La gestion administrative est essentielle pour votre entreprise : elle englobe tout ce qui concerne la facturation, la conservation et l’archivage de vos documents (fiscaux, sociaux et financiers). Vous souhaitez optimiser cette gestion et perdre moins de temps à organiser vos documents ? Dans ce guide, découvrez tout ce qu’il faut savoir sur les normes et les solutions pour gérer votre entreprise d’une main de maître.
Quelle durée légale de conservation des documents d’entreprise ?
La conservation de documents d’entreprise est obligatoire et concerne toutes les sociétés, quel que soit leur secteur d’activité. Elle concerne différents types de documents de gestion administrative :
- Documents sociaux, fiscaux et bancaires,
- Registres comptables,
- Comptes annuels,
- Bilans,
- Comptes de résultat.
Toutefois, elle peut être limitée dans le temps : on parle de durée légale de conservation des documents d’entreprise, qui peut différer d’une typologie de documents à une autre.
Les documents sociaux
Ils sont essentiellement composés de rapports d’exercice comptable (accompagnés de leurs annexes, feuilles de présence et pouvoirs) – à conserver 3 ans ; statuts de la société (registre de titres nominatifs, ordres de mouvement, procès-verbaux administratifs) – à conserver 5 ans ; comptes annuels – à conserver 10 ans.
Les documents fiscaux
Ce type de document englobe les livres, registres et autres déclarations fiscales relatives à votre entreprise. Ils peuvent être demandés par l’administration fiscale en cas de contrôle. Leur durée de conservation est réglementée à 6 ans, à partir de la dernière édition ou de leur date d’établissement.
Les documents bancaires
Ceux-ci renvoient aux relevés de compte d’entreprise et aux talons de chèques. Ils doivent être conservés pendant 5 ans.
Les documents comptables
À ne pas confondre avec les documents sociaux, les documents comptables renvoient au livre ou registre comptable ainsi qu’à l’inventaire établi en fin d’année. Les pièces justificatives associées (bons de commande, bons de livraison, factures…) sont également concernées par la durée légale de conservation des documents d’entreprise. Elle s’élève à 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable.
Les documents liés à la gestion du personnel
Le département des Ressources Humaines de votre entreprise est sans doute celui qui génère le plus de documents : bulletins de paie, contrats de travail, comptabilisation des jours et horaires de travail, etc. Ces documents RH doivent être conservés de 1 à 5 ans, selon leur finalité. Ils peuvent aussi être demandés par l’administration fiscale en cas de contrôle.
Les documents commerciaux
Ces documents de gestion administrative, encadrent la relation avec vos clients et fournisseurs peuvent prendre différentes formes : factures, correspondances commerciales, etc. Leur durée légale de conservation dépend de leur étendue et de leur validité. Elle oscille ainsi entre 2 et 30 ans.
Les documents immobiliers
Les documents immobiliers (contrat d’achat ou de cession) sont valables durant 30 ans. Ils doivent donc être conservés toute cette durée – d’autant plus qu’ils sont susceptibles d’être demandés par l’administration, dans le cadre d’un contrôle et ce, à tout moment. Concernant les baux commerciaux : ils doivent être conservés 5 ans à compter de leur expiration.
Archivage numérique ou physique : quelle solution choisir ?
Le système d’archivage numérique
La conservation des documents d’entreprise nécessite quelques aménagements pratiques pour une gestion des documents efficace. L’archivage numérique, aussi appelé archivage électronique, offre ainsi de nombreux avantages :
- Réduction de l’espace occupé comparé à l’archivage de documents papier – grâce au stockage sur des serveurs ou dans un cloud ;
- Économies des coûts d’impression, de distribution et de location d’espace ;
- Optimisation du classement des documents et dossiers ;
- Accès simplifié et rapide aux documents et aux informations ;
- Protection par mot de passe ou authentification forte – à double facteur, par exemple ;
- Facilité de partage en interne et externe – entre les différentes parties prenantes.
L’archivage numérique : une option sécurisée
Au-delà de l’aspect logistique, la sécurité que possède l’archivage numérique est indéniable. Et pour cause : la solution est totalement compatible avec les coffres-forts numériques ou les systèmes d’archivage électronique. Autant d’outils qui offrent un niveau élevé de cryptage, et donc de protection contre les cyber-attaques.
Mais qui dit facilité d’accès aux documents archivés, dit aussi protection élevée face au risque de perte de données. Comment ? Grâce aux sauvegardes régulières et automatiques.
L’archivage numérique : quelles adaptations pour les TPE ?
Si l’archivage numérique offre un coup de pouce considérable pour la gestion administrative, sa mise en place requiert toutefois des adaptations techniques :
- Infrastructures,
- Prise en main,
- Maintenance, etc.
Ces dernières représentent un investissement, notamment pour les très petites entreprises (TPE). Sans oublier que certains dirigeants s’accrochent encore à l’archivage physique malgré l’essor du numérique et de ses nombreux avantages.
