Le contrat de domiciliation est essentiel lorsqu’on choisit les services d’une société de domiciliation. Il réglemente les relations entre la société de domiciliation (le domiciliataire) et l’entreprise (le domicilié). La domiciliation d’entreprise est une étape incontournable pour immatriculer une société.
L’avantage principal de la domiciliation commerciale est l’obtention d’une adresse stratégique.
Qu’est-ce qu’un contrat de domiciliation ?
Lorsqu’une entreprise décide de se domicilier via une société de domiciliation, il est impératif de signer un contrat de domiciliation. Ce contrat établit les bases des relations entre la société de domiciliation et l’entreprise domiciliée. Il garantit la sécurité des rapports entre le domicilié et le domiciliataire.
Le contrat de domiciliation a pour objet de notifier l’intégration du siège social d’une entreprise dans les locaux d’une autre société. Une entreprise peut choisir cette option pour augmenter sa visibilité, ce qui constitue un véritable atout pour sa croissance. De plus, elle bénéficiera de divers services tels que :
- La gestion du courrier ;
- Un service de permanence téléphonique ;
- Des bureaux et salles de réception à disposition.
Ces différentes options sont proposées par les sociétés de domiciliation et permettent à l’entrepreneur de se concentrer sur le développement de son activité. De plus, il n’aura plus besoin de chercher des locaux pour organiser ses événements ou recevoir ses clients et partenaires. Il profitera également d’avantages d’ordre juridique et fiscal.
Domicilier son entreprise est une étape cruciale car l’adresse de domiciliation choisie détermine :
- La nationalité de l’entreprise ;
- Le tribunal compétent en cas de litige ;
- Le lieu de dépôt des formalités légales.
Que contient le contrat de domiciliation ?
Le contrat de domiciliation est encadré par la loi. Il régit les relations entre le domicilié et le domiciliataire.
Il est donc essentiel que les éléments suivants figurent dans le contrat :
- L’identité des parties au contrat : la société de domiciliation et l’entreprise domiciliée ;
- Le numéro d’agrément préfectoral obtenu par la société de domiciliation ;
- La durée du contrat : au moins 3 mois, renouvelable par tacite reconduction ;
- Les modalités de résiliation ;
- L’adresse de domiciliation ;
- Les modalités de paiement ;
- La définition des prestations fournies ;
- Le tarif des prestations ;
- Les options souscrites dans le contrat (gestion du courrier, permanence téléphonique, etc.) ;
- Les obligations du domicilié et du domiciliataire.
Quelles sont les obligations de la société de domiciliation ?
La société de domiciliation doit respecter plusieurs obligations pour exercer son activité.
Elle doit d’abord être titulaire d’un agrément délivré par le préfet du département (ou le préfet de police à Paris). Cet agrément est indispensable pour qu’elle puisse exercer son activité.
De plus, la société de domiciliation doit mettre à disposition du domicilié des locaux en bon état, afin d’accueillir l’activité de l’entreprise dans de bonnes conditions. Ces locaux doivent comprendre une pièce propre à assurer la confidentialité nécessaire et à permettre une réunion régulière des organes chargés de la direction, de l’administration ou de la surveillance de l’entreprise, ainsi que la tenue, la conservation et la consultation des livres, registres et documents prescrits par les lois et règlements.
Le domiciliataire doit également détenir, pour chaque entreprise domiciliée, un dossier contenant les pièces justificatives relatives :
- Au domicile personnel des personnes physiques et à leurs coordonnées téléphoniques ;
- S’agissant des personnes morales, au domicile et aux coordonnées téléphoniques de leur représentant légal.
Quelles sont les obligations de l’entreprise domiciliée ?
L’entreprise domiciliée doit utiliser exclusivement les locaux soit comme siège social, soit comme agence ou succursale si son siège est situé à l’étranger.
Pour être immatriculée, l’entreprise domiciliée doit notifier le contrat de domiciliation au RCS (Registre du commerce et des sociétés).
Le domicilié est tenu d’informer le domiciliataire de toute modification concernant son activité. S’il s’agit d’une personne morale, le domicilié est obligé de communiquer tout changement relatif à sa forme juridique, à son objet social, ainsi qu’au nom et au domicile personnel du représentant légal. S’il s’agit d’une personne physique, il devra déclarer tous les changements liés à son domicile personnel.
Enfin, le domicilié doit respecter le contrat de domiciliation, notamment en effectuant le paiement de la prestation de domiciliation, ainsi que des services souscrits dans le contrat.
Comment obtenir un contrat de domiciliation ?
Pour obtenir un contrat de domiciliation, il est nécessaire de prendre contact avec une entreprise de domiciliation. Avant cela, il est préférable de bien la choisir en tenant compte des critères suivants :
- L’ancienneté ;
- L’attrait des locaux ;
- Les services proposés ;
- Les modes et les facilités de paiement.
Il est également possible de se domicilier en ligne de manière rapide et sécurisée. Il suffit de choisir l’adresse de domiciliation et les options souscrites. Ensuite, il faut remplir les informations demandées et le contrat sera envoyé par e-mail.
Les documents à fournir pour l’établissement du contrat sont les suivants :
- Le justificatif de domicile ;
- Le justificatif d’identité ;
- Le RIB ;
- La déclaration sur l’honneur ;
- Le Kbis.
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Dernière mise à jour le 25/04/2023
