Avant de plonger dans le monde de la signature manuscrite en ligne, il est important de comprendre les différences entre les différents types de signatures. La signature manuscrite, la signature électronique et la signature numérique sont des concepts liés, mais ils ne sont pas synonymes les uns des autres.
Qu’est-ce qu’une signature manuscrite ?
La signature manuscrite traditionnelle utilisait de l’encre appliquée à l’aide d’un stylo ou d’un crayon sur du papier. Pendant des décennies, les signatures manuscrites ont été largement utilisées par les particuliers et les entreprises pour les contrats et les documents. C’est généralement la première chose à laquelle on pense lorsqu’on parle de signature.
Signature électronique
La signature électronique reproduit l’objectif et la signification d’une signature manuscrite, mais de manière numérique. Grâce à une plateforme de signature électronique, un logiciel peut créer et appliquer une signature électronique à un document numérique. Il existe trois types de signatures électroniques généralement reconnues, chacune ayant ses propres normes.
- La signature électronique simple : il s’agit de la forme la plus basique de signature électronique, avec peu de normes de sécurité. Par exemple, une image de votre signature manuscrite collée dans un document Word.
- La signature électronique avancée (AES) : offre des normes d’authentification et de sécurité plus élevées pour vérifier l’identité du signataire et l’authenticité de la signature. C’est le type de signature électronique le plus couramment utilisé.
- La signature électronique qualifiée (QES) : combine les normes de sécurité de l’AES avec une étape supplémentaire. La signature doit inclure un certificat numérique d’un fournisseur de services de confiance qualifié pour vérifier la signature.
Enfin, la signature numérique ne correspond pas réellement à une signature. Il s’agit d’une technologie de cryptage/décryptage qui renforce la sécurité de l’AES et du QES.
Les avantages des signatures électroniques
Au fil des ans, les signatures électroniques se sont révélées être une alternative pratique et fiable aux signatures manuscrites. Voici pourquoi :
Rapidité d’exécution
Les processus numériques sont beaucoup plus rapides que les processus physiques. Les tâches telles que l’envoi de documents papier, l’organisation de réunions en personne pour examiner les contrats et la copie de documents sont éliminées grâce à la signature électronique.
Réduction des coûts
L’achat de papier, l’impression de chaque page et le stockage des documents physiques génèrent des coûts supplémentaires. Les processus numériques permettent d’économiser de l’argent en éliminant ces coûts.
Flexibilité des destinataires
Un logiciel de signature électronique permet d’envoyer le même document à signer à plusieurs destinataires. Les signataires peuvent signer simultanément ou à leur propre rythme, ce qui facilite grandement le processus.
Conservation et récupération des documents
La conservation d’une copie papier du contrat expose votre organisation à des risques d’erreur humaine ou de perte. Avec la signature électronique, vous pouvez facilement récupérer et stocker des copies numériques de vos contrats.
Responsabilité sociale
La signature électronique est plus respectueuse de l’environnement que l’utilisation de processus papier. Elle permet de réduire considérablement la consommation de papier et de contribuer à un modèle d’entreprise plus durable.
Les raisons de choisir les solutions de signature électronique
Si vous envisagez d’adopter une solution de signature électronique, voici quelques raisons de prioriser cette option :
- Signer n’importe où, n’importe quand : grâce à des solutions comme OneSpan Sign, vous pouvez signer vos documents en ligne ou hors ligne, à tout moment et en tout lieu.
- Technologie adaptée aux appareils portables : OneSpan Sign est compatible avec tous les types d’appareils portables, y compris les smartphones et les tablettes.
- Modèles réutilisables : exploitez des modèles de documents réutilisables et automatisez votre processus de signature.
- Flux de travail numériques : les signatures électroniques sont essentielles pour les processus numériques, permettant de maintenir une continuité des activités même à distance.
- Sécurité des signatures : OneSpan Sign offre un niveau élevé d’assurance d’identité avec des options de vérification d’identité et d’authentification biométrique.
- Conformité : OneSpan Sign est conforme à plusieurs normes de sécurité et exigences strictes.
Comment ajouter une signature à vos documents électroniques
Si vous vous demandez comment utiliser une solution de signature électronique telle que OneSpan Sign, voici un aperçu du processus :
- Ouvrez l’invitation reçue par e-mail pour accéder au document à signer dans OneSpan Sign.
- Remplissez éventuellement un formulaire de divulgation et de consentement à la signature électronique.
- Visualisez chaque document à signer dans le menu de l’interface utilisateur.
- Insérez votre signature électronique en cliquant sur le champ “Signature” et en fournissant les informations requises.
- Répétez cette étape pour chaque document à signer.
- Cliquez sur “Confirmer” dans le menu pour finaliser le processus.
Félicitations ! Vous avez maintenant appliqué avec succès une signature électronique à vos documents grâce à OneSpan Sign !
FAQ sur les signatures électroniques
Les signatures électroniques sont-elles légales ?
Oui, les signatures électroniques sont légales dans de nombreux pays. Des lois spécifiques ont été adoptées pour réglementer leur utilisation, comme l’ESIGN Act aux États-Unis ou le règlement eIDAS dans l’Union européenne.
Quand faut-il privilégier une signature manuscrite plutôt qu’une signature électronique ?
Dans la plupart des cas, une signature électronique peut remplacer une signature manuscrite. Cependant, il existe des exceptions. Par exemple, dans des situations nécessitant l’intervention d’un notaire. Toutefois, de nombreuses réglementations ont été mises en place pour permettre la notarisation en ligne à distance, même si certaines peuvent avoir expiré. Il est donc important de se conformer aux lois locales.
OneSpan Sign peut-il reproduire ma signature manuscrite ?
OneSpan Sign est principalement axé sur les signatures électroniques sécurisées. Cependant, il offre la possibilité aux signataires de téléverser une image de leur signature manuscrite au format .jpg ou .png pour une utilisation dans les documents. De plus, les signataires peuvent également dessiner leur signature en utilisant leur doigt ou un stylet sur un écran tactile pour créer une signature en temps réel.
N’hésitez plus et adoptez la signature électronique pour simplifier vos processus et gagner en efficacité !
