Imaginez-vous, chères amies, que même les notaires ont embrassé la digitalisation de leur profession ! La dématérialisation des actes authentiques notariés est devenue monnaie courante en France depuis plus de dix ans. Les études notariales ont désormais recours à l’acte authentique électronique (AAE). Mais qu’est-ce que cela signifie réellement ? Quels sont les avantages et les inconvénients pour ces professionnels du droit ? Faisons le point ensemble.
Acte authentique électronique (AAE) : qu’est-ce que c’est ?
En vertu de la loi du 13 mars 2000 et du décret d’application du 10 août 2005, un acte notarié authentique peut être établi et signé sur support électronique, tel qu’une tablette numérique. L’acte authentique électronique (AAE) conserve toutes ses qualités juridiques. En effet, selon l’article 1366 du Code civil, l’AAE a exactement la même valeur que l’acte écrit sur support papier, à savoir :
- Une date certaine : celle-ci est incontestable (car officielle et opposable à tous) et permet de faire valoir ses droits.
- Une force probante : le fond et la forme du contenu de l’acte ayant été validés par la signature du notaire, l’acte authentique constitue une preuve incontestable.
- Une force exécutoire : l’acte authentique a la même valeur juridique qu’une décision judiciaire, que ce soit en France ou en Europe.
Mais pour que ces actes authentiques électroniques aient une valeur légale, ils doivent respecter les conditions fixées par la réglementation en matière de :
- Utilisation d’un procédé de signature électronique qualifiée : le notaire doit utiliser une clé Real, une clé informatique cryptée ressemblant à une clé USB. Cette clé garantit l’authenticité de l’acte en certifiant la signature et en la rendant inviolable.
- Établissement et conservation de chaque acte avec une sécurité renforcée : les actes authentiques sur support électronique doivent être transmis, enregistrés et conservés au MICEN (Minutier central électronique des notaires de France), un serveur sécurisé contrôlé par le Conseil Supérieur du Notariat (CSN). Grâce à ce coffre-fort électronique, l’acte n’est accessible qu’au notaire signataire, qui peut le consulter ou en éditer des copies à tout moment.
Saviez-vous que le premier acte authentique électronique a été signé en 2008 ? C’était le début d’une révolution dans le monde du notariat !
La procédure de signature d’un acte authentique sur support électronique
La signature d’un AAE se déroule de la manière suivante :
- Avant le rendez-vous avec les clients, le notaire rédige l’acte en utilisant le logiciel habituel de rédaction, comme il le fait pour les actes authentiques sur papier. Il scanne également les pièces annexes pour les joindre à l’acte.
- Lors de la signature dans l’office notarial, l’acte est projeté sur un écran, ce qui permet aux différentes parties prenantes de le lire et de le comprendre. Le notaire en fait la lecture.
- D’éventuelles modifications peuvent être apportées en temps réel.
- Une fois le contenu de l’acte et des annexes validé par le notaire, les clients signent directement sur une tablette numérique. Une signature unique suffit, sans besoin de parapher et de signer chaque page.
- Ensuite, le notaire appose sa signature électronique sécurisée avec la clé Real pour authentifier l’acte.
- L’acte est automatiquement envoyé, enregistré et conservé au MICEN. En plus de la copie papier, les différentes parties peuvent obtenir une copie de l’acte par voie électronique.
Actes authentiques électroniques : les nouvelles pratiques
Mes amies, la digitalisation transforme en profondeur le monde du notariat. De nouvelles pratiques voient le jour :
- L’Acte authentique électronique à distance (AAED) : grâce à des systèmes de visioconférence agréés, les notaires peuvent faire signer des actes depuis leur office respectif en présence de leurs clients.
- L’Acte authentique par comparution à distance (AACD) : cette mesure exceptionnelle a été mise en place au début de la crise sanitaire pour permettre aux notaires de continuer leur activité même en plein confinement, notamment pour les donations simples et les ventes en l’état futur d’achèvement (VEFA). Elle a pris fin en août 2020.
- Procuration notariée avec comparution à distance : instaurée par un décret de novembre 2020, cette pratique permet à un notaire d’établir des procurations authentiques sur support électronique, même lorsque les parties prenantes ne sont pas présentes dans son office.
La révolution numérique est en marche dans le notariat, mes chères amies ! Elle ouvre la voie à une véritable évolution de cette profession à court et moyen terme.
Avantages et inconvénients de l’AAE
Pour les notaires et leurs clients, l’AAE présente de nombreux avantages :
- Une exécution plus rapide des transactions : la signature d’un acte authentique électronique permet de réduire considérablement le temps nécessaire, passant de vingt minutes pour un acte papier à seulement quelques minutes.
- Une gestion et une modification des actes facilitées et accélérées en cours de signature.
- Des échanges fluidifiés entre les notaires et leurs clients grâce à l’envoi électronique des documents.
- Une sécurité accrue (juridique, de transfert, de conservation…) des actes authentiques grâce à des outils performants tels que la clé Real et le MICEN.
- Une meilleure accessibilité des données, centralisées sur un serveur sécurisé. Cela permet d’optimiser l’espace de stockage en réduisant les archives papier et de garantir l’intégrité des documents.
- Une réduction de l’impact environnemental grâce à la diminution des impressions papier.
Cependant, mes amies, il faut reconnaître que ces nouvelles pratiques demandent aux professionnels du droit de se familiariser avec les outils digitaux agréés par le CSN. La maîtrise de ces outils n’est pas innée et les études notariales doivent donc se former en permanence pour s’adapter à la digitalisation. Mais je suis convaincue qu’elles sont parfaitement capables de relever ce défi.
Au fil des années, le recours à l’acte authentique électronique tend à se généraliser. C’est une avancée bénéfique pour tous, notaires et clients ! Cependant, ce n’est pas le seul changement notable au sein des offices notariaux. D’autres services dématérialisés voient progressivement le jour, laissant présager d’une réelle évolution de l’exercice de cette profession à court et moyen terme.
Et voilà, mes chères amies, vous savez tout sur l’acte authentique électronique dans le monde du notariat. La digitalisation révolutionne ce métier et ouvre de nouvelles perspectives passionnantes. Alors, prêtes à embrasser la modernité dans votre vie professionnelle ?
