Aujourd’hui, nous allons parler d’une technique de planification et de gestion très utile : la cartographie des processus.
Qu’est-ce que la cartographie des processus ?
La cartographie des processus est un outil simple de planification et de gestion qui présente visuellement le flux de travail. Elle permet d’identifier les activités à valeur ajoutée et sans valeur ajoutée au sein d’un processus ou d’un système afin de déterminer les points à améliorer.
En termes simples, une carte de processus montre une série d’événements qui produisent un résultat. Elle peut être appelée également diagramme de flux, diagramme de processus, diagramme de flux de processus, diagramme de processus fonctionnel, diagramme de flux fonctionnel, diagramme de flux de travail, modèle de processus, diagramme de flux de processus et diagramme de flux d’affaires.
L’objectif de la cartographie des processus est d’améliorer l’efficacité et d’obtenir un aperçu d’un processus. Elle permet d’identifier les répétitions, les goulots d’étranglement et les retards. Les cartes de processus sont généralement utilisées pour :
- Simplifier et comprendre un processus
- Identifier les responsabilités et les paramètres de la propriété du processus
- Analyser comment un processus peut être amélioré
- Montrer aux autres comment effectuer un processus
- Améliorer la communication entre les différentes personnes engagées dans un processus
- Fournir une documentation sur les processus
Types et exemples de cartographie des processus
1. Organigramme
Un organigramme est une carte de base permettant de visualiser les différentes étapes d’un processus, y compris les entrées et les sorties.
2. Diagramme Swimlane
Un diagramme Swimlane est également appelé carte interfonctionnelle. Il différencie les responsabilités des sous-processus et montre la relation entre chaque étape du processus et l’unité fonctionnelle.
3. Diagramme de flux de travail
Le diagramme de flux de travail montre le processus au format “flux” et n’utilise pas de symboles UML. Il décrit les étapes nécessaires à la réalisation d’un processus et indique les responsabilités de chaque étape.
4. Cartographie de la chaîne de valeur (VSM)
Il s’agit d’une technique de gestion simple pour analyser et améliorer les processus qui permettent de fabriquer un produit ou de fournir un service aux clients.
5. SIPOC
SIPOC signifie Supplier (Fournisseurs), Input (Entrées), Process (Processus), Output (Sorties) et Customer (Clients). Il s’agit d’une carte de processus avancée qui présente une représentation visuelle très détaillée d’un processus. Il s’agit d’une méthode pratique et rapide pour comprendre tout processus du début à la fin.
Comment réaliser une carte de processus ?
La cartographie des processus est un langage simplifié qui permet de mieux comprendre un processus. Les cartes de processus peuvent être créées dans des logiciels de bureau courants comme Microsoft Word, Excel, PowerPoint, etc. Cependant, de nombreux autres outils en ligne comme Edraw vous offrent une plateforme plus personnalisée pour créer une carte de processus.
Les cartes de processus montrent votre processus aux autres individus pour vous aider à atteindre vos objectifs de gestion. Il est donc important de savoir comment cartographier un processus et établir une communication et une compréhension solides avec vos coéquipiers.
Voici un guide simple pour vous aider à créer une carte des processus :
Étape 1 : Identifier le processus
Que vous souhaitiez comprendre un processus peu performant ou en créer un nouveau en partant de zéro, vous devez le faire :
- Identifiez le processus principal à visualiser.
- Tapez le titre ou le nom du processus pour commencer.
Étape 2 : Constituer une équipe solide
Rassemblez une équipe de membres solides et partageant les mêmes idées pour gérer et fournir les bonnes informations.
Étape 3 : Brainstorming sur les étapes à franchir
Avec vos coéquipiers, rassemblez toutes les informations nécessaires du début à la fin du processus. Notez toutes les étapes, les entrées, les sorties, les rôles et les durées. Vous devez :
- Notez les étapes.
- Décidez du niveau de détail dont vous avez besoin.
- Déléguez des activités et des problèmes différents à deux coéquipiers différents.
- Fixez une limite de temps.
