Le Grand Livre de Comptabilité est l’outil essentiel pour gérer les finances d’une entreprise. Il est utilisé tant par les dirigeants que par les comptables et experts-comptables pour enregistrer les écritures. De plus, il peut être consulté par les autorités administratives lors de contrôles, il doit donc être présenté rapidement.
Qu’est-ce que le Grand Livre de Comptabilité ?
Le Grand Livre de Comptabilité est le document central de toute la comptabilité d’une entreprise. Il répertorie tous les mouvements, sans exception, classés par compte selon les normes du plan comptable général. Son contenu précis permet de retrouver chaque correspondance entre les mouvements dans les comptes de l’entreprise et l’activité correspondante. Ce journal est utilisé pour trouver les détails des crédits et des débits des comptes de la société.
Quels entrepreneurs sont concernés ?
Tous les types d’entreprises doivent tenir un Grand Livre de Comptabilité. En effet, les TPE, PME, startups et grands groupes sont soumis à une réglementation stricte en ce qui concerne le format et la déclaration de leurs comptes. Chaque année, à la fin de l’exercice fiscal, les entreprises doivent déposer leurs comptes auprès de l’administration, même s’il est possible de demander la confidentialité des montants.
En revanche, les indépendants qui relèvent du régime de la micro-entreprise, y compris l’ancien régime de l’auto-entrepreneur, ne sont pas tenus de déposer leurs comptes. Cependant, ils doivent tenir un registre (livre de recettes) dans lequel chaque débit et crédit est enregistré. Il s’agit d’une version simplifiée du Grand Livre de Comptabilité.
Les fonctions du Grand Livre de Comptabilité
Le Grand Livre de Comptabilité est un livre obligatoire que chaque société doit tenir. Il est rempli avec assiduité et rigueur, car il est utilisé lors des contrôles fiscaux par les organismes sociaux et pour l’analyse des comptes. Les états financiers et les bilans sont établis à partir des données incluses dans le Grand Livre. Il doit être consultable à tout moment par un associé ou un DAF (directeur administratif et financier). Il est donc essentiel que le Grand Livre et son contenu représentent fidèlement les finances de l’entreprise.
Il permet également de déterminer le chiffre d’affaires, de calculer le montant des bénéfices, d’établir les états de TVA et de réaliser une balance comptable.
Quel format pour le Grand Livre de Comptabilité ?
Il n’existe pas de format officiel et obligatoire pour le Grand Livre de Comptabilité. Il peut être sous la forme d’un registre relié, d’un classeur ou de feuilles volantes. De nos jours, les logiciels de comptabilité permettent de dématérialiser le Grand Livre, ce qui permet de gagner du temps dans l’établissement des états, des bilans et des analyses. La sauvegarde dans le cloud rend ce système extrêmement fiable. De plus, la transmission des données est simplifiée lors de la cession de l’entreprise, du changement de cabinet d’expert-comptable ou des contrôles.
Le contenu du Grand Livre de Comptabilité
Traditionnellement, le Grand Livre de Comptabilité présente les opérations par ordre chronologique et sous forme de T, avec les débits d’un côté et les crédits de l’autre. Le solde final du compte doit toujours apparaître, mais la forme et la gestion des colonnes sont libres.
Pour identifier les comptes, chacun est noté selon la nomenclature établie par le plan comptable général. Vous pouvez regrouper tous les comptes dans un Grand Livre général ou créer des livres auxiliaires. Les logiciels de saisie d’écritures comptables offrent la souplesse de moduler le format du Grand Livre de Comptabilité.
Obligation de conservation du Grand Livre de Comptabilité
Le choix du format du Grand Livre de Comptabilité doit être fait avec précaution, car vous êtes obligé de le conserver pendant au moins 10 ans. Chaque ligne doit être lisible et sans équivoque, ce qui explique pourquoi la dématérialisation est de plus en plus répandue.
