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Bienvenue dans ce guide complet sur l’embauche de stagiaires dans votre entreprise. Dans cet article, nous vous présenterons les conditions requises, la réglementation à respecter et les démarches à suivre pour accueillir un stagiaire dans les meilleures conditions.
Quelles sont les conditions à remplir pour embaucher un stagiaire ?
Toutes les entreprises françaises ont la possibilité d’accueillir des stagiaires, à condition que le stage leur permette d’acquérir des compétences professionnelles et de s’immerger dans le monde du travail. Ce stage doit obligatoirement faire partie d’un cursus de formation d’enseignement d’au moins 200 heures. Les stages en dehors d’un cursus pédagogique sont donc interdits.
Il est important de noter qu’il est interdit de recruter un stagiaire pour remplacer un salarié licencié ou absent, pour un emploi permanent, un emploi saisonnier ou pour faire face à une augmentation temporaire de l’activité de votre entreprise.
Quelle est la réglementation pour l’embauche d’un stagiaire ?
La durée du stage
La durée maximale d’un stage est de 6 mois, ce qui équivaut à un total de 924 heures. Il est également important de noter que pour un stagiaire, une journée ne peut pas dépasser 7 heures de présence et un mois correspond à 22 jours de présence. Ainsi, si votre stagiaire effectue plus d’heures par jour ou par mois, la durée totale de son stage sera réduite en conséquence.
Le nombre de stagiaires
Il est également essentiel de faire attention au nombre de stagiaires que vous accueillez simultanément. Le nombre de stagiaires dépend de l’effectif de votre entreprise. Si vous avez moins de 20 salariés, vous pouvez accueillir jusqu’à 3 stagiaires en même temps. Si vous avez plus de 20 salariés, vous pouvez accueillir un nombre de stagiaires inférieur ou égal à 15% de votre effectif. Par exemple, si vous avez 100 salariés, vous ne pouvez pas prendre plus de 15 stagiaires en même temps.
Le délai de carence
Après le départ d’un stagiaire, vous devez respecter un délai de carence équivalent à un tiers de la durée du stage écoulée avant d’embaucher un nouveau stagiaire. Par exemple, si votre ancien stagiaire est resté 6 mois, vous devrez attendre 2 mois après son départ pour en embaucher un autre.
Prendre un étudiant étranger en stage
Si vous souhaitez embaucher un stagiaire étranger, vous devez respecter certaines règles supplémentaires. Pour les stagiaires européens, la réglementation est la même que pour les stagiaires français. Cependant, pour les stagiaires non européens, trois conditions supplémentaires doivent être remplies :
- La durée du stage ne peut pas être inférieure à 3 mois.
- Le stagiaire doit avoir obtenu un visa de long séjour valant titre de séjour (VLS-TS) mention stagiaire.
- Le stagiaire doit disposer d’un montant minimum de ressources pour vivre en France (615 € par mois en 2022).
La désignation d’un tuteur et d’un enseignant référent
Lorsque vous accueillez un stagiaire, vous devez désigner un tuteur au sein de votre entreprise. Il peut s’agir de vous, chef d’entreprise, ou d’un membre de votre équipe. Le tuteur a pour mission d’accompagner et former le stagiaire, de faciliter son intégration dans l’équipe et de faire le lien entre l’entreprise et l’établissement scolaire.
De son côté, l’établissement d’enseignement doit désigner un enseignant-référent pour le stagiaire. Cette personne sera en contact avec le tuteur d’entreprise afin de définir précisément les missions confiées au stagiaire et les modalités de son accompagnement.
Convention de stage : comment la rédiger ?
L’embauche d’un stagiaire se fait par la signature d’une convention de stage, qui est fournie par l’établissement scolaire du stagiaire. Cette convention doit être signée par le stagiaire (et son représentant légal s’il est mineur), l’entreprise accueillant le stagiaire, le tuteur de stage au sein de l’organisme d’accueil, l’établissement d’enseignement ou de formation, et l’enseignant référent au sein de cet établissement.
La convention de stage doit comporter des informations telles que le nom de la formation suivie par le stagiaire, le nombre d’heures d’enseignement, les noms de l’enseignant référent et du tuteur de stage, les dates de début et de fin du stage, le programme du stage, le montant de la gratification versée au stagiaire, les conditions d’autorisation d’absence, et le régime de protection sociale dont bénéficiera le stagiaire.
À l’issue du stage, vous devez délivrer au stagiaire une attestation de stage qui précise notamment la durée du stage et le montant de la gratification versée.
Prendre un stagiaire : combien ça coûte ?
La gratification du stagiaire
Dans le cadre d’un stage, il est important de noter qu’on ne parle pas de salaire, mais de gratification. Vous devez verser une gratification à votre stagiaire dès lors que son stage a une durée supérieure à 2 mois consécutifs (soit 44 jours avec une présence de 7 heures par jour). En deçà de cette durée, vous êtes libre de ne pas rémunérer le stagiaire.
Le montant horaire minimum de la gratification est fixé à 3,90 €, ce qui correspond à 15% du plafond horaire de la Sécurité Sociale en 2022. Vous devez verser cette gratification à la fin de chaque mois, et non à la fin du stage.
Les cotisations sociales
Si la gratification versée ne dépasse pas le montant minimal (3,90 € par heure), elle sera exonérée de cotisations sociales, tant patronales que salariales. Cependant, si le stagiaire est rémunéré au-delà de 3,90 € de l’heure, le surplus perçu (aussi appelé fraction excédentaire) sera soumis aux cotisations sociales.
Quels sont les droits du stagiaire ?
Les droits du stagiaire sont réglementés, tout comme ceux des salariés.
Les congés et les absences du stagiaire
Si votre stagiaire reste moins de deux mois, vous n’êtes pas obligé de lui accorder des jours de congés. Au-delà de deux mois, vous devez lui accorder des congés et des autorisations d’absence. Il est également important de noter que en cas de maternité, de paternité ou d’adoption, le stagiaire a droit à des congés équivalents à ceux prévus pour les salariés, mais vous n’êtes pas obligé de maintenir sa gratification pendant cette période.
Les avantages et les droits du stagiaire
Le stagiaire dispose des mêmes droits que les salariés de l’entreprise, notamment l’accès au restaurant d’entreprise et aux titres-restaurant (si votre entreprise en propose) ainsi que la prise en charge d’une partie de ses frais de transport (si vous le faites pour vos salariés). Le stagiaire peut également bénéficier des avantages du comité d’entreprise, le cas échéant.
N’oubliez pas de réserver un bon accueil à vos stagiaires en organisant une visite des locaux, en prévoyant une rencontre avec les différentes équipes et en proposant des moments d’échange individuels sur les missions et le ressenti du stagiaire.
En conclusion, accueillir un stagiaire au sein de votre entreprise offre de nombreux avantages. Si vous avez besoin d’aide pour les formalités, n’hésitez pas à contacter les experts de Simplitoo qui pourront vous guider dans l’ensemble de vos démarches. Vous gagnerez ainsi du temps et vous assurerez de ne commettre aucune erreur.
