Qu’est-ce qu’un processus ?
Les processus sont une composante essentielle du bon fonctionnement de l’entreprise. Ils consistent en une succession de tâches et d’actions, parfois complexes, que vos collaborateurs doivent accomplir pour obtenir un résultat précis. Les processus peuvent être utilisés pour gérer différentes activités quotidiennes, telles que la satisfaction des demandes clients, le lancement de produits, le suivi des demandes d’achat, la gestion de la qualité des processus, l’intégration de nouveaux employés, la gestion des intérimaires et la publication des appels d’offres.
Exemple de processus BPMN
Pour un processus donné, plusieurs procédures peuvent exister, car le déroulement des activités est similaire, mais les ressources nécessaires à son exécution peuvent varier (par exemple, entre deux filiales, entre deux départements, etc.).
Le workflow représente et gère informatiquement les différentes tâches à accomplir par les différents acteurs impliqués dans la réalisation d’un processus.
Qu’est-ce que le Business Process Management (BPM) ?
Le BPM (Business Process Management) est un outil permettant de représenter les activités d’une organisation en mettant l’accent sur les interactions entre les individus et les systèmes d’information existants. En définissant les étapes, les actions et les échanges, l’entreprise dispose d’un puissant levier de gestion.
Il permet une meilleure compréhension globale des processus et des problèmes de performance qui peuvent exister. L’objectif est de s’assurer que les processus sont en place pour répondre de la manière la plus efficace possible aux besoins des clients.
Le BPM est une approche méthodologique qui permet aux entreprises de mieux comprendre le fonctionnement de leurs différents domaines d’activité afin d’améliorer la performance globale. Cette approche consiste à analyser et à rationaliser les processus existants pour les rendre plus efficaces.
Et le BPMN dans tout ça ? Le BPMN (Business Process Model and Notation) est une norme internationalement reconnue pour la modélisation graphique des processus métier. Elle fournit une notation graphique complète et simple pour représenter toutes les actions possibles d’un processus métier. De plus, le BPMN fournit une plateforme commune pour les discussions entre les analystes commerciaux et les informaticiens, garantissant ainsi une meilleure compréhension des processus et une plus grande cohérence dans leur développement.
Qu’apporte le BPM ?
Le BPM a deux fonctions principales : il est à la fois une stratégie d’entreprise et un outil de gestion puissant. Il apporte de nouvelles solutions en s’attaquant directement aux problèmes de performance de l’entreprise.
La gestion des processus métiers (BPM) est un outil puissant qui permet aux entreprises d’améliorer leurs performances, leur productivité, leur efficacité et la qualité de leurs services. Ces améliorations sont directement liées à l’amélioration des processus.
L’objectif du BPM est de fournir une visibilité totale sur l’activité et les échanges au sein de l’entreprise. Il vise à réduire les erreurs humaines et les problèmes de communication dans ces processus, et permet aux différentes parties prenantes de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.
Quel est son but ?
Le but est d’analyser et d’adapter régulièrement ses processus, workflows et procédures en fonction des contraintes identifiées pour développer sa performance ou sa qualité de service. Les bénéfices engendrés par le BPM sont multiples et dépendent de la nature des processus modélisés.
- Visibilité : un processus bien décrit favorise la compréhension de ses enjeux par les utilisateurs pour y contribuer de manière plus efficace.
- Rentabilité : le BPM permet de réduire les délais de réalisation, d’accélérer les prises de décision, d’optimiser les coûts et donc de maximiser l’efficacité et les résultats de l’entreprise.
- Performance : L’économie actuelle vise à faire toujours plus avec moins de ressources. Les principes du BPM favorisent l’amélioration de la productivité.
- Traçabilité : le suivi de l’avancement (qui ? quoi ? quand ? comment ? pourquoi ? …) est facilité par la mise en place d’indicateurs de suivi et permet de remonter immédiatement toutes les problématiques identifiées.
- Agilité : l’identification et la correction des dysfonctionnements rencontrés sont des enjeux majeurs du BPM. La capacité à adapter en temps réel les processus modélisés selon les contraintes et les exceptions identifiées génère une nouvelle agilité.
Qu’est-ce que BPMS ?
La suite logicielle BPMS est destinée à faciliter la démarche BPM en entreprise et surtout à automatiser au maximum les processus définis. Cela correspond à une suite logicielle destinée à faciliter la démarche en entreprise et surtout à automatiser les processus définis au maximum.
Un logiciel BPM permet de définir les processus et de les représenter graphiquement (formalisation des processus), de les déployer et de les exécuter automatiquement, tout en étant intégré et connecté aux logiciels et systèmes existants (exécution des processus). De plus, une solution BPM fournit également une interface pour suivre, contrôler et analyser en temps réel les processus intégrés afin d’améliorer leurs résultats (pilotage et optimisation des processus).
Une solution BPM comprend généralement plusieurs composants :
- Un outil de modélisation de processus permettant de représenter graphiquement les processus métiers de l’entreprise.
- Un moteur d’exécution (moteur de workflow) chargé de donner vie au processus et d’automatiser leur déroulement selon les conditions définies.
- Une interface permettant aux acteurs d’un processus d’être alertés et d’effectuer les tâches qui leur incombent, généralement à l’aide de formulaires informatiques à compléter.
- Une interface de suivi en temps réel permettant de gérer et de piloter les processus au fur et à mesure de leur avancement.
- Une interface pour adapter et faire évoluer ses processus.
Des composants additionnels peuvent également être proposés :
- Des outils facilitant l’intégration, c’est-à-dire des interfaces (API) et des connecteurs permettant d’intégrer la solution BPM au système d’information existant.
- Une interface de simulation permettant de simuler et d’optimiser les processus avant même leur déploiement.
- Des outils de pilotage et de reporting personnalisables pour concevoir des tableaux de bord composés d’indicateurs précis (KPI) permettant de prendre rapidement les bonnes décisions. On parle ainsi de BAM (Business Activity Monitoring).
Comment modéliser ses processus ?
Selon la définition de la norme ISO 9001, un processus est un ensemble d’activités corrélées ou interactives qui transforme des éléments d’entrée en éléments de sortie. Un processus est déclenché par un événement externe et est contrôlé ou maîtrisé par un ou plusieurs éléments internes.
Il existe deux grandes catégories de modélisation des processus : les modèles destinés à la mise en œuvre des processus, et les modèles d’analyse des processus en vue de les optimiser. Pour répondre à ces besoins, il existe différentes disciplines :
- Les BPMS (Business Process Management Suites) sont des suites logicielles permettant d’exécuter le modèle cartographié du processus. Ce sont des modèles complexes qui décrivent non seulement le flux d’activités entre les personnes mais aussi le flux de données entre les applications métier.
- L’EBPA (Enterprise Business Process Analysis) est une discipline de modélisation des processus destinée à transformer et optimiser la performance de l’organisation. Les modèles sont généralement plus riches et proposent des perspectives différentes de celles proposées par les BPMS. Ils doivent faciliter la prise de décision, aider à l’optimisation des processus, contribuer à l’analyse de l’impact du changement et préparer les processus à leur exécution.
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