Découvrez l’interface Excel
Apprendre à maîtriser Excel, c’est avant tout comprendre l’interface et le vocabulaire spécifique du logiciel. Pour progresser rapidement, il est essentiel de se familiariser avec l’environnement de travail. Lorsque vous ouvrez Excel, un fichier appelé “classeur” est automatiquement créé.
L’interface Excel se compose de plusieurs éléments importants :
La barre d’accès rapide
La barre d’accès rapide est personnalisable et permet d’accéder rapidement aux différentes fonctionnalités. Vous y trouverez également le nom de votre classeur Excel.
Les onglets de données
Les onglets de données regroupent les différentes fonctionnalités par catégorie.
La zone de nom
La zone de nom affiche la cellule sélectionnée dans votre feuille de calcul.
La barre de formules
La barre de formules permet d’entrer vos formules et vos calculs.
Les feuilles de calcul
Les feuilles de calcul sont vos espaces de travail.
En vous familiarisant avec l’interface Excel, vous posez les bases de votre maîtrise du logiciel.
Les règles de syntaxe d’Excel
Pour maîtriser Excel, il est essentiel de connaître les règles d’écriture des opérateurs, des comparateurs et des formules. Il est également important de savoir où trouver les touches appropriées pour effectuer des calculs. La plupart des calculs simples peuvent être réalisés à l’aide du pavé numérique de votre clavier d’ordinateur.
Si votre clavier ne possède pas de pavé numérique, les raccourcis clavier seront vos alliés. Il est important de noter qu’Excel n’utilise pas le signe “X” pour la multiplication dans la barre de formules, mais seulement l’astérisque. Pour éviter les erreurs de calcul, il est recommandé de suivre une formation Excel et de maîtriser le vocabulaire approprié.
Pour que les calculs automatiques fonctionnent correctement dans Excel, il est nécessaire de respecter l’ordre de priorité des opérations mathématiques. Excel suit les règles mathématiques de base : il effectue d’abord les multiplications, puis les additions, sauf si des parenthèses sont utilisées. Il est important de bien fermer les parenthèses pour obtenir des résultats corrects. En cas de doute, référez-vous aux règles de priorité mathématiques standard pour éviter les erreurs.
Les raccourcis indispensables
Pour maîtriser Excel comme un pro et gagner du temps, il est essentiel de connaître les raccourcis clavier qui vous faciliteront la vie. Voici une liste des raccourcis les plus utiles :
- Raccourci PC | Raccourci Mac | Action
- CTRL + C | ⌘ + C | Copier
- CTRL + V | ⌘ + V | Coller
- CTRL + X | ⌘ + X | Couper
- CTRL + ALT + = | ⌥ + ⌘ + = | Zoomer
- CTRL + ALT + – | ⌥ + ⌘ + – | Dézoomer
- CTRL + A | ⌘ + A | Tout sélectionner
- CTRL + + | CTRL + + | Insérer une colonne ou une ligne (sélectionner au préalable)
- CTRL + – | CTRL + – | Supprimer une colonne ou une ligne
- CTRL + 9 | CTRL + ( | Masquer les lignes sélectionnées
- CTRL + 0 | CTRL + ) | Masquer les colonnes sélectionnées
- CTRL + Z | ⌘ + Z | Annuler une action
- CTRL + Y | ⌘ + Y | Répéter une action
- CTRL + F | ⌘ + F | Rechercher une valeur dans la feuille
- CTRL + G | ⌘ + B | Mettre en gras
- CTRL + I | ⌘ + I | Mettre en italique
- CTRL + S | ⌘ + S | Enregistrer le fichier
- CTRL + O | ⌘ + O | Ouvrir un classeur
Les fonctions indispensables
Excel propose de nombreuses fonctions essentielles pour faciliter vos calculs et vos analyses de données. Voici quelques-unes des fonctions incontournables à connaître :
Les fonctions SOMME et MOYENNE
La fonction SOMME permet d’additionner automatiquement les valeurs d’une plage de cellules sélectionnée. La fonction MOYENNE calcule la moyenne des valeurs contenues dans une sélection de cellules.
La fonction SOMME.SI
La fonction SOMME.SI est une fonction conditionnelle qui permet de calculer la somme des valeurs d’une plage de cellules répondant à un critère spécifique.
La fonction SI
La fonction SI est une fonction logique qui permet de fournir deux solutions différentes en fonction de la condition spécifiée.
Les fonctions MAX et MIN
Les fonctions MAX et MIN permettent de déterminer respectivement la plus grande et la plus petite valeur d’une ligne ou d’une colonne dans un tableau Excel.
Les fonctions NB, NBVAL et NB.VIDE
Les fonctions NB, NBVAL et NB.VIDE permettent respectivement de compter le nombre de cellules contenant des nombres, le nombre de cellules non vides et le nombre de cellules vides dans une plage de cellules donnée.
Les fonctions JOUR, MOIS, ANNEE et DATE
Les fonctions JOUR, MOIS, ANNEE et DATE permettent d’extraire respectivement le jour, le mois et l’année à partir d’une date donnée. La fonction DATE permet de créer une date à partir de ces éléments.
La fonction NB.SI
La fonction NB.SI est une fonction conditionnelle qui compte le nombre de cellules dans une plage répondant à un critère spécifique.
