L’archivage électronique est une méthode de conservation des documents et des informations de manière dématérialisée. Il englobe des éléments tels que les emails, les fichiers bureautiques, les bases de données, ainsi que les dossiers physiques qui nécessitent une numérisation. Cette démarche permet une gestion fluide et efficace des informations, tout en réduisant l’espace physique nécessaire au stockage des documents.
L’essence de l’archivage électronique
L’archivage électronique ne se limite pas à une simple conservation des documents. Son objectif principal est de rendre les informations facilement accessibles pour en faire un outil de travail quotidien. Les documents archivés peuvent être finalisés et non modifiables, mais ils peuvent également garder leur caractère modifiable, selon les besoins de l’utilisateur. Ainsi, l’archivage électronique permet de stocker, consulter et modifier les informations de manière rapide et fiable.
La préservation de la vocation probatoire
L’archivage numérique doit répondre à cinq critères essentiels pour préserver la vocation probatoire des documents :
- Pérennité des informations : Les documents doivent rester lisibles et ne pas être altérés au cours de leur conservation.
- Intégrité des données : Il est primordial de prouver que les documents n’ont pas été modifiés. Pour cela, des techniques telles que le calcul d’empreinte, l’horodatage et la journalisation des opérations sont mises en place.
- Confidentialité : Les documents doivent rester confidentiels et accessibles uniquement aux personnes habilitées.
- Disponibilité : Les documents doivent être facilement accessibles et exploitables par les utilisateurs. Une classification et une recherche efficace des informations sont donc indispensables.
- Réversibilité : L’entreprise doit avoir la possibilité de récupérer l’ensemble de ses documents à tout moment.
Les avantages de l’archivage numérique
La numérisation des documents offre de nombreux avantages :
- Économie : L’archivage électronique est moins coûteux que le stockage des dossiers papier, tout en permettant une économie d’espace physique. De plus, l’accès aux informations est simplifié, ce qui améliore les performances lors des recherches et des consultations de documents. Ces derniers sont également accessibles partout.
- Sécurité : L’accès aux informations est sécurisé, seules les personnes habilitées peuvent y accéder. De plus, l’archivage électronique permet la sauvegarde des documents en cas d’incident majeur, comme un incendie.
Ainsi, l’archivage électronique vous permet de dématérialiser vos documents et vos processus, tout en garantissant leur sécurité et leur accessibilité.
Les différentes formes d’archivage électronique
L’archivage électronique englobe la gestion globale de vos documents. La démarche de dématérialisation permet non seulement de numériser vos archives, mais également d’améliorer vos processus, tels que la gestion des factures, des fiches de paie, et même la contractualisation en ligne.
Différents outils sont disponibles pour les entreprises, bien que les différences entre ces solutions soient souvent mal comprises.
Le Système d’Archivage Électronique (SAE)
Le SAE est bien plus qu’un simple système de stockage. Il assure la conservation, la consultation et la restitution des documents électroniques, garantissant ainsi leur authenticité, leur intégrité et leur pérennité.
La Gestion Électronique de Documents (GED)
La GED vise principalement à gérer les archives, mais elle ne garantit pas l’authenticité ni la pérennité des documents. Toutefois, elle améliore considérablement l’échange et l’utilisation des documents au sein de l’entreprise.
Faites appel à un professionnel de l’archivage électronique
Depuis 1986, Pro Archives Systèmes est spécialisé dans l’archivage de documents. L’évolution des technologies et les besoins croissants des entreprises ont rapidement orienté l’entreprise vers l’archivage numérique.
Pro Archives Systèmes propose de nombreuses solutions de numérisation et d’archivage électronique, notamment un coffre-fort numérique, une signature électronique, la dématérialisation des factures et une GED performante.
Une solution d’archivage mixte, combinant documents papier et documents numériques, accompagne les entreprises dans leur transformation digitale.
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