Les notes de frais constituent un aspect incontournable de la gestion des dépenses professionnelles pour toutes les entreprises, qu’elles soient de petite taille ou de grande envergure. Utilisées par les salariés pour se faire rembourser leurs dépenses liées à leur activité professionnelle, les notes de frais doivent être validées par les responsables hiérarchiques avant d’être enregistrées par le service comptable. Cependant, la gestion des notes de frais peut se révéler être un véritable casse-tête administratif si elle n’est pas effectuée de manière rigoureuse et efficace, surtout lorsque l’entreprise connaît une croissance importante. Dans cet article, nous vous expliquerons quels frais peuvent être remboursés, comment rédiger une note de frais valide, que faire en cas de justificatif perdu et comment récupérer la TVA sur une note de frais. Découvrez tous les secrets pour optimiser la gestion de vos notes de frais.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais est un document établi par un salarié afin de récapituler l’ensemble des frais professionnels qu’il a engagés sur une période donnée. Elle est utilisée pour obtenir le remboursement de ces frais par l’employeur, que ce soit sur la base des frais réels ou d’un forfait. Tous les frais engagés dans l’intérêt de l’entreprise peuvent être remboursés par l’employeur, à condition qu’ils soient justifiés et qu’ils correspondent aux besoins de l’activité professionnelle. Les frais de déplacement, de repas, d’hébergement, les fournitures de bureau, etc. peuvent tous faire l’objet d’une note de frais.
Les différentes catégories de notes de frais
Différentes catégories de frais peuvent être remboursées :
- Frais de déplacement : si le lieu de déplacement est situé à plus de 50 kilomètres du domicile du salarié et que le trajet ne peut pas être effectué en moins d’1h30 en utilisant les transports en commun, des frais de déplacement peuvent être appliqués. Peu importe le moyen de transport utilisé (train, avion, location de véhicule), les billets, les frais de carburant et les péages sont pris en charge. Si le salarié utilise son véhicule personnel, il peut également bénéficier d’indemnités kilométriques.
- Frais d’hébergement : l’employeur est tenu de rembourser les frais d’hébergement, tels que les nuitées d’hôtel, selon les mêmes conditions que celles évoquées précédemment.
- Frais de repas : pour être pris en charge, les frais de restauration doivent faire l’objet d’une note de frais détaillée, qu’il s’agisse d’un simple sandwich pris sur une aire d’autoroute ou d’un repas dans un restaurant chic avec un client.
- Frais de télétravail : avec la généralisation du télétravail, il est désormais possible pour un salarié de se faire rembourser certains frais liés à cette pratique, comme une partie du loyer ou de l’abonnement internet et mobile.
Comment rédiger une note de frais ?
Pour que votre note de frais soit prise en compte par l’employeur et remboursée, elle doit remplir certaines conditions. Le justificatif peut être fourni sous forme physique ou virtuelle. Bien qu’il n’existe pas de modèle type de note de frais officiel sur Excel, plusieurs éléments doivent obligatoirement être indiqués pour qu’elle soit validée :
- La date de l’opération ;
- Le montant de l’opération ;
- Le motif de l’opération.
En fonction des dépenses, d’autres critères doivent également être pris en compte. Par exemple, pour une note de frais kilométrique, il est recommandé d’indiquer le motif du déplacement, le lieu de la mission, le kilométrage total parcouru et la puissance fiscale du véhicule. Si un salarié invite un client au restaurant, il convient de mentionner le nom et la fonction de chaque convive, ainsi que le nom de leur entreprise. Enfin, les justificatifs d’hébergement doivent comprendre une facture détaillée indiquant le nombre de nuitées, les frais liés à la chambre et un solde nul.
Que faire en cas de perte de justificatif ?
En cas de perte de justificatif, il existe plusieurs solutions :
- Demandez au commerçant un duplicata du justificatif initial, si cela est possible.
- Si le fournisseur est injoignable, pour de petites sommes, vous pouvez présenter un relevé de compte bancaire, accompagné d’un document annexe précisant la nature du bien ou service correspondant.
- En dernier recours et pour des montants peu élevés, vous pouvez rédiger une déclaration sur l’honneur. Celle-ci doit comporter vos coordonnées ainsi que l’exposé des faits et des frais avancés. Vous devez également attester que vous êtes conscient des sanctions pénales encourues en cas de fausse attestation. Un relevé de compte bancaire peut être ajouté à la déclaration pour prouver la date et le montant payé.
Délais de remboursement d’une note de frais
Légalement, un employeur dispose de 5 ans à compter de la présentation de la note de frais par le salarié pour procéder à son remboursement. Cependant, le délai de remboursement dépend principalement de l’efficacité du processus de validation et de gestion des notes de frais mis en place dans l’entreprise. La comptabilité peut mettre plusieurs jours, voire plusieurs semaines, avant de traiter les notes de frais. Dans la plupart des cas, les notes de frais sont remboursées à la fin du mois au cours duquel elles ont été communiquées. Il est important de noter que l’employeur peut fixer un délai à respecter par le salarié pour soumettre ses justificatifs de note de frais, faute de quoi les dépenses ne seront pas remboursées.
Remboursement des notes de frais
Les notes de frais peuvent être remboursées de deux manières :
- Remboursement aux frais réels : dans ce cas, le salarié avance tous ses frais avec son propre argent et l’employeur rembourse exactement les montants engagés.
- Remboursement au forfait : l’employeur décide d’indemniser le salarié d’un montant fixe chaque mois, conformément au barème déterminé par l’URSSAF. Cette méthode permet une meilleure maîtrise des frais et offre une visibilité accrue sur les dépenses à rembourser.
Récupération de la TVA sur les notes de frais
Lorsqu’une entreprise engage des dépenses liées à ses besoins professionnels, elle a la possibilité de récupérer la TVA sur ces dépenses. Pour cela, les justificatifs transmis au service comptable doivent détailler le montant de la TVA, le taux de TVA appliqué et le montant TTC. Cependant, toutes les dépenses ne sont pas éligibles à une déduction de TVA. Par exemple, la majorité des frais de déplacement ne permettent pas de récupérer la TVA, à l’exception des tickets de péage et des frais de stationnement dans des emplacements réservés aux clients, aux visiteurs ou au personnel. Les frais d’hébergement ne permettent pas non plus de récupérer la TVA, à l’exception de la part “repas” de la note d’hôtel. En revanche, les frais de repas engagés dans le cadre d’une mission professionnelle sont entièrement déductibles de la TVA.
Comment éviter les fraudes aux notes de frais ?
La fraude aux notes de frais peut représenter un véritable cauchemar pour les entreprises, engendrant des pertes de temps, d’argent, de productivité et de confiance. Afin de lutter efficacement contre la fraude aux notes de frais, il existe des solutions à mettre en place.
Il est important de noter que les négligences et les oublis doivent également être pris en compte. Un audit des dépenses permet d’identifier les sources de dépenses et d’évaluer le coût moyen des frais afin d’identifier les excès éventuels. Une politique claire de remboursement des notes de frais doit être mise en place pour éviter les malentendus et faciliter le traitement des notes de frais. Cette politique doit préciser les types de dépenses remboursables, la procédure à suivre pour obtenir un remboursement et le délai de présentation des notes de frais. Le plafonnement des dépenses, la réduction du nombre d’intervenants impliqués dans la validation des notes de frais, la répartition de la gestion des notes de frais dans le mois et la dématérialisation de la gestion des notes de frais sont autant de mesures qui permettent d’optimiser la gestion des notes de frais et de prévenir les fraudes.
