Les services des ressources humaines ont énormément évolué ces dernières années. Il ne suffit plus de recruter la bonne personne pour mettre en place un processus de ressources humaines efficace et compétitif. Aujourd’hui, la stratégie RH est au cœur de la stratégie globale de l’entreprise. Le capital humain étant souvent essentiel dans les activités d’une entreprise, le service des ressources humaines occupe une place centrale. Pour répondre à ce besoin, les RH ont développé de nouvelles compétences et participent activement à la mise en place de la stratégie globale. La stratégie RH doit être efficace, cohérente et performante, nécessitant la mise en place de processus RH agiles qui répondent réellement aux objectifs internes de l’entreprise. Dans cet article, découvrez les 5 étapes pour mettre en place des processus RH au sein de votre entreprise.
Qu’est-ce que les processus RH ?
Définition des Processus RH
Les processus RH sont des ensembles d’actions menées par les services des ressources humaines en réponse à une stratégie globale de l’entreprise. Ils ont pour objectifs de gérer le parcours des collaborateurs au sein de l’entreprise, d’accompagner leur développement de compétences et de répondre aux besoins et aux attentes internes de l’entreprise. Les processus RH doivent être clairement définis afin de gérer le recrutement, l’accueil des salariés, les formations, les évaluations, les promotions, les salaires, etc. Ils permettent également de faire évoluer les effectifs et les compétences en fonction des besoins et des ambitions de l’entreprise.
Exemples de processus RH :
- Le développement des compétences
- Le recrutement
- Les demandes de congés
- Déclaration du temps de travail
- Le télétravail
- La gestion de la paie
- La gestion des absences et des congés
Pourquoi les processus RH sont-ils importants ?
Suite au Covid, de nombreux salariés ont revu leur manière de travailler, entraînant une baisse de motivation et d’engagement. Le turnover a augmenté, ce qui pose un réel problème aux entreprises. Les processus RH jouent donc un rôle crucial dans la gestion de ce problème. Les services des ressources humaines travaillent de manière stratégique pour attirer de nouveaux collaborateurs et talents, mais ils doivent également accompagner le développement des compétences des salariés et répondre à leurs attentes. Ainsi, ils participent activement à la rétention et à la fidélisation des talents. Garder une compétence en interne permet d’éviter la perte de compétences et de gagner du temps par rapport à la formation d’un nouveau collaborateur. Les processus RH sont essentiels pour répondre aux besoins et à la trajectoire de l’entreprise. Ils permettent d’atteindre les objectifs de la société tout en développant un environnement de travail propice aux employés.
5 étapes pour organiser les compétences RH
Étape 1 : Faire un état des lieux des ressources humaines
Dans cette première étape, le but est de lister toutes les activités RH, peu importe leurs liens entre elles. Demandez à chaque personne du pôle des ressources humaines de les définir, puis triez et catégorisez-les dans des processus tels que le recrutement, la gestion de la paie, la gestion des absences, etc.
Étape 2 : Identifier les problèmes et les automatisations possibles
Une fois que toutes les activités RH ont été formalisées et catégorisées, il est essentiel de recueillir les retours des acteurs sur le terrain pour mieux identifier les problèmes. Dans certains cas, l’automatisation des processus RH peut simplement requérir une transformation digitale. En effet, de nombreux processus peuvent être automatisés à 100 % grâce à des logiciels SIRH.
Exemple de processus RH automatisé avec des logiciels SIRH :
- Gestion du temps de travail
- Gestion des congés et des absences
- Sécurisation des données personnelles
- Gestion de la paie
Étape 3 : Formaliser les processus RH
Formaliser un processus RH nécessite de lister les activités RH, de les catégoriser dans des processus, d’établir les liens entre les activités et les processus, de définir un plan d’action clair pour chaque processus, et de définir des indicateurs de performance (KPI).
Étape 4 : Définir les acteurs de chaque processus
Il est important d’identifier les personnes responsables de chaque activité ou processus RH. Avec la transformation digitale, de nombreux logiciels SIRH ont vu le jour, permettant d’automatiser certaines tâches et de libérer du temps pour améliorer les processus internes. L’utilisation de logiciels RH permet souvent de définir l’acteur chargé de réaliser une activité dans un processus RH.
Exemple d’identification des acteurs : Une entreprise du BTP qui demandait à ses employés de pointer sur une feuille pour enregistrer les heures de travail a décidé d’utiliser un logiciel RH pour gérer le temps de travail. L’acteur chargé de l’activité devra être consulté pour prendre en compte ses réticences, ses alertes et ses solutions.
Étape 5 : Évaluer la performance des processus RH au quotidien
Évaluez régulièrement les indicateurs de performance définis lors de la formalisation des processus RH. Cela permet d’identifier plus facilement les activités problématiques et de définir de nouveaux axes d’amélioration. N’oubliez pas que l’optimisation des processus RH doit être constante.
Zoom sur la cartographie des processus RH
La cartographie des processus RH consiste à représenter graphiquement tous les processus RH mis en place au sein de l’entreprise et leurs liens les uns avec les autres. Cela permet d’optimiser la performance de l’entreprise en identifiant les problèmes et en anticipant les besoins. Utilisez des outils de mind mapping pour créer un schéma clair et évolutif des processus RH. La cartographie des processus RH facilite la compréhension de chaque processus, de leurs interactions, des leviers d’optimisation et des indicateurs de performance associés. Pour cartographier les processus RH, listez les activités RH, reliez-les à un processus RH plus global, identifiez le client final de chaque activité, et documentez chaque processus graphiquement ou sous forme de dossier texte.
En conclusion, mettre en place des processus RH efficaces et bien définis est essentiel pour garantir le bon fonctionnement des ressources humaines au sein de votre entreprise. Suivez les étapes décrites dans cet article pour organiser les compétences RH et cartographier vos processus RH. Cela vous permettra d’optimiser la performance de votre entreprise et de répondre efficacement aux besoins de vos collaborateurs.
