L’offre d’emploi est devenue un enjeu crucial pour les entreprises en pleine expansion. Dans le même temps, les recruteurs sont de plus en plus exigeants et prennent leur temps pour effectuer leurs tâches. C’est là qu’intervient l’automatisation des processus des ressources humaines.
L’importance de la constitution d’une fiche du processus RH
Vous souhaitez optimiser votre processus RH, mais vous ne savez pas comment vous y prendre ? Découvrez ce que les DRH, les décideurs et les collaborateurs doivent savoir pour résoudre les principales problématiques liées à l’optimisation des ressources humaines.
Avec l’utilisation croissante des communications électroniques et du web, il est devenu essentiel de pouvoir accéder directement à des informations déjà compilées sur des candidats correspondant à vos critères. La création d’un fichier de profils de candidats est une solution simple et efficace. Grâce à ce fichier électronique, vous pouvez valider les candidatures qui répondent à vos critères d’embauche en quelques secondes.
En effet, cette cartographie du processus RH permet de gagner du temps. Autrement dit, la création d’un fichier de profils de candidats est une solution simple et efficace.
Établir un processus de recrutement adapté à la fonction et à l’entreprise
L’entretien d’embauche est une étape cruciale dans l’évaluation des candidats. Il ne dépend pas seulement de vous de l’organiser, mais aussi du candidat de prendre conscience de son importance et de tout mettre en œuvre pour se démarquer. En effet, il n’y a pas de bonnes ou de mauvaises réponses lors d’un entretien, seulement des réponses adaptées à l’entreprise et au poste. Il est donc essentiel de mettre en place une cartographie du processus RH en numérisant les informations sur le candidat et sur le poste à pourvoir. Cela deviendra un atout majeur pour toute entreprise cherchant à gagner du temps dans le processus de recrutement. Vous pouvez également adopter un logiciel de recrutement pour optimiser votre processus.
Optimiser la procédure d’évaluation des candidatures
Certaines entreprises ne sont pas encore conscientes des avantages que peut leur apporter une politique d’accompagnement automatisée des candidatures. En effet, la procédure d’entretien permet aux recruteurs d’avoir une vision plus précise des compétences et des qualités des candidats, ainsi que de valider leur motivation à occuper le poste. Si cette étape est automatisée, la procédure est optimisée.
S’assurer de la pertinence des critères d’évaluation des candidatures
Afin de s’assurer que les critères d’évaluation des candidatures mis en place sont pertinents et reproductibles, il est préférable d’utiliser ce qu’on appelle le « scoring ». Par exemple, attribuez un nombre entre 1 et 10 à chaque critère d’évaluation. Cela permet de faire une moyenne des critères d’évaluation des candidatures.
Déléguer les processus ressources humaines via l’automatisation
Déléguer et automatiser une partie des processus ressources humaines est idéal pour être plus efficace tout en réduisant les dépenses. Cela permet d’avoir une meilleure maîtrise des coûts et d’améliorer la qualité des services proposés. De plus, l’automatisation des processus est un moyen efficace d’intégrer les méthodes agiles dans votre entreprise.
Les processus ressources humaines et l’administration du personnel
Présenter les processus ressources humaines automatisés à un nouveau collaborateur permet d’accélérer le recrutement et de passer d’un schéma processus RH de plusieurs mois à quelques jours.
Cette nouvelle manière de faire peut être complexe et difficile à mettre en place. Les démarches consistent en une série de tâches complexes à gérer, qui ne sont pas facilement compréhensibles par les employés. Dans ce cas, la solution ne réside pas dans une nouvelle formalisation des processus RH, mais dans l’automatisation de leur gestion. Cela permet de simplifier les processus et d’améliorer leur efficacité, afin que les employés puissent travailler plus rapidement et en toute confiance.
Gérer les congés via l’automatisation
L’objectif est également de donner à chaque employé la possibilité de savoir exactement comment obtenir un congé sans avoir à passer par un intermédiaire, et de recevoir automatiquement une réponse à sa demande. La gestion des congés se divise en plusieurs étapes : la préparation, l’approbation et l’information des collaborateurs. Pour ce faire, vous devez mettre en place un système informatique qui vous permettra de gérer efficacement et rapidement le flux important de demandes de congés et d’avoir toutes les données nécessaires à disposition. Un outil informatique approprié dispose d’un système intuitif, simple et agréable à utiliser pour les employés. De plus, il est compatible avec votre système informatique existant.
Ce processus RH d’exemple permet de réaliser une saisie partielle des données grâce à des applications spécialisées dans la gestion des processus ressources humaines. Ces applications permettent aux employés de saisir leurs informations, tandis que l’administration gère les demandes. L’avantage principal est que les collaborateurs peuvent utiliser ces applications en toute confiance, car ils n’ont pas besoin de connaître les processus ressources humaines en détail, ni les différentes tâches à accomplir avec précision.
