Dans le cadre de votre activité professionnelle, vous recevez régulièrement un grand nombre de visiteurs sur vos sites. Qu’il s’agisse de candidats, de commerciaux, de clients, d’auditeurs ou de fournisseurs, ces personnes sont exposées à des risques d’accidents, car elles ne connaissent pas les règles et spécificités de vos installations. De plus, si les consignes d’accès à certaines zones ne leur sont pas suffisamment expliquées, cela pourrait impacter la sécurité stratégique de votre entreprise.
Alors, comment bien gérer les déplacements des visiteurs sur votre site pour éviter les accidents et empêcher l’accès à des informations sensibles ?
Accueil sécurité des visiteurs : quelles sont vos obligations ?
En tant que responsable de la sécurité au sein de votre entreprise, vous êtes soumis à des obligations réglementaires pour assurer la sécurité des visiteurs. Il est essentiel de faciliter leur évacuation et l’intervention des secours en cas de besoin. Vous devez également être en mesure de connaître la liste des visiteurs présents sur votre site. En cas de non-respect de ces conditions, votre responsabilité peut être engagée et vous pouvez faire l’objet de poursuites pénales.
Le registre visiteurs : une question de traçabilité
Le registre visiteurs est généralement sous la forme d’un formulaire d’enregistrement pour chaque visiteur. Il contient des informations importantes telles que leur nom, prénom, coordonnées et l’entreprise qu’ils représentent.
Ce registre visiteurs vous permet de :
- Limiter l’accès à votre site aux personnes non autorisées,
- Savoir qui est présent ou non parmi les visiteurs,
- Faciliter la rédaction de vos procédures grâce aux informations collectées sur le nombre de visiteurs présents chaque jour.
Cependant, le registre visiteurs papier présente certaines limites. Il peut arriver que des informations soient manquantes en raison de difficultés de lecture des éléments renseignés par les visiteurs. De plus, le formulaire peut ne pas être compris, notamment si vous accueillez des visiteurs de différentes langues. Enfin, en cas d’urgence, il peut être difficile, voire impossible, de savoir en temps réel quels visiteurs sont présents sur votre site.
L’accueil sécurité : la diffusion des consignes aux visiteurs
Une fois que les visiteurs ont signé le registre, il est crucial de leur faire prendre connaissance des règles de sécurité de votre site.
Chaque entreprise dispose généralement d’un guide de sécurité pour les visiteurs, souvent sous forme papier ou PPT. Ce guide est régulièrement mis à jour et partagé avec chaque nouveau visiteur pour qu’il comprenne les mesures de sécurité à respecter. Il peut inclure :
- L’enregistrement à l’accueil dans un registre papier ou la remise d’un badge,
- Les différentes modalités d’accès au site (piétons, véhicules légers, véhicules lourds),
- Les règles d’accès aux différentes zones (ateliers, etc.),
- Les équipements de protection individuelle nécessaires en fonction des zones visitées,
- Les règles spécifiques à chaque zone en fonction de l’activité,
- Le plan d’évacuation,
- Le plan de circulation avec les zones à risques,
- Les mesures à prendre en cas d’accident.
Chaque visiteur doit prendre connaissance de ces consignes dès son arrivée sur le site. Un questionnaire à choix multiples peut accompagner le guide pour vérifier la bonne compréhension des consignes par les visiteurs.
Les clés du succès de l’accueil sécurité des visiteurs
Un accueil sécurité efficace pour les visiteurs représente une alternative aux traditionnels guides de sécurité. Il s’agit de transmettre les règles de sécurité en vigueur sur votre site afin d’éviter toute situation dangereuse pendant leur visite, quelle que soit sa durée, et de vérifier qu’elles ont bien été assimilées.
L’accueil sécurité des visiteurs revêt une importance capitale pour garantir leur sécurité, mais également pour préserver la réputation et l’image de marque de votre entreprise. Il est donc essentiel de veiller à :
- Coupler la gestion de l’accueil sécurité des visiteurs au registre des entrées et des sorties,
- Faciliter l’accès au formulaire d’enregistrement,
- Proposer un formulaire d’enregistrement clair et accessible,
- Adapter rapidement les consignes en fonction de l’actualité de votre entreprise,
- Offrir un accueil sécurité en plusieurs langues,
- S’assurer de la bonne compréhension des consignes par les visiteurs grâce à un questionnaire,
- Analyser les données collectées.
Et si vous pouviez organiser l’accueil sécurité des visiteurs et le registre des entrées et des sorties dans un seul outil ? Cela pourrait être la solution idéale pour votre entreprise.
