La planification d’une nouvelle stratégie ? Vous souhaitez améliorer la satisfaction client ? Vous voulez savoir pourquoi certains de vos projets échouent ?
La cartographie des processus est la première étape pour répondre à ces questions.
Qu’est-ce qu’une carte des processus ?
Une carte des processus montre visuellement les étapes d’une activité de travail et les personnes impliquées dans chaque étape. Elles sont couramment utilisées dans les initiatives d’amélioration des processus, telles que Lean Six Sigma ou la restructuration des processus métier, pour aider les organisations à rationaliser leurs processus en identifiant les inefficacités, les goulots d’étranglement et les domaines à améliorer.
Lorsque vous cartographiez un processus, vous dessinez simplement une boîte pour chaque étape et les reliez avec des flèches pour montrer le flux. Vous pouvez utiliser un outil en ligne pour créer facilement une carte des processus. Une carte des processus de base ressemblerait à ceci :
Symboles de la carte des processus
Chaque étape d’un processus est représentée par une forme dans une carte des processus. Ces formes sont également appelées des symboles de diagramme de flux.
Il existe près de 30 formes standard que vous pouvez utiliser dans la cartographie des processus. Cependant, nous pensons que pour la plupart des gens, l’utilisation d’un petit nombre de formes les plus courantes sera plus facile à comprendre.
Le jeu complet de symboles de cartographie des processus/diagramme de flux se trouve en bas de ce guide.
Types de cartes des processus
Voici une liste des différents types de cartes des processus, ainsi qu’une brève description de chacun et quand les utiliser. Choisissez le type de carte des processus le plus adapté à votre objectif.
Diagramme de flux de base
Un diagramme de flux de base est une carte simple qui visualise les étapes d’un processus, y compris ses entrées et ses sorties.
![Diagramme de flux de base (Cliquez sur le modèle pour le modifier en ligne)]()
À utiliser lorsque :
- Vous planifiez de nouveaux projets
- Vous modélisez et documentez un processus
- Vous résolvez des problèmes
- Vous aidez les équipes à communiquer leurs idées plus efficacement
- Vous analysez et gérez les flux de travail
Carte de processus de haut niveau
Cela est également connu sous le nom de carte de chaîne de valeur ou de carte descendante. Elle montre les activités principales d’un processus. Elle ne détaille pas les points de décision, les boucles de correction, les rôles impliqués, etc.
À utiliser lorsque :
- Vous concevez et définissez des processus métier
- Vous identifiez les étapes clés et les détails importants d’un processus
Carte de processus détaillée
Un organigramme qui montre une version détaillée d’un processus. Cela signifie que tous les détails des sous-processus sont inclus dans ce type de carte.
À utiliser lorsque :
- Vous souhaitez fournir tous les détails (entrées et sorties) liés à une étape du processus
- Vous souhaitez documenter les points de décision dans un processus
Diagramme de flux interfonctionnel
Un diagramme de flux qui montre les relations entre les étapes du processus et les unités fonctionnelles (équipes/départements) responsables de ces étapes, avec des couloirs. Il est également connu sous le nom de diagramme de déploiement.
À utiliser lorsque :
- Vous identifiez les rôles clés responsables du processus et comment ils interagissent
- Vous mettez en évidence la façon dont un processus s’écoule à travers les limites de l’entreprise
- Vous identifiez les risques potentiels de défaillance du processus, les redondances, les retards, les corrections, les inspections excessives, etc.
SIPOC
Le SIPOC montre les éléments clés d’un processus tels que les fournisseurs, les entrées, le processus, les sorties et les clients.
À utiliser lorsque :
- Vous souhaitez identifier les éléments clés d’un processus avant de réaliser une carte détaillée
- Vous souhaitez définir la portée des processus complexes
- Il peut être utilisé dans la phase de mesure de la méthodologie DMAIC
Carte du flux de valeur
Les cartes du flux de valeur visualisent le flux des matériaux et des informations nécessaires pour amener votre produit au client.
À utiliser lorsque :
- Vous souhaitez enregistrer les mesures des entrées et des sorties des étapes du processus
- Vous souhaitez identifier les gaspillages au sein et entre les processus
- Vous souhaitez documenter, analyser et améliorer le flux d’informations et de matériaux
- Vous souhaitez comprendre la prise de décision et le flux de processus
- Vous souhaitez déterminer où concentrer les futurs projets ou sous-projets
Comment créer une carte des processus
Maintenant que vous savez ce que sont les symboles de la cartographie des processus et quels types de cartes des processus existent, êtes-vous prêt à créer une carte des processus ? Voici les étapes à suivre :
Étape 1 : Identifiez le processus que vous devez cartographier
Décidez par où vous voulez commencer. Est-ce avec le processus qui ne fonctionne pas correctement ? Est-ce avec le processus qui est important pour votre nouvelle stratégie ? Ou est-ce avec le processus qui a un impact direct sur la satisfaction client ?
