Lorsque l’on est actif sur le marché du travail, il est essentiel de disposer d’un suivi précis de ses prestations et de ses rémunérations. C’est là que le compte individuel entre en jeu. Il permet à chaque travailleur de bénéficier d’un récapitulatif détaillé de ses activités et revenus pour une année complète.
Un document social important
Le compte individuel revêt une importance capitale. En effet, il permet de vérifier le respect de nombreuses réglementations. C’est pourquoi il est automatiquement fourni par le Secrétariat Social Securex pour les affiliés.
Une forme adaptable
Le compte individuel peut être tenu sous diverses formes, que ce soit sur support papier ou informatique. L’essentiel est qu’il soit lisible et facilement consultable pour garantir une surveillance efficace.
Les mentions obligatoires à inclure
En conformité avec les autres documents sociaux, le compte individuel doit comporter plusieurs mentions essentielles, dont :
- L’identification de l’employeur
- L’identification du travailleur
- Les sommes payées ou dues au travailleur
Le détail des sommes payées ou dues au travailleur
Pour chaque période de paie, il est important de mentionner :
- La période de paie
- Le nombre de jours de travail effectif
- Les jours d’interruption de travail et les raisons correspondantes
- Les éléments constitutifs de la rémunération, tels que le montant brut de la rémunération de base, l’unité de mesure appliquée, les heures normales de travail, etc.
Les avantages en nature et les cotisations de sécurité sociale
Le compte individuel doit également faire état des avantages en nature fournis en tant que rémunération, ainsi que des montants forfaitaires ou minimums journaliers pris en compte pour le calcul des cotisations de sécurité sociale. Toutes les sommes doivent être détaillées, avec leur nature précise.
La date de remise au travailleur
L’employeur a l’obligation de remettre au travailleur une copie de son compte individuel dans les 2 mois suivant le début de la mise au travail. Les éventuelles modifications doivent être communiquées par écrit dans le mois suivant leur prise d’effet.
Les spécificités pour les travailleurs étrangers
Il est important de noter que le compte individuel ne doit mentionner que les prestations effectuées en Belgique. Des dispositions spécifiques s’appliquent également aux travailleurs détachés par un employeur étranger.
Le lieu de tenue des comptes individuels
Les comptes individuels doivent être conservés à l’adresse où l’employeur est inscrit en Belgique auprès de l’ONSS, à un des lieux de travail, à son domicile ou au siège social situés en Belgique, ou encore au siège du secrétariat social agréé d’employeurs auquel il est affilié. Dans les trois derniers cas, l’employeur doit en informer préalablement l’Inspecteur chef de district du Contrôle des lois sociales compétent.
La conservation des documents sociaux
Enfin, pour connaître toutes les modalités de conservation des documents sociaux, il est recommandé de se référer à la question dédiée.
Le compte individuel est donc un outil indispensable pour tous les travailleurs. Il permet de garder une trace précise de ses prestations et de ses revenus, tout en respectant les obligations légales.
