Une meilleure compréhension du grand livre permet de l’utiliser comme un outil incontournable afin de prendre des décisions financières plus intelligentes et plus judicieuses.
Qu’est-ce que le grand livre ?
Le grand livre, un document comptable obligatoire, se présente comme un dossier dans lequel les transactions financières quotidiennes d’une entreprise sont répertoriées, triées et résumées. Les écritures comptables qui ont été effectuées dans le journal sont reportées dans le grand livre et tous les échanges y sont soigneusement classés par catégories. Les transactions y sont organisées par type de compte. Le grand livre tient une importance particulière parce qu’il contient des informations essentielles sur les débits et de crédits d’une entreprise. Il mentionne des informations détaillées sur chaque flux, telles que la date, la description et le montant. Le grand livre peut également inclure des informations descriptives sur la nature de la transaction.
Il se présente sous plusieurs formats : grand livre général, client et fournisseur aussi appelé auxiliaire.
Quel est le rôle du grand livre ?
En comptabilité, un grand livre est utilisé pour enregistrer toutes les transactions d’une entreprise et suivre l’activité. Dans cet archive, les données transactionnelles sont organisées en actifs, passifs, produits, charges et capitaux propres. Après la clôture de chaque grand livre auxiliaire, le comptable prépare la balance de vérification. Les données de la balance de vérification sont ensuite utilisées pour créer les états financiers de l’entreprise, tels que le bilan, le compte de résultat, l’état des flux de trésorerie et d’autres rapports.
Pourquoi utiliser un grand livre dans une entreprise ?
Les raisons de la tenue d’un grand livre sont multiples et chacune d’entre elles est importante aussi bien pour l’entité commerciale elle-même que pour les partenaires financiers. La tenue du grand livre permet de suivre méticuleusement les mouvements des comptes et toutes les transactions tout au long de la vie de l’entreprise. Par exemple, il peut fournir des informations qui ne sont pas évidentes à l’examen des états financiers. La comparaison des données de flux d’une période à l’autre fait ressortir toute transaction inhabituelle, erronée ou frauduleuse.
Une petite ou moyenne entreprise avec une croissance solide sous-entend que ses dirigeants doivent être en mesure de gérer la santé financière de l’activité en question, même sans être experts en finance. En d’autres termes, les gérants doivent être capables de comprendre les termes comptables de base, les rapports et états financiers et, bien évidemment, le grand livre. En effet, la compréhension de ces notions de base, permet de prendre des décisions commerciales plus avisées. En outre, le grand livre est un outil qui :
- permet d’obtenir un enregistrement précis de toutes les transactions financières ;
- simplifie la tâche de la déclaration fiscale ;
- permet de comparer rapidement les mouvements ;
- permet d’identifier rapidement les opérations irrégulières ;
- aide le responsable financier à dresser les principaux états financiers qui sont décisifs pour évaluer la situation financière de l’entreprise ;
- facilite la détection des irrégularités.
Remarque : si un compte n’a pas eu d’activité pendant la période en cours ou les périodes récentes, il est souvent omis du grand livre.
Comment fonctionne un grand livre ?
Toutes les entreprises assurent quotidiennement des écritures comptables dans le journal. À intervalles réguliers, ces flux sont retranscrits dans le compte correspondant du grand livre. Les grands livres fonctionnent selon la méthode de comptabilité en partie double.
En clair, chaque transaction est enregistrée sous forme d’écriture de journal dans deux comptes, avec un débit à gauche et un crédit à droite. Il est à noter que toutes les débits et de crédits doivent s’équilibrer, afin que l’utilisation d’écritures en partie double améliore la précision. Un principe de base en comptabilité repose sur la formule Actif = Passif + Capitaux propres. Le fait de tenir une comptabilité en partie double veille à ce que cette équation de base reste toujours en équilibre. Si le débit et le crédit ne s’équilibrent pas, il faut en déduire qu’il y a une erreur.
Les principaux éléments qu’on trouve dans un grand livre
La présentation d’un grand livre peut aller d’une forme plus simple à une forme plus complexe. Son élaboration dépend des besoins de ses utilisateurs, le volume des écritures comptables, mais aussi de la taille de l’entreprise. Pour garantir une meilleure visualisation des performances de l’activité, les éléments suivants doivent apparaître dans le grand livre :
- les dates des opérations ;
- le numéro de compte associé ;
- la rubrique du compte ;
- une colonne dédiée aux opérations de débit.
Le grand livre utilise les informations du journal et les regroupe dans les bons comptes. Chaque entrée comprend également des sous comptes, qui décomposent encore plus la transaction.
Exemple d’une écriture dans le grand livre
Prenons l’exemple suivant : une entreprise reçoit un paiement de 10 000 € d’un client pour ses services. Le comptable augmente alors la colonne des actifs de 10 000 € et soustrait 10 K€ des comptes clients. L’équation reste équilibrée, car l’augmentation et la diminution équivalentes n’affectent qu’un seul côté, celui de l’actif de l’équation comptable.
Le grand livre est-il vraiment indispensable pour une entreprise ?
Le grand livre constitue un outil important du département financier d’une société. L’écriture comptable dans le grand livre est une partie cruciale du processus de comptabilité d’une entreprise. Il permet aux entités commerciales de suivre leurs finances. Les premiers responsables financiers peuvent garder un œil sur toutes les transactions financières de l’établissement grâce à cet outil. Outre le fait que c’est un moyen de gérer les flux quotidiens, c’est également pratique pour rester à l’affût d’éventuelles erreurs comptables.
Même avec l’arrivée des ordinateurs qui a facilité énormément l’enregistrement des transactions, le grand livre occupe toujours une place importante dans le processus financier. Même avec un logiciel de comptabilité sophistiqué, les comptables sont tenus d’assurer le suivi des mouvements des comptes. D’où l’intérêt d’utiliser un grand livre comme instrument de vérification.
Le grand livre possède plusieurs utilités dans le fonctionnement financier d’une entreprise. Il sert notamment de :
- Source d’informations financières. Par exemple, si le comptable constate un déséquilibre entre le solde final d’un compte de bilan et la source externe à laquelle le solde du compte devrait correspondre, il peut se référer au grand livre pour découvrir la nature de l’activité qui a été incorrectement enregistrée.
- Document de comptabilité utile pour les audits financiers. Le grand livre comptable constitue l’un des éléments les plus importants utilisés pour vérifier les opérations financières de l’entreprise lorsque celle-ci procède à un audit interne. Les vérificateurs utilisent les données pour déterminer les points qui feront l’objet d’un contrôle plus rigoureux.
- Instrument financier utile pour l’élaboration de budget. La manière la plus efficace d’établir un budget réside dans l’utilisation du grand livre. Cela permet de recenser les transactions de revenus et de dépenses à caractère unique et inhabituel, de sorte que ces chiffres ne gonflent pas de façon artificielle le budget de l’année à venir.
Un grand livre représente un état financier de base qui relate toutes les flux financiers d’une entreprise. Comprendre son fonctionnement peut être un peu compliqué, mais cet outil financier est sans pareil en matière de précision dans la comptabilisation des opérations commerciales. En outre, il procure de nombreux avantages incontestables aux TPE ou PME. De même, un grand livre sert de référence pour la préparation des états financiers qui sont déterminants pour analyser la situation financière d’une société.