Pourquoi la gestion électronique n’est pas encore systématique ?
En raison du coût que représentent les solutions numériques et parce que le papier occupe encore une place prédominante dans notre mode de vie, la gestion électronique ne fait pas l’unanimité. Ainsi, malgré la praticité et le niveau élevé de sécurité offert par les solutions digitales, les documents papier continuent de se distinguer face aux documents numériques.
La dématérialisation des factures : comment ça marche ?
Les solutions de dématérialisation des factures
Si la gestion administrative des entreprises évolue, l’administration fiscale n’est pas en reste. Pour répondre aux nouvelles exigences de l’administration, le marché de la dématérialisation des factures se met en place progressivement.
En fonction de vos besoins et de votre budget, votre entreprise a le choix entre 3 principales solutions de dématérialisation :
- Logiciel de dématérialisation,
- Facturation électronique via un SaaS (Software as a Service),
- Portail de facturation électronique.
Ces solutions s’accompagnent de plusieurs fonctionnalités, vous pouvez :
- Convertir vos factures papier au format électronique – on parle alors de données informatisées ;
- Stocker vos documents dans des espaces sécurisés ;
- Traiter automatiquement vos factures.
Facturation électronique et réglementation
Si le marché de la dématérialisation des factures tend à se développer, c’est sans doute parce qu’il s’inscrit dans un cadre légal. La généralisation de la facturation électronique est en cours depuis le 1er janvier 2020 : les entreprises travaillant avec les marchés publics ont l’obligation de transmettre leurs factures au format électronique (décret n° 2016-1478).
Cette obligation s’étendra à l’ensemble des transactions des entreprises, selon le calendrier suivant :
- 1er juillet 2024 : en réception pour l’ensemble des entreprises ;
- 1er juillet 2024 : en émission pour les grandes entreprises ;
- 1er janvier 2025 : en émission pour les entreprises de taille intermédiaire ;
- 1er janvier 2026 : en émission pour les toutes petites, petites et moyennes entreprises.
Comment mettre en place une signature électronique ?
Aux outils développés pour faciliter la gestion administrative dans les entreprises en pleine transition numérique, s’ajoute la signature électronique. Une solution qui s’inscrit dans le sillage de l’e-facture (ou facture électronique).
Qu’est-ce que la signature électronique ?
Aussi appelée signature numérique, elle permet de signer électroniquement un document dématérialisé. Cette solution s’accompagne de plusieurs avantages :
- Suppression de la signature manuscrite – évitant ainsi le déplacement au signataire ;
- Réduction des délais de traitement ;
- Sécurité renforcée ;
- Optimisation de la gestion des documents électroniques.
Le processus de signature électronique
Le parcours de signature électronique se décompose en trois étapes :
- Création du document au format électronique ;
- Envoi du document au signataire – via un logiciel de signature électronique ou un outil de signature en ligne ;
- Signature du document et validation – par la saisie d’un code fourni ou prédéfini.
La validation active ensuite le renvoi du document au prestataire de service. Sa mission : attester l’authenticité de la signature électronique. Autant d’actions qui permettent d’assurer l’intégrité du document électronique.
Solution cloud : comment la choisir ?
Les différents services de stockage en ligne
Si le numérique fait partie de notre quotidien, le stockage en ligne est lui aussi devenu indispensable. Capacité de stockage, facilité d’accès… les arguments en faveur de la solution cloud ne manquent pas et les dirigeants d’entreprise sont nombreux à y adhérer !
Il existe aujourd’hui plusieurs typologies d’espaces de stockage en ligne.
Les solutions cloud gratuites
Pour accéder à un espace de stockage en ligne, il vous suffit de créer un compte. Gardez à l’esprit qu’une solution cloud gratuite est livrée avec une faible capacité de stockage. Elle convient surtout aux utilisateurs occasionnels, qui ne souhaitent y verser que des fichiers légers.
Les solutions cloud payantes
Si vous avez besoin de stocker de plus gros fichiers, ou d’accéder régulièrement et simultanément à vos dossiers, la solution payante sera plus adaptée.
Les services cloud payants offrent une capacité de stockage plus importante et un niveau de sécurité élevé. Ils s’accompagnent aussi de fonctionnalités avancées (telles que la connexion en simultané).
Cloud et partage de fichiers
Par ailleurs, les services cloud incluent souvent une fonctionnalité de partage de fichiers – qui permet à d’autres utilisateurs de lire les fichiers via un lien de partage ou l’ouverture d’accès.
En complément, les applications web et mobiles associées à ces solutions permettent aux utilisateurs d’accéder à leurs fichiers où qu’ils soient – à partir de leur smartphone, tablette ou ordinateur, dès lors que l’appareil est connecté à internet.
