L’assemblée générale est une réunion annuelle obligatoire dans les entreprises commerciales où les associés ou actionnaires font le rapport des comptes de gestion. C’est lors de cette réunion que des décisions importantes sont prises concernant la répartition des dividendes, les orientations stratégiques de l’entreprise et les projets de l’année à venir. Ces décisions sont généralement prises par un vote. L’assemblée doit avoir lieu dans les six mois suivant la clôture de l’exercice comptable de l’entreprise.
Le procès-verbal d’assemblée générale est un document officiel qui enregistre le déroulement de cette réunion. Il atteste des décisions prises et, dans le cas des entreprises SAS ou SA, il confirme que le quorum a été respecté grâce à la feuille de présence des actionnaires ou associés. Le procès-verbal contient également les résultats des votes et les débats qui ont eu lieu. Après chaque assemblée, le PV doit être signé par les associés ou actionnaires présents.
La rédaction d’un procès-verbal d’assemblée générale est essentielle dans plusieurs cas, notamment lors de la création de la société, de la modification des statuts ou de la dissolution et de la liquidation de l’entreprise.
Pour qu’un procès-verbal d’assemblée générale soit valide, il doit contenir certaines mentions obligatoires. Dans le cas général, il doit inclure la raison sociale de la structure, sa forme juridique, le capital social, l’adresse du siège social et le numéro SIREN en plus du RCS. Le PV doit préciser la nature de l’AG, la date, le lieu, l’ordre du jour et l’identité du président et des associés présents.
Dans le cas des entreprises SAS ou SA, des mentions additionnelles sont requises, telles que les modalités de convocation des associés, l’identité du secrétaire de la réunion, le quorum obtenu et le nombre de votants. Le PV doit également mentionner les éventuelles difficultés techniques rencontrées lors de la séance. Dans le cas d’une SARL, le PV doit inclure les parts sociales de chaque actionnaire membre du conseil d’administration et le titre du président de la séance.
La rédaction d’un procès-verbal peut être assurée par le secrétaire du bureau de l’AG, le président de l’assemblée ou un membre du conseil d’administration. Dans certaines situations, il est recommandé de faire appel à un officier public, tel qu’un expert-comptable, un notaire ou un avocat.
Après la rédaction, le procès-verbal doit être signé par les personnes présentes à l’assemblée. En cas d’erreur, des corrections peuvent être apportées, mais elles doivent être paraphées et signées par tous les signataires.
Le procès-verbal d’assemblée générale doit être conservé de manière chronologique au siège social de l’entreprise pendant au moins 6 ans. Il doit être consultable par tous et des copies numériques sont recommandées. Les décisions prises lors de l’assemblée générale doivent être publiées au greffe du tribunal du commerce, et dans le cas de la copropriété, les copropriétaires peuvent demander à être notifiés des décisions prises.
En conclusion, la rédaction d’un procès-verbal d’assemblée générale est essentielle pour enregistrer les décisions prises lors de cette réunion importante. C’est un document légal qui constitue une preuve des décisions prises et qui est nécessaire pour certaines procédures auprès du tribunal de commerce.