La fonction RECHERCHEV
La fonction RECHERCHEV permet de rechercher une valeur dans une base de données Excel et de la renvoyer dans une autre cellule spécifiée.
La fonction CONCATENER
La fonction CONCATENER est une fonction texte qui permet de combiner les valeurs de plusieurs cellules en une seule cellule.
La fonction CONVERTIR
La fonction CONVERTIR est une fonction texte qui permet de séparer une chaîne de caractères en différents éléments, chacun étant placé dans une colonne distincte.
Conseils pratiques pour progresser rapidement
Mise en forme des cellules
Lorsque vous maîtrisez Excel, vous pouvez personnaliser la mise en forme des cellules de nombreuses façons. Vous pouvez modifier le format, figer une cellule, fusionner des cellules, ajuster la hauteur, la largeur et l’alignement, et copier la mise en forme dans d’autres cellules ou feuilles de calcul.
Gestion des lignes et des colonnes
Pour bien maîtriser Excel, il est essentiel de connaître l’option “transposer”, qui vous permet de permuter des colonnes et des lignes. Pour ce faire, sélectionnez vos données, copiez-les dans une cellule vide avec un clic droit, puis choisissez l’option “Transposer” dans les options de collage. Une formation Excel vous permettra de maîtriser cette option, ainsi que la gestion des lignes et des colonnes.
Repérer et supprimer les doublons
Il est courant d’avoir des doublons dans un classeur Excel. Vous avez deux options : mettre en évidence visuellement les doublons ou les supprimer directement. Apprendre à maîtriser Excel, c’est également savoir nettoyer vos fichiers en supprimant les doublons. Dans l’onglet “Accueil”, dans la section “Mise en forme conditionnelle”, vous pouvez sélectionner “Valeurs en double” pour mettre en évidence les données non uniques. Sinon, vous pouvez utiliser l’option “Supprimer les doublons” dans l’onglet “Données”.
Trier et filtrer
Excel vous permet d’effectuer des tris et des filtres sur vos données. Assurez-vous d’avoir une base de données intègre en utilisant le raccourci clavier Ctrl + A pour sélectionner l’ensemble des données. Pour trier ou filtrer vos données, faites un clic droit sur une cellule et sélectionnez les options appropriées. Une fenêtre s’ouvrira pour vous permettre de choisir les différentes options disponibles.
Insérer des graphiques
Excel vous permet de visualiser vos données sous forme de graphiques. Pour insérer un graphique, cliquez sur l’onglet “Insertion”, puis sur “Graphiques recommandés”. Sélectionnez le type de graphique qui convient le mieux à vos données, puis validez en cliquant sur “OK”. Une formation Excel vous permettra d’approfondir cette fonctionnalité et de maîtriser Excel de manière autonome.
Tableaux croisés dynamiques
Les tableaux croisés dynamiques, ou TCD, sont une fonctionnalité essentielle d’Excel qui permet d’analyser et de résumer des données sous forme de tableau. Ils regroupent, trient et croisent des données en fonction de critères spécifiques pour faciliter la lecture des informations pertinentes. Pour créer un tableau croisé dynamique, assurez-vous que votre feuille de calcul ne contient pas de lignes vides ni de filtres, et que toutes les colonnes ont un titre. Ensuite, cliquez sur l’onglet “Insertion”, puis sur “Tableau croisé”. Sélectionnez votre base de données dans la fenêtre qui apparaît, choisissez l’emplacement du TCD et cliquez sur “OK”.
Pour personnaliser votre TCD, cliquez dessus pour ouvrir la barre latérale des réglages des champs. Vous pouvez également faire un clic droit sur le TCD et sélectionner “Afficher la liste des champs”. Les champs, correspondant aux titres de chaque colonne de votre base de données, sont répertoriés en haut de la barre latérale. Les zones où vous pouvez les placer apparaissent en bas. Pour structurer votre TCD, faites glisser les champs dans les zones appropriées. Les données chiffrées sont comptabilisées dans la zone “Valeurs” du tableau.
Lors de la modification de votre TCD, vous verrez apparaître les onglets “Analyse” et “Création” dans la barre de menu. L’onglet “Analyse” vous permet d’ajouter des champs calculés à votre TCD, tandis que l’onglet “Création” vous permet de personnaliser l’apparence du tableau. N’oubliez pas de mettre à jour votre TCD en faisant un clic droit et en sélectionnant “Actualiser” chaque fois que vous modifiez votre base de données initiale.
Conclusion
Excel est un outil puissant et polyvalent, et en maîtriser les fonctionnalités vous permettra de gagner du temps et d’effectuer des calculs complexes de manière efficace. Nous espérons que ce guide vous a donné une base solide pour commencer à explorer Excel et à en tirer le meilleur parti. N’oubliez pas que la pratique est essentielle pour développer vos compétences, et une formation Excel peut également vous aider à progresser plus rapidement. Téléchargez le programme de formation Excel en PDF pour en savoir plus.
Sources:
- Raccourcis clavier dans Excel – Support Microsoft
- Fonctions Excel – Support Microsoft
- Créer un tableau croisé dynamique pour analyser des données de feuille de calcul – Support Microsoft
