Le monde du travail évolue rapidement et les entreprises cherchent constamment des moyens d’optimiser leurs espaces et de favoriser la productivité de leurs collaborateurs. C’est dans cette optique que le concept du flex office, ou bureau partagé, voit le jour. Ne confondez pas ce concept avec le travail flexible, qui donne aux employés la liberté de gérer leur emploi du temps comme ils le souhaitent.
Le flex office permet aux entreprises de repenser leurs espaces internes en retirant les bureaux individuels. Au lieu de cela, l’accent est mis sur d’autres types d’espaces de travail qui favorisent l’activity-based working et le travail hybride.
Les avantages du flex office pour votre entreprise
La réallocation des espaces de bureau
Le taux d’occupation des postes de travail varie en fonction du secteur d’activité, oscillant entre 50 et 70%. En réduisant la surface de travail, vous pouvez maximiser l’utilisation de ces postes. Les espaces inutilisés peuvent ensuite être vendus ou sous-loués, réduisant ainsi les charges immobilières de l’entreprise.
Une autre solution pour réguler l’afflux de collaborateurs est la délocalisation. Optez pour des espaces de coworking à proximité pour réduire l’empreinte carbone de votre entreprise. Non seulement cela permet de réduire les coûts inutiles de chauffage, mais cela évite également aux collaborateurs de passer trop de temps dans les transports. L’accès à ces espaces externes partagés permet en outre d’éviter les pics d’affluence au bureau, garantissant un environnement de travail agréable et optimal pour tous.
L’aménagement joue également un rôle clé dans le flex office. Profitez de cette occasion pour transformer les zones de travail afin qu’elles correspondent parfaitement aux besoins de vos collaborateurs, en créant des espaces collaboratifs et des espaces privés.
Une meilleure performance des équipes
Le flex office contribue au bien-être de vos collaborateurs en rendant les espaces de travail plus vivants et plus humains. Pour ce faire, mettez en place des outils numériques collaboratifs qui facilitent la communication entre les équipes et la diffusion des connaissances. Remplacez les bureaux attitrés par des bureaux flexibles, où chaque collaborateur peut choisir son espace de travail en fonction de ses besoins et de ses envies.
Un espace de travail flexible améliore la qualité de vie au travail et permet de casser la routine, rendant les collaborateurs à la fois plus productifs et plus satisfaits.
Comment mettre en place le flex office ?
Réaliser un diagnostic
Avant de mettre en place le flex office, réalisez un diagnostic pour déterminer le taux réel d’occupation des bureaux et le nombre de jours où les collaborateurs télétravaillent ou se trouvent dans un espace externe. Prenez en compte les habitudes et les besoins de vos collaborateurs pour favoriser une adhésion plus facile à votre projet.
Définir des règles
Bien que le concept de flex office offre plus de souplesse à chacun, il est important de définir des règles pour préserver un environnement de travail agréable. Misez sur une plateforme de réservation pour réserver les postes de travail et encouragez le rangement et le nettoyage des espaces avant de les libérer. N’oubliez pas de favoriser le partage d’espace et d’organiser des rituels collaboratifs pour maintenir du lien social.
Réaménager les bureaux
Créez des zones de travail adaptées aux besoins de vos collaborateurs, en proposant des espaces créatifs, calmes ou dédiés aux réunions.
Implémenter une conduite du changement dans le style de management
Trouver le bon équilibre entre autonomie et accompagnement à distance est essentiel pour créer de la flexibilité au travail. Investissez dans des outils de communication de qualité pour maintenir la cohésion des équipes et éviter une baisse de motivation.
Pour assurer le succès de votre projet de flex office, observez les habitudes de travail de vos collaborateurs, tenez compte de leurs attentes et faites des tests. Certaines entreprises proposent même un service d’accompagnement pour faciliter la transition vers le flex office. Pensez-y !
Ce nouvel aménagement des espaces de travail peut être une véritable révolution pour votre entreprise. Adoptez le flex office et profitez des nombreux avantages qu’il offre en termes de productivité, de bien-être des collaborateurs et de réduction des coûts immobiliers. Alors, prête à réinventer vos espaces de travail ?
