La facture électronique est en train de prendre le relais de la facture dématérialisée et de la facture papier dans les relations B to B en France. Mais savez-vous vraiment comment fonctionne la facture électronique ? Dans cet article, nous allons voir en détail son mode de fonctionnement, les formats autorisés et les règles à respecter. Nous nous intéresserons également à la manière dont cela concerne les cabinets d’expertise comptable et les entreprises.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Nous sommes passés progressivement de la facture papier au format PDF. Aujourd’hui, c’est le modèle électronique qui prendra progressivement le dessus dans les entreprises. Voyons concrètement en quoi consiste ce nouveau système de facturation.
Définition du concept de facture électronique
Pour obtenir cette nouvelle qualification, la facture électronique doit suivre un processus électronique à chaque étape, de sa création à sa transmission au client, en passant par sa réception et sa conservation.
Notion d’e-reporting
La plateforme choisie est également chargée de fournir à l’administration fiscale un rapport sur certaines données. Cela s’applique aux ventes qui ne sont pas soumises à la facture électronique, que ce soit avec des particuliers ou des clients étrangers. Cet e-reporting permet de reconstituer l’ensemble des ventes de l’entreprise et de proposer ensuite un préremplissage des déclarations de TVA.
Quels sont les formats autorisés et les règles à respecter ?
Le législateur encadre strictement le fonctionnement de la facture électronique. Les fichiers transmis doivent respecter un format normalisé et les opérateurs doivent être agréés. Faisons le point.
Rôle de la plateforme de dématérialisation
Chaque entreprise doit choisir une société chargée d’envoyer les factures aux destinataires. Ce prestataire extrait également les données telles que les noms du client et du fournisseur, ainsi que les montants hors taxes et la TVA de chaque pièce. Il envoie ces informations au fisc.
Préconisation du modèle en Y
Chaque acteur peut décider d’utiliser le portail public appelé Chorus Pro ou d’adhérer à une autre plateforme de dématérialisation de son choix. Pour mieux comprendre les échanges entre les différents acteurs, l’administration fiscale décrit les flux avec le schéma en Y. Il est important que chaque destinataire des factures indique dans un annuaire quelle plateforme il a choisie.
Format de la facture électronique
La plateforme prestataire doit parfois convertir le format de la facture électronique pour le rendre compatible avec celui demandé par le client. Les échanges de données doivent respecter les spécifications pour ce flux, soit l’un des trois formats suivants :
Le format UBL
Ce format correspond à la norme Universal Business Language promue par l’organisme OASIS. Il est délivré dans un document XML, dont les champs remplis doivent être conformes à ces spécifications.
Le format CII
Ce format correspond aux spécifications techniques CCTS (Core Component Technical Specification) et est délivré dans un document XML, où chaque champ doit respecter ces normes.
Le format Factur-X
Ce format s’inscrit dans la Norme Sémantique Européenne de la facture électronique (EN 16931-1). Il est délivré via un fichier PDF (normé PDF/A-3) qui contient des informations lisibles, des données structurées et éventuellement des pièces jointes. Le format Factur-X a l’avantage d’être lisible à la fois par les humains et les machines.
Les règles à respecter en matière de facturation électronique
Il incombe à chaque entreprise de vérifier si la plateforme de dématérialisation choisie est certifiée et dispose du statut de tiers de confiance. Ce type de prestataire doit respecter des exigences spécifiques pour obtenir cette accréditation. En ce qui concerne le portail public de facturation (PPF), Chorus Pro a déjà été retenu.
En ce qui concerne la forme du document, n’oubliez pas que la facture électronique reste avant tout une facture. Elle doit comporter les mentions obligatoires habituelles. Si le format est converti pour s’intégrer dans le système informatique du client, il est essentiel de respecter l’intégrité des données, leur authenticité et l’exhaustivité des informations.
Comment fonctionne la facture électronique ?
Concrètement, qu’est-ce que cela change pour les acteurs de la facturation et de la comptabilité ? Comment et pourquoi ce nouveau processus va-t-il les aider dans leur vie professionnelle quotidienne ? Voici quelques éléments de réponse.
Fonctionnement pour les cabinets d’expertise comptable
Les collaborateurs du cabinet comptable ont accès à la plateforme sécurisée choisie par leur client. Toutes les factures sont facilement accessibles en un clic et la complétude est garantie. Plus de risque de se retrouver avec des pièces comptables manquantes grâce à ce nouveau système !
Le cabinet doit s’organiser pour gérer :
- La période de transition pendant laquelle différentes méthodes de facturation et d’acquisition des pièces coexisteront en fonction de la date prévue pour chaque client ;
- Le contrôle des doublons si nécessaire ;
- Le processus électronique et son bon fonctionnement ;
- L’évolution des postes des collaborateurs et leur adaptation à la technologie.
Les missions proposées évolueront pour répondre aux nouvelles demandes des clients.
Fonctionnement pour les entreprises
L’entreprise doit mettre en œuvre l’ensemble du processus pour passer à la facture électronique avant la date limite imposée par la loi. Pour faciliter cette transition, elle peut se faire accompagner par un expert-comptable, un prestataire informatique ou une plateforme d’e-invoicing. Le fonctionnement électronique permet de réduire les coûts de chaque facture, de rationaliser et de tracer l’émission par le fournisseur ainsi que la réception par le client. C’est aussi un moyen d’accélérer les paiements.
Les cabinets bénéficieront désormais d’un échange fluide et sécurisé des pièces de leurs clients. Les collaborateurs gagneront du temps. Avec la tendance à la disparition de la tenue comptable, excepté pour les transactions étrangères ou assimilées B to C, leur rôle évoluera de manière significative. Ils seront plus disponibles pour construire des tableaux de bord et des outils de gestion. Ils prodigueront plus de conseils à leurs clients. Les entreprises trouveront chez leur expert-comptable un partenaire capable de les accompagner dans leurs projets et leurs réflexions, tant au quotidien qu’au niveau stratégique. Leur cabinet comptable leur proposera donc de nouveaux services dans le but d’une meilleure gestion de leurs activités.
