires pour signature. Les signataires peuvent signer simultanément ou à leur convenance, ce qui facilite grandement les processus complexes.
Conservation et récupération des documents : en conservant une copie papier, vous exposez votre organisation à un risque accru d’erreur humaine ou d’endommagement des archives.
Responsabilité sociale : choisir la signature électronique est également un choix plus écologique, réduisant ainsi la quantité de papier utilisée dans vos processus.
Principales raisons de donner la priorité aux solutions de signatures électroniques
Voici quelques avantages clés qui justifient pourquoi de plus en plus d’organisations privilégient les solutions de signatures électroniques :
Signer n’importe où, n’importe quand : grâce aux solutions de signature électronique, les signataires peuvent signer des documents à distance, que ce soit en ligne ou hors ligne, à la maison ou au bureau.
Technologie adaptée aux appareils portables : les solutions de signature électronique sont conçues pour être compatibles avec tous les types d’appareils portables, y compris les smartphones et les tablettes.
Modèles réutilisables de signature électronique : vous pouvez tirer parti de modèles de documents réutilisables et d’outils d’automatisation pour rationaliser votre processus de signature.
Flux de travail numériques : les signatures électroniques sont essentielles pour maintenir la continuité des activités et permettre la collaboration à distance.
Signature sécurisée : les solutions de signature électronique offrent un niveau élevé d’assurance d’identité grâce à des options de vérification et d’authentification biométrique. De plus, la technologie de signature numérique et les sceaux d’inviolabilité protègent le document entre les signataires.
Conformité : les solutions de signature électronique, comme OneSpan Sign, sont conformes aux normes ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, ISO/IEC 27018, SOC 2 Type II, HIPAA, FedRAMP et à d’autres exigences strictes.
Comment ajouter une signature à vos documents électroniques ?
Le processus de signature électronique est simple et efficace. Voici les principales étapes pour ajouter une signature à vos documents électroniques en utilisant la solution de signature OneSpan Sign :
Ouvrez l’invitation par courriel dans votre boîte de réception et cliquez sur le bouton pour accéder au document dans OneSpan Sign.
Remplissez éventuellement un formulaire de divulgation et de consentement relatif à la signature électronique. Cochez la case indiquant que vous avez lu le document, puis cliquez sur “Accepter” pour passer au document suivant.
Dans l’interface utilisateur, vous verrez un aperçu de chaque document à signer. Cliquez sur le champ “Signature” pour insérer votre signature. Vous devrez peut-être remplir d’autres champs de formulaire si nécessaire.
Répétez cette étape pour tous les documents à signer, puis cliquez sur “Confirmer” dans le menu.
Félicitations ! Vous avez maintenant appliqué avec succès une signature électronique à votre document en utilisant OneSpan Sign !
Foire aux questions sur les signatures électroniques
Les signatures électroniques sont-elles légales ?
Oui, les signatures électroniques et les outils de signature électronique sont légalement valables pour la signature de documents, de transactions électroniques ou d’autres contrats. Plus de 60 pays ont adopté des lois sur les signatures électroniques pour réglementer leur utilisation. Voici quelques exemples notables de lois sur la signature électronique : l’ESIGN Act aux États-Unis, l’UETA (Universal Electronic Transaction Act) aux États-Unis, et le règlement eIDAS dans l’Union européenne.
Quand faut-il utiliser une signature manuscrite plutôt qu’une signature électronique ?
Dans la plupart des cas, une signature électronique peut remplacer une signature manuscrite. Cependant, il existe des exceptions. Il est important de se conformer aux exigences légales et réglementaires en vigueur dans votre pays. Par exemple, dans les cas où un notaire est requis, une signature électronique peut ne pas être acceptable. Cependant, de nombreuses réglementations ont été mises en place pour permettre la notarisation en ligne à distance, même si ces réglementations peuvent varier en fonction des lois locales.
OneSpan Sign peut-il appliquer ma signature comme une signature manuscrite ?
OneSpan Sign permet aux organisations de numériser leurs processus en utilisant des signatures électroniques sécurisées et fiables. Bien qu’il s’agisse d’une solution de signature électronique, OneSpan Sign propose également une fonctionnalité permettant aux signataires de téléverser une image de leur signature manuscrite (format .jpg ou .png). De plus, les signataires peuvent choisir de dessiner leur signature en utilisant leur doigt ou un stylet sur un écran tactile.
Pour en savoir plus sur l’utilisation de signatures électroniques pour tous vos documents numériques et accords importants, consultez les ressources disponibles sur le site OneSpan Sign.