Quelques avantages à tirer de l’automatisation des processus RH
- Un processus RH tel que la cartographie des processus RH automatisés est une stratégie permettant de libérer une partie du travail des ressources humaines, qui peut être affectée à des tâches critiques et stratégiques.
- La digitalisation automatisée offre également la possibilité de mettre en place des processus de gestion de la qualité et d’améliorer les processus ressources humaines grâce à des outils informatiques qui surveillent les démarches et donnent l’alerte en cas de problème. Ainsi, les délais sont réduits et les risques de dépassement de temps considérablement diminués.
- La gestion des congés est une stratégie de gestion RH complexe qui nécessite une grande attention. Les employés peuvent demander des congés à tout moment, et il faut gérer en même temps les demandes d’un grand nombre de personnes, ce qui implique une coordination importante.
Amélioration des processus ressources humaines : l’outil SIRH
Les solutions informatiques dédiées aux ressources humaines, telles que les outils SIRH (Sociétés et Ressources Humaines), comme Skillup, figurent parmi les solutions les plus innovantes dans le domaine du management. Elles prennent en charge un grand nombre de tâches : gestion des ressources humaines, recrutements, formations, développements professionnels, suivi des compétences, gestion des congés, prévention santé et gestion du temps.
L’outil SIRH est adapté aux petites et moyennes entreprises qui souhaitent bénéficier de la flexibilité d’un système informatique autonome. Les solutions des outils Sociétés et Ressources Humaines s’adaptent à chaque entreprise. Il est possible de choisir un niveau de service allant de la simple gestion des ressources humaines à un système de gestion en ligne complet.
Les principales fonctions des outils de Sociétés et Ressources Humaines sont la gestion des ressources humaines, le développement professionnel, le suivi des compétences, la gestion des congés, la prévention santé et sécurité, le management du temps, etc.
L’outil est pratique et ergonomique. Il permet à l’employeur et à ses équipes de travailler en parfaite harmonie afin d’atteindre leurs objectifs. Les fonctions de l’outil SIRH sont faciles à utiliser. Les employés peuvent utiliser cet outil sans avoir besoin d’être des experts.
Ainsi, cet outil de gestion des ressources humaines permet de gérer le recrutement et la formation, les compétences, les congés, les absences et bien plus encore.
L’amélioration des procédés RH : une vision à long terme
L’amélioration des processus ressources humaines est une mesure à long terme qui ne peut être évaluée que sur la durée. Elle nécessite un investissement de la part de l’entreprise et de ses décideurs. Par conséquent, la mise en place d’un nouveau logiciel de gestion de la paie, par exemple, nécessite une formation des utilisateurs et des formateurs, ainsi qu’une implication quasi quotidienne du responsable du service des ressources humaines.
Gestion de la paie automatisée
En quoi un logiciel de gestion de la paie peut-il contribuer à améliorer les processus de gestion des ressources humaines ?
En effet, les logiciels de gestion de la paie peuvent améliorer la gestion générale au sein des ressources humaines. Pour ce faire, l’outil doit être adapté aux besoins de l’entreprise et les utilisateurs doivent avoir été formés à son utilisation.
En quoi un logiciel Sociétés et Ressources Humaines est-il bénéfique ?
Ces logiciels permettent d’améliorer notamment :
- La gestion de la paie des salariés : contrôle des congés payés, calcul des indemnités en cas d’absence, calcul et exécution des primes, prise en compte des jours fériés, etc.
- La gestion du personnel : recrutement, suivi des contrats de travail, gestion des dossiers des salariés, etc.
- La gestion des ressources humaines : recherche et sélection des candidats, actualisation des fiches de paie, entretiens individuels et collectifs, etc.
- La gestion administrative : déclarations sociales, déclarations fiscales, rapports et statistiques, etc.
- La gestion financière : création des budgets, suivi des grands comptes, etc.
- Le reporting : visualisation des résultats par poste et par salarié, tableaux de bord, etc.
- La gestion des dossiers : création et suivi des dossiers clients, fournisseurs, etc.
- Le traitement des commandes : édition des factures et des devis, gestion des stocks et des achats en ligne, etc.
- L’organisation d’événements : invitations à des événements clients, événementiels, etc.
- La gestion de la communication : création de publicités, newsletters, brochures, etc.
- Les données personnelles : gestion des coordonnées clients, fournisseurs, etc.
En résumé, l’automatisation des processus RH permet d’optimiser le recrutement, de simplifier la gestion des ressources humaines et de gagner en efficacité. Cela offre également la possibilité de mettre en place des procédés de gestion de la qualité et d’améliorer les processus RH dans leur ensemble. L’utilisation d’outils informatiques adaptés permet de superviser les démarches et d’alerter en cas de problème. De plus, l’automatisation permet de gérer plus efficacement les congés et d’améliorer la coordination au sein de l’entreprise. Enfin, l’utilisation d’un logiciel Sociétés et Ressources Humaines contribue à simplifier la gestion des ressources humaines et à atteindre les objectifs fixés plus facilement.
