Le procès-verbal de réunion, aussi connu sous le nom de PV de réunion, est une responsabilité importante lorsqu’il s’agit de réunions formelles. Bien rédigé, il garantit que chaque réunion du conseil d’administration ou de direction dans laquelle vous participez soit valorisée et se traduise par des résultats tangibles.
Cependant, les procès-verbaux de réunion sont une source de frustration pour de nombreuses organisations dans le monde entier. Que vous soyez responsable de la rédaction du PV de réunion ou que vous ayez été nommé assistant de direction ou membre du conseil d’administration de votre entreprise, la rédaction du procès-verbal de réunion, aussi importante et officielle soit-elle, ne devrait pas être une corvée.
Les lignes directrices pour rédiger un procès-verbal de réunion formel
En suivant un ensemble de lignes directrices simples, en vous appuyant sur un exemple de procès-verbal de réunion efficace et en adoptant les meilleures pratiques pour sa rédaction, vous pourrez rapidement transformer ce processus en une routine bénéfique pour votre organisation. En effet, vos procès-verbaux de réunion ont le pouvoir d’améliorer la gestion des réunions dans leur ensemble, ainsi que la prise de décision et l’exécution au sein de votre entreprise.
Voyons maintenant ce qu’est réellement un procès-verbal de réunion, pourquoi il est si important et comment le rédiger de manière efficace.
Qu’est-ce qu’un procès-verbal de réunion ?
Un procès-verbal de réunion est un compte rendu formel qui résume les discussions et les résultats d’une réunion. Il décrit le contenu de la réunion (objectifs, participants, discussions), les décisions prises et les actions et responsabilités qui en découlent.
Les procès-verbaux de réunion, en particulier ceux du comité exécutif et du conseil d’administration, sont reconnus à la fois par les tribunaux et les auditeurs comme des documents officiels. En cas de litige, le tribunal peut s’appuyer sur le procès-verbal de réunion pour confirmer ou contester une position. Si une décision n’est pas consignée dans le procès-verbal, le tribunal peut considérer qu’elle n’a jamais été prise.
Quand rédiger le procès-verbal de réunion ?
Le moment où le procès-verbal de réunion doit être rédigé dépend de plusieurs facteurs, tels que le type de réunion, le lieu où elle se déroule et la structure de votre organisation.
Il est donc important que toutes les parties prenantes comprennent l’objectif de la réunion, les différents rôles et responsabilités, ainsi que les obligations légales avant toute réunion formelle. Par exemple, en France, l’IFA recommande la formalisation des procès-verbaux des réunions du conseil d’administration. Au Royaume-Uni, l’ICSA définit les réunions du conseil d’administration comme la forme la plus élevée de prise de décision interne d’une organisation. Selon cette définition, le procès-verbal de réunion est considéré comme le compte rendu le plus précis de cette réunion formelle pour l’organisation concernée.
Quel est le but d’un procès-verbal de réunion ?
La rédaction d’un procès-verbal de réunion remplit de nombreuses fonctions importantes. Elle améliore la qualité globale du processus de gestion des réunions en se concentrant sur la production de résultats tangibles et en définissant des actions et des tâches soumises à une grande responsabilité.
Un procès-verbal de réunion efficace permet d’éliminer les réunions improductives et d’enregistrer les progrès réalisés, facilitant ainsi le suivi de l’exécution des actions résultant de la réunion. De plus, il permet de conclure chaque point de l’ordre du jour en définissant des actions claires associées à des responsabilités.
Comment rédiger un procès-verbal de réunion ?
Il est essentiel de prendre en compte le style et le format du procès-verbal de la réunion, ainsi que les personnes responsables de sa rédaction et de son approbation. Le procès-verbal doit également être publié et accessible aux parties concernées.
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