Donnez-lui ensuite un nom.
Étape 2 : Rassemblez la bonne équipe
L’avis de tous ceux qui sont impliqués dans le processus est nécessaire pour vous assurer de couvrir tous les aspects du processus lors de sa cartographie. La bonne équipe devrait inclure ceux qui exécutent et gèrent le processus et qui fournissent leurs commentaires.
Étape 3 : Rassemblez toutes les informations nécessaires
- Où commence et se termine le processus ?
- Quelles sont les étapes entre ces deux points ?
- Quelles sont les entrées et les sorties du processus ?
- Qui fait quoi ? Quand, où et comment ?
Étape 4 : Organisez les étapes dans un ordre séquentiel
Demandez à votre équipe d’organiser chaque étape dans un ordre séquentiel, du début à la fin.
Étape 5 : Dessinez la carte des processus de base
Dessinez une carte des processus qui montre le processus tel qu’il est actuellement. Gardez à l’esprit les meilleures pratiques de cartographie des processus.
Étape 6 : Analysez la carte pour trouver des zones d’amélioration
Identifiez les inefficacités et les goulots d’étranglement dans les processus. Quelles sont les étapes qui doivent être éliminées ? Où pouvez-vous apporter des améliorations ?
Étape 7 : Mettez en œuvre les améliorations et surveillez-les
Appliquez les améliorations à plus petite échelle au début. Si elles fonctionnent mieux, vous pouvez les appliquer à plus grande échelle. Surveillez le nouveau processus amélioré pour voir comment il fonctionne et s’il nécessite une optimisation supplémentaire.
Meilleures pratiques de la cartographie des processus
- Avant d’identifier les étapes du processus, commencez par identifier les points de départ et d’arrivée du processus. Cela permet de fixer des limites.
- Rendez vos cartes des processus aussi simples que possible à lire et à comprendre pour tous les membres de votre entreprise.
- Ne gardez que les détails nécessaires sur votre carte. Ni moins ni plus que nécessaire pour identifier les domaines à améliorer.
- Assurez-vous d’utiliser les bons symboles de cartographie des processus lors du dessin pour éviter toute confusion.
- Incluez tous les acteurs clés lors de la cartographie du processus pour ne pas manquer d’informations ou d’étapes importantes.
- Utilisez un logiciel de cartographie des processus métier qui vous permet de dessiner rapidement et de collaborer avec votre équipe en temps réel pour plus d’efficacité.
Plus de meilleures pratiques de la cartographie des processus.
Avantages de la cartographie des processus
Comme vous êtes déjà en train de lire sur la cartographie des processus, nous supposons que vous connaissez déjà quelques avantages de cette méthode. Cependant, lisez attentivement cette section car elle vous aidera à convaincre les autres !
- Facilite la compréhension et la communication du processus entre les équipes, les parties prenantes ou les clients.
- Sert d’outil utile pour les tests de scénarios et les évaluations “Et si”.
- Peut être utilisé comme un outil de marketing pour prouver à vos investisseurs ou clients industriels que vos processus métier sont fiables.
- Est une exigence de nombreux types de normes et de certifications comme ISO 9000.
- Rend la documentation des processus plus conviviale pour les lecteurs.
- Sensibilise aux rôles et responsabilités de ceux qui y sont impliqués.
- Aide à identifier les défauts dans le processus et les zones à améliorer.
- Aide les équipes à générer des idées d’amélioration ou de nouveaux changements pour relever les défis tels que la fidélisation des employés, la baisse du chiffre d’affaires, etc.
- Aide à réduire les coûts liés au développement de produits et de services.
- Améliore les performances de l’équipe et la satisfaction des employés.
- Peut être utilisé comme support de formation pour les nouveaux employés.
- Aide à mesurer l’efficacité des processus de travail.
Modèles de cartes des processus
Voici quelques modèles de cartes des processus que vous pouvez modifier en ligne avec l’éditeur Creately.
- Modèle 1
- Modèle 2
- Modèle 3
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Symboles de la cartographie des processus (suite)
En plus des symboles de base que nous avons discutés précédemment, la cartographie des processus utilise également les symboles suivants :
- Symboles de processus/opérations
- Symboles de branchement et de contrôle du flux
- Symboles d’entrée et de sortie
- Symboles de stockage de fichiers et d’informations
- Symboles de traitement des données
Qu’en pensez-vous du Guide de Cartographie des Processus ?
Les cartes des processus ne sont pas seulement une partie vitale de la documentation des processus, mais elles sont également une méthodologie populaire d’amélioration des processus métier.
Suivez ce guide pour créer des cartes des processus métier efficaces et partagez avec nous vos préoccupations, même si c’est une autre technique de cartographie des processus que vous utilisez personnellement.
Dans notre prochain guide, nous discuterons des diagrammes pouvant être utilisés pour rendre la gestion des ressources humaines plus efficace.
