L’archivage électronique consiste à conserver les documents et les informations de manière dématérialisée. Cela inclut les emails, les fichiers bureautiques, les bases de données, ainsi que la numérisation des dossiers papier.
Les documents archivés numériquement peuvent être finalisés et non modifiables, mais également composés de documents modifiables. En effet, l’archivage électronique ne se limite pas au simple stockage, mais permet également la consultation et la modification des informations pour en faire un outil de travail quotidien.
L’objectif de l’archivage électronique est de réduire l’espace d’archives tout en conservant un accès rapide à des informations fiables.
Préservation de la vocation probatoire des documents
Pour garantir la validité probatoire des documents archivés, l’archivage électronique doit respecter cinq éléments essentiels :
- Pérennité des informations : les documents doivent rester lisibles sans altération pendant toute la durée de leur conservation.
- Intégrité des données : il est crucial de prouver que les documents n’ont pas été modifiés. Ainsi, le calcul d’empreinte, l’horodatage et la journalisation des opérations réalisées sont mis en place.
- Confidentialité : les documents doivent rester confidentiels et l’accès doit être limité aux personnes autorisées.
- Disponibilité : les documents doivent être facilement accessibles et exploitables par les utilisateurs. Une classification claire et une recherche aisée sont essentielles.
- Réversibilité : l’entreprise doit être en mesure de récupérer l’ensemble de ses documents en cas de besoin.
Les avantages de l’archivage numérique
La numérisation des documents offre de nombreux avantages :
- Un gain économique : l’archivage électronique est moins coûteux que le stockage de dossiers papier. Il permet également d’économiser de l’espace. De plus, l’accès aux informations est simplifié, améliorant ainsi les performances de recherche et de consultation. Ces documents sont en outre accessibles de n’importe où.
- Une meilleure sécurité : l’accès aux informations est sécurisé et réservé aux personnes autorisées. De plus, l’archivage électronique assure la sauvegarde des documents en cas d’incident tel qu’un incendie.
L’archivage électronique vous permet de dématérialiser vos documents et d’optimiser vos processus.
Les différentes formes d’archivage électronique
Derrière l’archivage électronique se cache toute la gestion de vos documents. La démarche de dématérialisation permet de numériser vos archives tout en améliorant vos processus. Cela concerne par exemple la gestion des factures, les fiches de paie ou encore la contractualisation en ligne.
Plusieurs outils sont à votre disposition, mais il est parfois difficile de distinguer leurs différences :
Le Système d’Archivage Electronique (SAE)
Le SAE va au-delà du simple stockage. Il permet la conservation, la consultation et la restitution des documents électroniques en garantissant leur authenticité, leur intégrité et leur pérennité.
La Gestion Electronique de Documents (GED)
La GED a pour objectif de gérer vos archives, mais ne garantit pas l’authenticité ni la pérennité des documents. Elle améliore cependant les échanges et l’utilisation des documents au sein de l’entreprise.
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Faites appel à des spécialistes de l’archivage électronique
Depuis 1986, Pro Archives Systèmes est spécialisé dans l’archivage de documents. Nous avons rapidement adopté l’archivage numérique pour répondre aux évolutions technologiques et aux besoins des entreprises.
Pro Archives Systèmes propose de nombreuses solutions de numérisation et d’archivage électronique, telles que le coffre-fort numérique, la signature électronique, la dématérialisation des factures et la GED. Nous accompagnons les entreprises dans leur transformation digitale en proposant une solution d’archivage mixte (papier/numérique).
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Découvrez également nos autres définitions : Archivage et Archivage hybride.