Cloud et gestion électronique de documents
Pour aller plus loin, certaines solutions cloud sont aussi livrées avec un processus de gestion électronique de documents (GED). Celui-ci prend en charge l’intégralité du cycle de vie des documents d’entreprise – de leur création à leur diffusion.
Concrètement, ce processus permet le classement automatisé de vos documents, sur la base de règles préalablement définies par les personnes en charge de votre gestion administrative.
La sécurité des données
La sécurité des données est une préoccupation majeure pour les entreprises. Et ça, les fournisseurs de services cloud l’ont bien compris : ils offrent différents niveaux de sécurité pour garantir la confidentialité et l’intégrité des données stockées.
Vous pouvez aussi retrouver des fonctionnalités de sécurité courantes, telles que la vérification en deux étapes, le cryptage des données, la surveillance de la sécurité.
Comment protéger vos documents avec un coffre-fort numérique ?
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?
Si le stockage en ligne fait désormais partie intégrante de la vie des entreprises, la question de la sécurité est prédominante compte tenu de la quantité de données traitées et stockées par vos équipes. Le recours à un coffre-fort numérique pour votre gestion administrative peut répondre à ce besoin de sécurité.
C’est un espace de stockage sécurisé, qui vous permet à la fois de déposer et d’organiser vos fichiers au format électronique. Le tout, avec la protection qui s’impose grâce à des protocoles de cryptage et d’authentification avancés.
Pourquoi tant de prudence ? Car les coffres-forts numériques ont été pensés pour stocker des documents numériques comportant des données sensibles :
- Papiers d’identité,
- Contrats de travail,
- Bulletins de salaire,
- Documents RH, etc.
Un espace de stockage avancé
Au-delà du stockage sécurisé sur le cloud, le coffre-fort numérique propose des options évoluées pour faciliter l’archivage et le classement des documents électroniques. On parle d’un système d’archivage électronique (SAE). Il se substitue en toute légalité et conformité à l’archivage papier.
Quelques normes à respecter
Le coffre-fort numérique doit répondre à un certain nombre de normes. Elles encadrent l’archivage électronique et assurent la sécurité des données stockées.
- La certification NF 461 – garantit la conformité à la norme Afnor NF Z 42-013 relative au SAE.
- La certification ISO 27 001 – une référence internationale en matière de sécurité de l’information.
- Le label Tiers Archiveur – délivré par la Fédération des Tiers de Confiance du numérique (FnTC).
- L’hébergement des données dans des Data Centers français.
Pourquoi utiliser un coffre-fort numérique ?
L’utilisation du coffre-fort numérique offre de nombreux avantages :
- L’accessibilité : les fichiers stockés dans un coffre-fort numérique peuvent être consultés et modifiés à partir de n’importe quel appareil connecté à internet (smartphone, tablette ou ordinateur).
- La centralisation : tous les fichiers peuvent être stockés dans un seul endroit, ce qui facilite leur gestion, leur organisation (classement par catégorie ou par date) et leur recherche.
- Les économies financières : l’utilisation de documents dématérialisés permet de réduire les coûts d’impression et de stockage de documents papier.
- Un gain de temps : les fichiers numériques peuvent être facilement partagés entre les équipes, optimisant ainsi leur productivité.
Démarches administratives en entreprise : quelles dates retenir ?
Pour une gestion optimale de votre entreprise, vous pouvez suivre ce calendrier des démarches administratives et ne louper aucune échéance.
Les démarches administratives mensuelles
Chaque mois, les dirigeants d’entreprises sont tenus de déclarer :
- Le chiffre d’affaires du mois précédent auprès de l’Urssaf – dès le premier jour du mois suivant ;
- La TVA auprès de l’administration fiscale – à chaque fin de mois via la déclaration de TVA CA3.
Les démarches administratives annuelles
Outre les démarches administratives mensuelles, l’administration française requiert plusieurs formalités à accomplir en fin d’année, notamment le règlement des impôts :
- TVA,
- Taxe foncière,
- Impôt sur les sociétés,
- Cotisation foncière des entreprises (CFE).
La clôture comptable doit être effectuée le 31 décembre – dernier jour de l’année ! Pour faciliter cette opération, il est recommandé d’anticiper l’enregistrement des écritures comptables de votre entreprise, et de réunir au fil de l’eau les pièces justificatives requises.
Les démarches administratives ponctuelles
D’autres démarches ponctuelles peuvent s’intercaler dans la gestion administrative de votre entreprise. C’est le cas, par exemple, à l’arrivée d’un nouveau collaborateur en CDI, en CDD ou en contrat d’intérim : 8 jours avant sa prise de poste, vous devrez réaliser une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) auprès de l’Urssaf.
La gestion administrative n’est pas de tout repos pour les dirigeants d’entreprise. Elle sera plus fluide si vous en anticipez l’essentiel. Et pour être efficace ? Choisissez des solutions numériques compatibles avec votre activité. Vous avez toutes les cartes pour une entreprise bien organisée : à vous de jouer !
