Vous en êtes conscient : dans le monde des affaires, la gestion de la relation client est fondamentale. Heureusement, la digitalisation a apporté de nombreux outils pour nous aider dans cette tâche, dont le fichier client.
Le fichier client est un document crucial qui réunit toutes les informations essentielles à connaître sur vos clients : des coordonnées à l’historique des achats, en passant par l’âge et les prises de contact. Il permet de mieux connaître votre clientèle au-delà d’un simple numéro de commande et d’apporter une touche de personnalisation dans ce monde parfois impitoyable. Et devinez quoi ? C’est bon pour le commerce !
Maintenant, vous vous demandez sûrement comment le créer et quel modèle choisir. Ne cherchez plus ! Cet article répond à ces deux questions essentielles et vous guide pas à pas vers la réussite de votre fichier client.
Que doit contenir le fichier client ?
Comme son nom l’indique, le fichier client doit rassembler toutes les informations relatives à vos clients. Cela peut varier selon votre entreprise, mais certains éléments essentiels doivent être présents.
Vous pouvez également choisir d’inclure ou non les prospects, en fonction de vos besoins en prospection. N’oubliez pas de garder le fichier lisible et organisé pour éviter toute confusion.
Et bien sûr, une fois que vous maîtriserez cet outil essentiel (grâce à cet article, évidemment !), vous pourrez également créer un fichier prospect en utilisant le même modèle…
Comment créer un fichier client ? Les bonnes pratiques
Que vous soyez un auto-entrepreneur, un commercial ou que vous dirigiez une entreprise B2B ou B2C, nous vous expliquons les étapes clés pour créer un fichier client efficace et améliorer votre gestion de la relation client.
1° Définir les informations nécessaires à votre fichier client
Enrichissez la liste des informations essentielles en fonction de votre entreprise, de votre stratégie commerciale et de vos objectifs.
2° Choisir le bon format
Une fois que vous avez décidé des informations à collecter, il est temps de mettre tout cela en forme. Pour que votre fichier client soit efficace, il doit être clair et pratique. Si en plus il est visuellement attrayant, c’est encore mieux !
Vous pouvez opter pour le format Word, qui permet de personnaliser chaque fiche client et d’annoter facilement les informations au fur et à mesure. Ou bien le format Excel, qui offre de nombreuses ressources et sera votre meilleur allié dans la gestion de votre fichier client.
3° Utiliser les fonctionnalités du fichier client
Une fois que vous disposez d’un fichier bien structuré, il est temps de l’exploiter au maximum. Dans Word, utilisez toute la page pour compléter la base de données avec des informations utiles telles que les prises de rendez-vous, les contacts, l’historique des achats, etc.
Dans Excel ou Google Sheet, profitez des fonctionnalités pratiques offertes. Par exemple, la fonction de filtre vous permet de trier les données selon des critères précis. Utilisez également la commande Ctrl + F pour rechercher facilement un client ou une donnée.
4° Partager le fichier et le mettre à jour régulièrement
Une fois votre fichier client créé et peaufiné, il est temps de l’utiliser ! Assurez-vous de le transmettre à toutes vos équipes, des commerciaux au service après-vente, afin que chacun puisse y consigner les informations collectées et les actions liées aux clients.
Prévoyez également des mises à jour régulières du fichier client et consultez-le fréquemment pour en tirer pleinement parti. Déterminez qui sera responsable de cette tâche et établissez une routine de travail.
Quelques règles à respecter
Maintenant que vous avez pris toutes ces précautions, vous êtes paré ! Assurez-vous de rester informé des textes de référence et de la législation en vigueur.
Deux exemples de fichier client
Pour finir en beauté et parce que nous sommes sympas, nous mettons à votre disposition un modèle gratuit de fichier client sous Excel ainsi qu’un modèle sous Word. Ces deux modèles sont bien entendu personnalisables et à compléter au fur et à mesure de la croissance de votre entreprise et du nombre de vos clients. Mais attention, rappelez-vous que les fichiers clients ont leurs limites. Passé un certain nombre, il devient difficile de s’y retrouver !
Rassurez-vous, nous avons la solution ultime : le CRM (Customer Relationship Management), une évolution du fichier client. Nous vous souhaitons d’y parvenir un jour, mais en attendant, un fichier client bien pensé, conçu et utilisé peut faire des merveilles dans votre entreprise. Et nous sommes fiers de penser que nous avons pu vous aider à le mettre en place !
Téléchargez notre modèle gratuit de fichier client Excel.
Téléchargez notre modèle gratuit de fichier client Word.
