Le compte individuel est un document essentiel pour les travailleurs occupés en Belgique. Il leur permet d’avoir une vue d’ensemble de leurs prestations et des rémunérations qui leur sont associées tout au long de l’année. Dans cet article, nous vous dévoilons les détails du compte individuel et ce qu’il doit contenir.
Le principe du compte individuel
Le compte individuel est un récapitulatif détaillé des prestations et des rémunérations d’un travailleur pour une année complète. Ce document social, fourni automatiquement par votre Client Advisor si vous êtes affilié au Secrétariat Social Securex, est d’une grande importance car il permet de contrôler le respect de nombreuses réglementations.
La forme du compte individuel
Les comptes individuels peuvent être tenus sous différentes formes, que ce soit sur support papier ou informatique. L’essentiel est qu’ils soient lisibles et que la forme de reproduction utilisée permette une surveillance efficace. Le compte individuel doit être tenu par année.
Le contenu du compte individuel
Le compte individuel doit contenir plusieurs mentions obligatoires, notamment :
- L’identification de l’employeur.
- L’identification du travailleur, incluant sa fonction principale, sa qualification professionnelle, son lieu de travail et sa rémunération.
- Les sommes payées ou dues au travailleur.
Les détails des sommes payées ou dues au travailleur
Le compte individuel doit mentionner, par période de paie, les éléments suivants :
- La période de paie.
- Le nombre de jours de travail effectif.
- Les jours d’interruption de travail et les raisons de cette interruption.
- Les éléments constitutifs de la rémunération, tels que le montant brut de la rémunération de base et les heures normales de travail.
Le compte individuel doit également inclure les avantages en nature fournis en tant que rémunération, ainsi que les montants pris en considération pour le calcul des cotisations de sécurité sociale.
Par trimestre, le compte individuel doit mentionner le nombre de jours de travail effectif, les jours d’interruption de travail et le montant total des sommes sur lesquelles des cotisations de sécurité sociale doivent être perçues.
Enfin, par an, le compte individuel doit indiquer le total des montants soumis aux cotisations de sécurité sociale, le montant de la cotisation de sécurité sociale du travailleur, le montant imposable de la rémunération et des autres sommes, ainsi que le montant du précompte professionnel.
Dispenses et mentions à ne pas inclure
Certaines mentions ne doivent pas être mentionnées dans le compte individuel si elles sont déjà présentes dans d’autres documents conservés au même endroit. Ces documents doivent être tenus à la disposition des services d’inspection. Les mentions concernant les sommes payées par période de paie peuvent ne pas figurer dans le compte individuel si elles apparaissent déjà sur la fiche de paie.
La remise du compte individuel au travailleur
L’employeur doit fournir au travailleur une copie du compte individuel dans les deux mois suivant le début de la mise au travail. Toute modification concernant la fonction ou le lieu de travail doit être portée à la connaissance du travailleur par écrit dans le mois suivant la date de prise d’effet de la modification. Avant le 1er mars de l’année suivante, l’employeur doit fournir une copie du compte individuel contenant toutes les données de l’année écoulée.
En cas de rupture de contrat, l’employeur doit également fournir une copie du compte individuel de l’année en cours dans les deux mois suivant la fin du trimestre pendant lequel le contrat a pris fin. Si une rémunération ou toute autre somme est payée au travailleur après la fin du contrat, une copie du compte relatif à ce paiement doit également être fournie dans les deux mois suivant.
Les travailleurs étrangers et le compte individuel
Le compte individuel ne doit préciser que les prestations effectuées en Belgique. Des dispositions spécifiques s’appliquent en cas de détachement de travailleurs en Belgique par un employeur étranger.
Le lieu de tenue et la conservation du compte individuel
L’employeur doit tenir les comptes individuels à l’adresse sous laquelle il est inscrit en Belgique auprès de l’ONSS, à un des lieux de travail, à son domicile ou au siège social en Belgique, ou au siège du secrétariat social agréé d’employeurs auquel il est affilié. Dans les trois derniers cas, l’employeur doit informer le Contrôle des lois sociales du SPF Emploi, Travail et Concertation sociale compétent pour le district dans lequel le compte individuel est tenu.
Conclusion
Le compte individuel est un document social important pour les travailleurs en Belgique. Il leur permet de garder une trace de leurs prestations et de leurs rémunérations tout au long de l’année. Assurez-vous de recevoir une copie de votre compte individuel et conservez-le précieusement pour vos références futures.