Étape 4 : Fixer des limites
Prenez les mesures que vous avez identifiées plus tôt et déterminez les limites.
- Quand et où commence le processus ?
- Quand et où le processus s’arrêtera-t-il ?
Étape 5 : Déterminer les étapes du processus
Classez les étapes de votre processus dans un ordre séquentiel. Utilisez un verbe pour commencer la description et montrer le déroulement général du processus, étape par étape.
Étape 6 : Dessiner l’organigramme de base
Commencez par le début et dessinez un diagramme de processus de base montrant chaque processus dans l’état actuel. Utilisez des symboles pour représenter un élément spécifique dans la carte des processus.
Étape 7 : Identifier les domaines à améliorer
Identifiez toutes les inefficacités et les retards dans le processus et créez un plan d’amélioration.
Étape 8 : Mettre en œuvre les changements
Mettez en œuvre les améliorations et surveillez les résultats. Révisez l’organigramme avec d’autres coéquipiers pour parvenir à une analyse détaillée.
Étape 9 : standardiser les changements
Lorsque vous êtes satisfait des résultats des améliorations, normalisez les changements et informez toutes les parties prenantes (membres de l’équipe, travailleurs, fournisseurs, superviseurs, clients, etc.)
Étape 10 : Finaliser la cartographie des processus
Examinez l’organigramme et assurez-vous que vous avez inclus toutes les informations importantes comme la date du titre et la clé du symbole. Un diagramme de processus doit comporter toutes les étapes, et il doit indiquer clairement toutes les responsabilités et les personnes clés impliquées.
Les meilleurs outils de cartographie des processus
La cartographie des processus offre des informations précieuses sur la manière dont les entreprises et les organisations peuvent améliorer leurs processus. Lorsque des informations aussi importantes sont généralement présentées, il devient facile de les comprendre et de collaborer à tout projet.
Voici les meilleurs outils de cartographie des processus pour vous aider à créer des cartes de processus détaillées :
1. EdrawMax
Edraw Max est un logiciel de création de diagrammes techniques d’entreprise qui vous permet de créer des organigrammes, des cartes heuristiques, des diagrammes, des diagrammes de réseau, des diagrammes de flux de travail, des plans d’étage, des diagrammes d’ingénierie, y compris plus de 280 types de diagrammes et de graphiques.
La version actuelle d’EdrawMax est disponible pour une utilisation en ligne et sur ordinateur. Elle offre également un large éventail de modèles intégrés pour vous aider à créer tous les types de graphiques rapidement et facilement.
2. Lucidchart
Lucidchart est une plateforme web permettant de créer des dessins et des graphiques d’entreprise. Il s’agit d’un outil populaire qui offre une accessibilité multiplateforme.
Lucidcharts est doté de nombreuses caractéristiques et fonctions pour créer des cartographies de processus. Il vous permet de partager vos diagrammes avec d’autres personnes en temps réel.
3. Creately
Creately est un logiciel en ligne permettant de dessiner et de collaborer à des concepts. Il peut également être utilisé pour créer des graphiques et des diagrammes. Il s’agit d’une application simple qui ne nécessite pas de compétences techniques avancées. Vous pouvez donc facilement créer des organigrammes, des infographies et d’autres éléments visuels.
4. Microsoft Visio
Microsoft Visio est un excellent outil pour la cartographie des processus, mais il est assez cher par rapport aux autres. Ce logiciel peut également être utilisé pour dessiner différents diagrammes tels que des organigrammes, des plans de construction, des diagrammes de flux de données, des cartes en 3D, et bien d’autres encore.
Conclusion
Tous les outils de cartographie des processus mentionnés ci-dessus ont leurs avantages et leurs inconvénients. Cependant, un outil se distingue des autres : Edraw Max. Cet outil unique offre tout, y compris l’accessibilité multiplateforme, les versions en ligne et hors ligne, un prix abordable, de multiples modèles gratuits, et beaucoup d’autres fonctionnalités. Alors que les autres outils mentionnés ici ne disposent pas d’une ou deux de ces fonctionnalités et sont proposés à un abonnement plus élevé.
