Aujourd’hui, je vais vous présenter une technique de planification et de gestion très utile : la cartographie des processus.
Qu’est-ce que la cartographie des processus ?
La cartographie des processus est un outil simple de planification et de gestion qui permet de visualiser le flux de travail de manière claire et concise. Elle permet d’identifier les activités à valeur ajoutée et celles qui ne le sont pas, afin de déterminer les points à améliorer.
En d’autres termes, une carte de processus illustre une série d’événements qui conduisent à un résultat. On peut également l’appeler diagramme de flux, diagramme de processus, diagramme de flux de processus, diagramme de processus fonctionnel, diagramme de flux fonctionnel, diagramme de flux de travail, modèle de processus, diagramme de flux d’affaires, etc.
L’objectif de la cartographie des processus est d’améliorer l’efficacité et de fournir une vision globale d’un processus. Elle permet d’identifier les redondances, les goulots d’étranglement et les retards. Les cartes de processus sont généralement utilisées pour :
- Simplifier et comprendre un processus.
- Identifier les responsabilités et les paramètres de propriété du processus.
- Analyser comment un processus peut être amélioré.
- Montrer aux autres comment effectuer un processus.
- Améliorer la communication entre les différentes parties prenantes.
- Fournir une documentation sur les processus.
Types et exemples de cartographie des processus
1. Organigramme
Un organigramme est une carte de base qui permet de visualiser les différentes étapes d’un processus, y compris les entrées et les sorties.
2. Diagramme Swimlane
Un diagramme Swimlane, également appelé carte interfonctionnelle, différencie les responsabilités des sous-processus et montre la relation entre chaque étape du processus et l’unité fonctionnelle.
3. Diagramme de flux de travail
Le diagramme de flux de travail montre le processus au format “flux” et n’utilise pas de symboles UML. Il décrit les étapes nécessaires à la réalisation d’un processus et indique les responsabilités de chaque étape.
4. Cartographie de la chaîne de valeur (VSM)
La cartographie de la chaîne de valeur (VSM) est une technique de gestion simple pour analyser et améliorer les processus qui permettent de fabriquer un produit ou de fournir un service aux clients.
5. SIPOC
SIPOC signifie Supplier (Fournisseurs), Input (Entrées), Process (Processus), Output (Sorties) et Customer (Clients). Il s’agit d’une carte de processus avancée qui présente une représentation visuelle très détaillée d’un processus. C’est une méthode pratique et rapide pour comprendre chaque étape d’un processus.
Comment réaliser une carte de processus ?
La cartographie des processus est un langage simplifié qui permet de mieux comprendre un processus. Elle peut être réalisée à l’aide de logiciels courants tels que Microsoft Word, Excel, PowerPoint, etc. Toutefois, il existe également des outils en ligne comme Edraw qui offrent une plateforme plus personnalisée pour créer une carte de processus.
La carte de processus permet de montrer votre processus à d’autres personnes afin d’atteindre vos objectifs de gestion. Il est donc important de savoir comment cartographier un processus et d’établir une communication et une compréhension solides avec vos coéquipiers.
Voici un guide simple pour vous aider à créer une carte de processus :
Étape 1 : Identifier le processus
Que vous souhaitiez comprendre un processus peu performant ou en créer un nouveau, vous devez :
- Identifier le processus principal à visualiser.
- Donner un titre ou un nom au processus pour commencer.
Étape 2 : Constituer une équipe solide
Rassemblez une équipe composée de membres compétents et partageant les mêmes idées pour gérer et fournir les bonnes informations.
Étape 3 : Brainstorming sur les étapes à franchir
Avec votre équipe, rassemblez toutes les informations nécessaires du début à la fin du processus. Notez toutes les étapes, les entrées, les sorties, les rôles et les durées. Pour cela :
- Notez les étapes.
- Déterminez le niveau de détail nécessaire.
- Répartissez différentes activités et problèmes entre deux coéquipiers différents.
- Fixez une limite de temps.
Étape 4 : Fixer des limites
Prenez les mesures identifiées précédemment et déterminez les limites du processus. Répondez aux questions suivantes :
- Quand et où commence le processus ?
- Quand et où le processus se termine-t-il ?
Étape 5 : Déterminer les étapes du processus
Classez les étapes de votre processus dans un ordre séquentiel. Utilisez un verbe pour commencer la description et montrez le déroulement général du processus étape par étape.
Étape 6 : Dessiner l’organigramme de base
Commencez par le début et dessinez un organigramme de base montrant chaque processus dans l’état actuel. Utilisez des symboles pour représenter chaque élément spécifique dans la carte des processus.
Étape 7 : Identifier les domaines à améliorer
Identifiez toutes les inefficacités et les retards dans le processus et créez un plan d’amélioration.
Étape 8 : Mettre en œuvre les changements
Mettez en œuvre les améliorations et suivez les résultats. Révisez l’organigramme avec les autres membres de l’équipe pour obtenir une analyse détaillée.
Étape 9 : Standardiser les changements
Lorsque vous êtes satisfait des résultats des améliorations, normalisez les changements et informez toutes les parties prenantes (membres de l’équipe, travailleurs, fournisseurs, superviseurs, clients, etc.).
Étape 10 : Finaliser la cartographie des processus
Passez en revue l’organigramme et assurez-vous d’inclure toutes les informations importantes, telles que la date, le titre et la clé des symboles. Un diagramme de processus doit comporter toutes les étapes et indiquer clairement toutes les responsabilités et les personnes clés impliquées.
Les meilleurs outils de cartographie des processus
La cartographie des processus offre des informations précieuses sur la manière dont les entreprises peuvent améliorer leurs processus. Lorsque ces informations sont présentées de manière claire et accessible, il devient facile de les comprendre et de collaborer à tout projet.
Voici les meilleurs outils de cartographie des processus pour vous aider à créer des cartes de processus détaillées :
1. EdrawMax
Edraw Max est un logiciel de création de diagrammes techniques d’entreprise qui vous permet de créer des organigrammes, des cartes heuristiques, des diagrammes, des plans d’étage, des diagrammes d’ingénierie, et bien plus encore. Il propose plus de 280 types de diagrammes et de graphiques, et est accessible en ligne et hors ligne.
2. Lucidchart
Lucidchart est une plateforme web permettant de créer des dessins et des graphiques d’entreprise. C’est un outil populaire qui offre une accessibilité multiplateforme et permet de partager vos diagrammes avec d’autres personnes en temps réel.
3. Creately
Creately est un logiciel en ligne permettant de dessiner et de collaborer à des concepts. Il peut également être utilisé pour créer des graphiques et des diagrammes. C’est une application simple qui ne nécessite pas de compétences techniques avancées.
4. Microsoft Visio
Microsoft Visio est un excellent outil pour la cartographie des processus, mais il est relativement cher par rapport aux autres. Il permet de créer différents types de diagrammes tels que des organigrammes, des plans de construction, des diagrammes de flux de données, des cartes en 3D, etc.
En conclusion, tous les outils de cartographie des processus mentionnés ci-dessus ont leurs avantages et leurs inconvénients. Cependant, Edraw Max se démarque des autres grâce à sa plateforme personnalisable, ses fonctionnalités puissantes et son rapport qualité-prix avantageux. Alors que d’autres outils peuvent présenter des fonctionnalités limitées ou des abonnements plus coûteux.
La cartographie des processus est un outil essentiel pour les entreprises et les organisations souhaitant améliorer leurs processus. En utilisant les bons outils, vous pourrez mieux comprendre et collaborer sur tous vos projets de gestion.
